Automatització de processos: per on començar sense embolicar-la

Gairebé totes les empreses amb qui treballem tenen una tasca que algú fa igual cada setmana: passar comandes d'un lloc a l'altre, preparar el mateix informe, enviar el mateix correu amb dues dades canviades. Ningú la va triar, s'hi va quedar. Aquest article va de com començar amb l'automatització de processos per aquella tasca concreta i no per un pla enorme que mai no arrenca.

Què és automatitzar un procés i què no

Automatitzar és aconseguir que una seqüència de passos que avui fa una persona la faci el sistema, amb les mateixes regles i sense que ningú se n'hagi de recordar. Pot ser tan petit com que una comanda de la botiga entri sola al programa de facturació, o que cada dilluns surti l'informe de vendes al correu de qui el necessita.

El que no és: canviar tots els programes de l'empresa, ni acomiadar ningú, ni un projecte que triga mig any a donar senyals. A la pràctica, la majoria de coses que fem entren en producció en setmanes i es paguen soles amb les hores que alliberen.

Les tres tasques que gairebé sempre surten primer

• El pont entre dos programes. La botiga no parla amb el programa de gestió, o el CRM no parla amb el correu. Algú exporta, enganxa i revisa. És el cas més comú i el més rendible.
• L'informe de cada setmana. Les mateixes dades, el mateix format, el mateix dia. Mitja hora llarga que es pot convertir en un correu automàtic amb el fitxer ja fet.
• Els avisos que depenen de la memòria d'algú. Una comanda aturada fa tres dies, un pagament que no ha entrat, un client a qui calia trucar. Si ningú mira, no salta.

Com saber si una tasca es pot automatitzar

Dues preguntes ràpides. La primera: es fa sempre igual, seguint els mateixos passos? La segona: si aquella persona està de baixa, es queda sense fer? Si respons que sí a totes dues, tens un candidat. Si la tasca canvia segons el cas i cal criteri, es pot automatitzar la part mecànica i deixar la decisió a la persona, que sol ser la millor combinació.

Per on començar sense embolicar-la

Un ordre que funciona i que evita els projectes eterns:

• Mirar com es fa avui de debò. Asseure's al costat de qui ho fa, no preguntar per correu. Gairebé sempre hi ha passos que no consten en cap manual.
• Escriure les regles i les excepcions. Què passa si la comanda arriba sense adreça, si el client ja existeix, si l'import és zero. Les excepcions són les que trenquen les automatitzacions mal fetes.
• Muntar la peça més petita que ja serveixi i posar-la a funcionar amb dades reals, en paral·lel al mètode manual uns dies.
• Deixar un registre i un avís. Tot el que és automàtic ha de deixar rastre del que va fer i avisar quan alguna cosa falla. Sense això, el dia que es trenca ningú se n'assabenta.

Si la teva empresa compleix els requisits, part d'aquesta feina es pot finançar amb els ajuts de Kit Digital, del qual som agent digitalitzador adherit.

Tres exemples de casa

Perquè no quedi en teoria, tres casos que es repeteixen en empreses petites i que es resolen amb peces curtes:

• De la botiga a la facturació. Cada comanda que entra al web crea el client si no existeix, genera la factura amb la sèrie correcta i l'envia per correu. S'ha acabat l'estoneta de cada matí i les factures amb el preu antic.
• Del pressupost al seguiment. Quan s'envia un pressupost es programa sol un recordatori al cap de cinc dies. Si el client respon, el recordatori es cancel·la; si no, algú rep l'avís amb el telèfon al davant. Això sol ja recupera feina que es perd per oblit.
• Del caos a l'informe. Cada dilluns a les set surt un correu amb les vendes de la setmana, les comandes pendents i el que fa més d'una setmana que està aturat. Cinc minuts de lectura en lloc de mitja hora de muntar-lo.

Cap dels tres és un projecte gran. Tots tres es noten la primera setmana, i aquest és justament el criteri per triar per on començar. L'Agència Espanyola de Protecció de Dades té material clar per a pimes per si el procés toca dades de clients, que sol ser el cas.

Què costa i què s'estalvia

Les automatitzacions es pressuposten pel que s'ha de construir, igual que el programari a mida: no hi ha tarifa per tasca perquè connectar dos programes amb API oberta no s'assembla gens a treure dades d'un programa antic que no té sortida. El que sí que es pot fer sempre és tancar l'abast i el preu per escrit abans de començar.

El compte ràpid

Agafa la tasca, mesura els minuts que se'n van cada dia i multiplica'ls pels dies que es treballen a l'any. Quaranta minuts diaris són més de cent cinquanta hores l'any. Multiplica aquelles hores pel que costa una hora a la teva empresa i tindràs el pressupost real de què disposes per treure-te-la de sobre. Suma-hi els errors que ara s'hi colen —el preu antic, la fila que no es va copiar— i el compte acostuma a sortir sol.

Què pot sortir malament

Convé dir-ho, perquè les automatitzacions també fallen.

• Automatitzar un procés que estava malament. Si el circuit actual fa coses rares, automatitzar-lo només aconsegueix que les faci més ràpid. Primer s'ordena, després s'automatitza.
• Que ningú ho vigili. Tot procés automàtic necessita un avís quan alguna cosa es trenca i algú que el llegeixi. Un flux silenciós que fa dos mesos que està caigut és pitjor que fer-ho a mà.
• Les dades personals. Si el procés mou dades de clients, cal saber on acaben i qui les pot veure. L'INCIBE publica guies gratuïtes per a pimes sobre això, i val la pena dedicar-hi una estona abans de connectar res.

Eines de mercat o desenvolupament a mida

Moltes coses es resolen amb les eines que ja pagues: els programes de gestió, de facturació o de correu solen portar automatitzacions i connexions que ningú ha configurat mai. Començar per aquí és el més barat.

El desenvolupament a mida entra quan el procés és teu de debò, quan el programa antic no té manera de comunicar-se o quan cal unir tres sistemes que no es coneixen entre ells. També quan el volum és alt: el que a mà costa una hora, amb cent comandes al dia costa el lloc sencer. Si a més vols recolzar-te en models d'IA per classificar o resumir, això entra dins de la integració d'IA, amb les seves pròpies regles sobre quina informació surt de casa.

Com ho fem nosaltres

Som tres socis amb l'oficina a Palamós i treballem amb empreses de Girona i de Barcelona. L'Ivan porta la part d'aplicacions, integracions i automatització de processos; en Jordi el màrqueting; l'Izan la ciberseguretat i les dades. A la pàgina de preus hi ha publicades les quotes de la feina recurrent; les automatitzacions es tanquen per projecte.

Si tens una tasca que es repeteix i t'està menjant el mes, explica'ns-la amb detall: quantes vegades al dia, qui la fa i amb quins programes. Amb això es veu bastant ràpid si val la pena automatitzar-la, si s'arregla configurant el que ja tens o si és millor deixar-la com està, que també passa.