Quines tasques automatitzar amb IA: el filtre de quatre preguntes

L'escena es repeteix. Una empresa paga una subscripció d'intel·ligència artificial al gener, la fa servir dues setmanes i al març ja no l'obre ningú. No va ser mala sort ni mala eina: es va comprar sense saber quina tasca havia de resoldre. Decidir quines tasques automatitzar amb IA és una feina prèvia, avorrida i barata, i és la que separa qui s'estalvia hores de qui col·lecciona subscripcions.

Què passa quan es compra primer i es pensa després

Els símptomes són sempre semblants. L'eina la fa servir una persona de l'equip i la resta no en sap ni la contrasenya. Els textos que en surten valdrien per a qualsevol empresa del sector. I ningú no sap dir quantes hores s'han estalviat, perquè mai no es va mesurar quantes se'n trigaven abans.

El problema de fons és que la IA no arregla un procés: l'accelera. Si el procés està mal muntat, el que aconsegueixes és fer el mateix malament, però més de pressa i amb una factura mensual al damunt.

La feina prèvia que no es pot saltar

Abans de mirar eines cal saber on se'n va el temps. No cal cap programa ni cap consultoria: cal una llibreta i una setmana.

Com s'apunta, en tres columnes

Durant cinc dies feiners, cada vegada que acabis una tasca repetitiva, apunta tres coses: què has fet, quant has trigat i quantes vegades ho fas al mes. Sense adorns. Al final de la setmana tindràs entre quinze i trenta línies, i la llista s'ordena sola: a dalt el que més hores es menja.

Aquesta part és la que gairebé tothom es salta, i és l'única que dona dades pròpies. Sense ella, qualsevol decisió sobre IA és una opinió.

El filtre de quatre preguntes

Amb la llista al davant, cada tasca passa per quatre preguntes. Si respon que sí a les quatre, és candidata. Si en falla una, s'aparca; si en falla dues, es descarta.

1. Es repeteix moltes vegades?

Automatitzar una cosa que fas dues vegades l'any no compensa ni encara que hi triguis un matí. La frontera pràctica és a diverses vegades per setmana: allà, estalviar deu minuts cada cop són hores al mes.

2. Té regles clares?

Si pots explicar a algú nou com es fa en cinc frases, té regles. Si la resposta comença per «depèn» i continua deu minuts, encara no: primer cal ordenar el procés, i això no ho fa la IA.

3. Surt barat un error?

Un esborrany de correu mal redactat es corregeix en un minut. Un pressupost amb un preu equivocat enviat a un client costa força més. Com més car sigui l'error, més revisió humana cal, i més s'encongeix l'estalvi.

4. La informació és en algun lloc ordenat?

La IA només pot treballar amb el que li dones. Si els teus preus són en tres fulls de càlcul diferents i al cap d'una persona, cap eina redactarà pressupostos fiables. Abans toca ordenar les dades, que sol ser la feina de debò.

Com s'ordena la llista

Amb les candidates que han passat el filtre, dues columnes més: hores al mes que s'estalviarien i com de difícil sembla de muntar, de l'u al tres. Es comença pel que més hores estalvia amb la dificultat més baixa, encara que no sigui el més cridaner.

És la part menys èpica i la que decideix el resultat. Gairebé sempre la primera automatització d'una empresa petita és una cosa tan poc vistosa com passar les dades d'un formulari a un full, o preparar l'esborrany d'una resposta que després algú revisa.

Les tasques que gairebé sempre passen el filtre

• Redactar esborranys repetitius: respostes a preguntes freqüents, descripcions de producte, primeres versions d'un text que després es revisa.
• Resumir i classificar: llegir correus o formularis que entren i separar-los per tipus, urgència o zona.
• Passar informació d'un lloc a un altre: del formulari al full, del full al programa de facturació, de la comanda a l'albarà.
• Preparar documents amb plantilla: pressupostos, contractes tipus, informes mensuals que sempre porten la mateixa estructura.
• Transcriure i ordenar notes de visites, trucades o reunions perquè no es perdin en una llibreta.

