Automatització de processos a Figueres: el que caduca mentre no mires

Per parlar d'automatització de processos a Figueres cal mirar de què viu la ciutat: de les 11.910 afiliacions al règim general en centres de treball del municipi, 10.065 són a serveis, davant de 1.110 a la indústria i 700 a la construcció, segons l'Idescat. I hi ha 19.980 persones ocupades sobre 22.432 actives. Serveis i empreses petites: ningú té un departament vigilant dates.

Figueres viu dels serveis, i els serveis van amb data

Una empresa industrial té màquines que avisen quan fallen. Una empresa de serveis té papers, i els papers no fan soroll. L'assegurança es renova sola un any més, el contracte de manteniment es prorroga amb una pujada, el certificat caduca un dijous a la tarda. Res d'això s'espatlla: simplement passa, i te n'assabentes després.

El que caduca en un negoci de Figueres

• Assegurances del local, de responsabilitat civil i dels vehicles.
• Contractes amb proveïdors, que gairebé sempre es renoven sols si no avises amb antelació.
• Revisions obligatòries: extintors, instal·lacions, aparells de mesura.
• Certificats digitals de l'empresa i del representant.
• El domini i l'allotjament del web, que es paguen un cop l'any.
• Llicències i permisos municipals i d'activitat.
• Contractes de l'equip: fi de període de prova, temporals, vacances.

Cap és difícil. El problema és que són en set llocs diferents i cap es mira el mateix dia.

Per què sempre se n'escapa alguna

Perquè l'avís arriba per correu a una adreça que ningú obre, o perquè va arribar fa onze mesos i qui el va llegir va pensar «ja me'n recordaré». I perquè la persona que ho portava tot al cap té aquell dia un client al davant i el telèfon sonant.

A més, gairebé cap d'aquestes dates fa mal el dia que passa. L'assegurança continua cobrint, el web continua obert i el contracte continua viu: el que canvia és el preu o la lletra petita, i això es veu tres mesos després en una factura que ja no es pot discutir.

La memòria no és un sistema

Funciona fins que hi ha vint dates, i en qualsevol negoci amb uns anys n'hi ha més de vint. El que avui es recorda amb esforç demà s'oblida sense culpa de ningú: no és un problema de persones, és que falta el lloc on mirar-ho.

El calendari de venciments, el full que ho arregla gairebé tot

El primer pas no és un programa. És una llista amb totes les dates del negoci al mateix lloc. Es fa en una tarda buidant l'arxiu, el correu i la carpeta de la gestoria, i ja ordena més que qualsevol eina.

Les cinc dades de cada data

Què venç, quan, qui ho porta, quant costa i amb quanta antelació cal moure's. Amb aquestes cinc es pot avisar sol, i sense elles no hi ha automatització que valgui: un avís sense responsable és un correu que ningú obre.

Qui rep l'avís

Aquest detall decideix si el sistema funciona. Els avisos no poden anar al correu personal d'una persona, perquè el dia que aquesta persona canvia d'empresa se'n van amb ella. Van a una bústia del negoci, amb dos destinataris com a mínim. És la mateixa història del domini, que expliquem a de qui és el teu domini: qui rep l'avís de renovació mana més del que sembla.

Amb quanta antelació avisar

Depèn del que calgui fer. Si només és pagar, amb quinze dies n'hi ha prou. Si cal demanar tres pressupostos o avisar que no es renova, calen dos o tres mesos. Nosaltres posem dos avisos: un de llarg per decidir i un de curt per executar.

L'avís de la vigília no serveix de res, i és el que se sol posar.

Els dos avisos de cada data

El primer arriba amb marge i diu què cal decidir: si es continua, si es demana un altre pressupost o si cal comunicar alguna cosa per escrit. El segon arriba quan ja no hi ha més temps i diu què cal fer avui. Separar-los és la diferència entre negociar i signar el que et posin al davant, i no costa res més que posar-los tots dos.

El calendari que no poses tu

Hi ha dates que no depenen del teu negoci i arriben igual: les d'Hisenda. Estan publicades al calendari del contribuent i normalment les porta la gestoria, però convé tenir-les al mateix lloc que les teves, encara que només sigui per no tancar una setmana sencera de vacances just quan toca presentar.