Les que gairebé mai no el passen

I convé dir-ho igual de clar, perquè saber on no ficar-se estalvia més diners que la mateixa automatització.

• Decisions amb matís: tractar una reclamació delicada, negociar un preu, decidir si s'accepta un encàrrec estrany.
• El que exigeix criteri tècnic i responsabilitat: diagnòstics, càlculs que se signen, qualsevol cosa on un error tingui conseqüències legals.
• Processos que canvien cada mes i encara no s'han assentat.
• Tasques amb dades personals sensibles ficades en eines gratuïtes sense mirar on acaben aquestes dades. L'Agència Espanyola de Protecció de Dades té guies per a pimes que convé llegir abans, no després.

La prova de dues setmanes abans de pagar res

Triada la primera tasca, la prova és senzilla i no costa diners: fes-la a mà cinc vegades cronometrant, i després fes-la cinc vegades amb l'eina candidata, comptant també el temps de revisar i corregir. Si l'estalvi no és evident en aquestes cinc, no ho serà en cinquanta.

Aquest pas descarta la meitat de les idees i evita la subscripció que ningú no obre al març. Ho expliquem amb més casos a l'article sobre automatització de processos.

Les regles que cal deixar per escrit

Abans que l'eina entri al dia a dia, tres decisions en un full: quina informació se li pot donar i quina no, qui revisa el que en surt abans que surti del despatx, i què es fa quan s'equivoca.

No és burocràcia. A Europa el marc legal ja és en marxa amb el reglament d'intel·ligència artificial de la Comissió Europea, i per a les coses de casa —contrasenyes, accessos, còpies— l'INCIBE té material clar per a empreses petites. Mitja hora de regles evita el sobresalt que algú enganxi dades de clients en una eina pública.

Què mesurar després, per saber si va valer la pena

Tres números i cap més: hores estalviades al mes en aquella tasca, quantes vegades es va haver de corregir el resultat i quant costa l'eina. Si l'estalvi és de dues hores al mes i la subscripció són 40 €, el compte surt. Si són vint minuts i s'ha de revisar tot, s'apaga sense drama i es passa a la següent de la llista.

Mesurar també serveix per al contrari: quan una cosa funciona, es veu de seguida i es pot ampliar a altres tasques de l'equip.

Què és una auditoria d'IA i què en surt

Tot això ho pots fer tu amb una llibreta. Quan ens ho encarregueu a nosaltres, això mateix es fa endreçat i amb la part tècnica resolta: ens asseiem a repassar processos i eines, assenyalem on la IA encaixa i on no aporta, i en sortiu amb un document que entén qualsevol, amb prioritats i cost aproximat de cada cosa. És l'auditoria d'IA, i serveix tant si ho poseu en marxa amb nosaltres com si ho feu pel vostre compte.

D'aquí surten dos camins: automatitzar processos amb eines de mercat ben connectades, o construir alguna cosa pròpia quan cap eina encaixa, que és el que expliquem a quan compensa el programari a mida.

Quant costa

Les auditories d'IA, l'automatització de processos i el programari a mida es pressuposten per projecte, perquè el preu depèn del que s'hagi de revisar o construir; no tindria sentit publicar una tarifa tancada. El que sí que està publicat són els plans de web i màrqueting: 100 € al mes la landing, 200 € el web de fins a deu pàgines, i 400, 750 i 1.500 € els plans amb articles, fitxa de Google, campanyes i xarxes. Sense IVA i sense permanència.

Si vols el context general de la IA en una empresa petita, el tenim a intel·ligència artificial a l'empresa.

Comença per la llibreta

Si t'endús una sola cosa d'aquí, que sigui aquesta: apunta una setmana. Sense aquella llista, qualsevol conversa sobre IA acaba en eines i en modes; amb ella, acaba en hores i en diners, que és del que es tracta.

I si prefereixes que ho mirem junts, escriu-nos per WhatsApp explicant-nos a què es dedica la teva empresa i quina tasca et menja més temps. Et diem si té pinta d'automatitzar-se o no, i per on començaríem. Sense compromís i el mateix dia.