Què s'automatitza i què no

S'automatitza l'avís, no la decisió. La màquina recorda, ajunta els papers i avisa qui toca; decidir si es renova, si es canvia de proveïdor o si es negocia continua sent cosa d'una persona. És la mateixa idea que expliquem a quines tasques automatitzar amb intel·ligència artificial: el que és repetitiu a la màquina, el que demana criteri a la persona.

El que la màquina prepara

Quan salta un avís, l'útil no és l'avís en si: és que arribi amb el contracte adjunt, l'import de l'any passat i el nom de qui el va signar. Així la decisió es pren en cinc minuts i no s'ajorna una altra setmana, que és el que passa quan primer cal buscar-ho tot.

Començar per una llista, no per un sistema

Igual que a la resta de projectes d'automatització de processos, aquí es comença petit: una llista, un avís i un responsable. Quan això fa tres mesos que funciona ja se sap què falta, i gairebé mai és el que es pensava al principi. L'ordre sencer és a automatització de processos: per on començar.

Què passa quan algú marxa

Aquesta és la prova de foc. Si demà no ve qui porta les renovacions, algú sap què venç al març? Si la resposta és que caldria mirar el correu d'aquella persona, no hi ha sistema. El calendari de venciments és de l'empresa, no de qui el manté, igual que la llista de clients que expliquem a CRM per a negocis petits.

Un exemple de Figueres, sense noms

Empresa de serveis amb dos locals. Tenien quinze contractes vius entre lloguers, assegurances, manteniments i subministraments, i cap al mateix lloc. Un any es va renovar sol un contracte de manteniment amb una pujada que ningú havia mirat, perquè l'avís de no renovació havia de sortir dos mesos abans.

Es va fer una llista amb les quinze dates, dos avisos per data i una bústia compartida. Res més. El primer any ja es van renegociar quatre contractes simplement perquè es va arribar a temps de dir alguna cosa.

Els errors que veiem per aquí

• Posar l'avís al calendari personal d'algú, que se'n va amb aquella persona.
• Avisar sense dir què cal fer. «Renovar assegurança» no és una tasca; «demanar tres pressupostos abans del 15» sí.
• Ficar cinquanta dates de cop el primer dia, atipar-se en dues setmanes i deixar-ho.
• No apuntar el cost, que és el que permet veure d'un cop d'ull què val la pena renegociar.

Quan cal automatització de processos a Figueres

• No sabries dir sense mirar quin contracte venç el mes que ve.
• Algun proveïdor s'ha renovat sol amb una pujada que ningú va veure venir.
• Els avisos arriben al correu d'una persona i només a aquella.
• Cada vegada que es demana un certificat cal buscar-lo en tres carpetes.

La prova del calaix

Obre el calaix o la carpeta on guardes els contractes i respon dues preguntes sense mirar el correu: quin és el pròxim que venç i quant costa. Si trigues més d'un minut, aquí tens la feina. No cal res més per saber-ho.

Què costa l'automatització de processos a Figueres

No hi ha tarifa, i així està dit a la nostra pàgina de preus: l'automatització, el software a mida i la part d'intel·ligència artificial van per projecte i amb pressupost tancat per escrit abans de començar. Un calendari de venciments amb els seus avisos és dels encàrrecs més petits que fem.

Amb preu publicat hi ha només la part de web i presència: 100 € al mes la landing, 200 € el web de fins a deu subpàgines i 400, 750 i 1.500 € els plans de presència, més IVA i sense permanència. Si el web també entra al lot, el d'aquí és a màrqueting digital a Figueres i a software a mida a Figueres.

Quant es triga

La llista, una tarda teva. Els avisos automàtics, d'una a dues setmanes. A partir d'aquí l'única tasca és afegir cada contracte nou el dia que es signa, que són dos minuts, i revisar-ho un cop al mes juntament amb la resta de números. Les revisions del web van al mateix sac: són a què inclou el manteniment web.

Des de Sant Antoni de Calonge, a mitja hora de Figueres

Pugem quan cal veure-ho en persona i la resta ho portem en remot. Explica'ns quants contractes tens vius i on estan apuntats, i et diem si cal muntar alguna cosa o n'hi ha prou amb ordenar el que ja tens, que passa més vegades del que sembla.