Para hablar de automatización de procesos en Figueres hay que mirar de qué vive la ciudad: de las 11.910 afiliaciones al régimen general en centros de trabajo del municipio, 10.065 están en servicios, frente a 1.110 en industria y 700 en construcción, según el Idescat. Y hay 19.980 personas ocupadas sobre 22.432 activas. Servicios y empresas pequeñas: nadie tiene un departamento vigilando fechas.
Figueres vive de los servicios, y los servicios van con fecha
Una empresa industrial tiene máquinas que avisan cuando fallan. Una empresa de servicios tiene papeles, y los papeles no hacen ruido. El seguro se renueva solo por otro año, el contrato de mantenimiento se prorroga con una subida, el certificado caduca un jueves por la tarde. Nada de eso se estropea: simplemente pasa, y te enteras después.
Lo que caduca en un negocio de Figueres
- Seguros de local, de responsabilidad civil y de los vehículos.
- Contratos con proveedores, que casi siempre se renuevan solos si no avisas con antelación.
- Revisiones obligatorias: extintores, instalaciones, aparatos de medida.
- Certificados digitales de la empresa y del representante.
- El dominio y el alojamiento de la web, que se pagan una vez al año.
- Licencias y permisos municipales y de actividad.
- Contratos del equipo: fin de periodo de prueba, temporales, vacaciones.
Ninguna es difícil. El problema es que están en siete sitios distintos y ninguna se mira el mismo día.
Por qué siempre se escapa alguna
Porque el aviso llega por correo a una dirección que nadie abre, o porque llegó hace once meses y quien lo leyó pensó «ya me acordaré». Y porque la persona que lo llevaba todo en la cabeza tiene ese día un cliente delante y el teléfono sonando.
Además, casi ninguna de estas fechas duele el día que pasa. El seguro sigue cubriendo, la web sigue abierta y el contrato sigue vivo: lo que cambia es el precio o la letra pequeña, y eso se ve tres meses después en una factura que ya no se puede discutir.
La memoria no es un sistema
Funciona hasta que hay veinte fechas, y en cualquier negocio con unos años hay más de veinte. Lo que hoy se recuerda con esfuerzo mañana se olvida sin culpa de nadie: no es un problema de personas, es que falta el sitio donde mirarlo.
El calendario de vencimientos, la hoja que lo arregla casi todo
El primer paso no es un programa. Es una lista con todas las fechas del negocio en el mismo sitio. Se hace en una tarde vaciando el archivo, el correo y la carpeta de la gestoría, y ya ordena más que cualquier herramienta.
Los cinco datos de cada fecha
Qué vence, cuándo, quién lo lleva, cuánto cuesta y con cuánta antelación hay que moverse. Con esos cinco se puede avisar solo, y sin ellos no hay automatización que valga: un aviso sin responsable es un correo que nadie abre.
Quién recibe el aviso
Este detalle decide si el sistema funciona. Los avisos no pueden ir al correo personal de una persona, porque el día que esa persona cambia de empresa se van con ella. Van a un buzón del negocio, con dos destinatarios como mínimo. Es la misma historia del dominio, que contamos en de quién es tu dominio: quien recibe el aviso de renovación manda más de lo que parece.
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Con cuánta antelación avisar
Depende de lo que haya que hacer. Si solo es pagar, con quince días basta. Si hay que pedir tres presupuestos o avisar de que no se renueva, hacen falta dos o tres meses. Nosotros ponemos dos avisos: uno largo para decidir y otro corto para ejecutar.
El aviso de la víspera no sirve para nada, y es el que suele estar puesto.
Los dos avisos de cada fecha
El primero llega con margen y dice qué hay que decidir: si se sigue, si se pide otro presupuesto o si hay que comunicar algo por escrito. El segundo llega cuando ya no hay más tiempo y dice qué hay que hacer hoy. Separarlos es la diferencia entre negociar y firmar lo que te pongan delante, y no cuesta nada más que ponerlos los dos.
El calendario que no pones tú
Hay fechas que no dependen de tu negocio y llegan igual: las de Hacienda. Están publicadas en el calendario del contribuyente y normalmente las lleva la gestoría, pero conviene tenerlas en el mismo sitio que las tuyas, aunque solo sea para no cerrar una semana entera de vacaciones justo cuando toca presentar.
Qué se automatiza y qué no
Se automatiza el aviso, no la decisión. La máquina recuerda, junta los papeles y avisa a quien toca; decidir si se renueva, si se cambia de proveedor o si se negocia sigue siendo cosa de una persona. Es la misma idea que explicamos en qué tareas automatizar con inteligencia artificial: lo repetitivo a la máquina, lo que exige criterio a la persona.
Lo que la máquina prepara
Cuando salta un aviso, lo útil no es el aviso en sí: es que llegue con el contrato adjunto, el importe del año pasado y el nombre de quien lo firmó. Así la decisión se toma en cinco minutos y no se aplaza otra semana, que es lo que pasa cuando hay que buscarlo todo primero.
Empezar por una lista, no por un sistema
Igual que en el resto de proyectos de automatización de procesos, aquí se empieza pequeño: una lista, un aviso y un responsable. Cuando eso lleva tres meses funcionando ya se sabe qué falta, y casi nunca es lo que se pensaba al principio. El orden entero está en automatización de procesos: por dónde empezar.
Qué pasa cuando alguien se va
Esta es la prueba de fuego. Si mañana no viene quien lleva las renovaciones, ¿alguien sabe qué vence en marzo? Si la respuesta es que habría que mirar el correo de esa persona, no hay sistema. El calendario de vencimientos es de la empresa, no de quien lo mantiene, igual que la lista de clientes que contamos en CRM para negocios pequeños.
Un ejemplo de Figueres, sin nombres
Empresa de servicios con dos locales. Tenían quince contratos vivos entre alquileres, seguros, mantenimientos y suministros, y ninguno en el mismo sitio. Un año se renovó solo un contrato de mantenimiento con una subida que nadie había mirado, porque el aviso de no renovación tenía que salir dos meses antes.
Se hizo una lista con las quince fechas, dos avisos por fecha y un buzón compartido. Nada más. El primer año ya se renegociaron cuatro contratos simplemente porque se llegó a tiempo de decir algo.
Te lo decimos en una conversación de diez minutos
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Los errores que vemos por aquí
- Poner el aviso en el calendario personal de alguien, que se va con esa persona.
- Avisar sin decir qué hay que hacer. «Renovar seguro» no es una tarea; «pedir tres presupuestos antes del 15» sí.
- Meter cincuenta fechas de golpe el primer día, hartarse en dos semanas y dejarlo.
- No apuntar el coste, que es lo que permite ver de un vistazo qué merece la pena renegociar.
Cuándo hace falta automatización de procesos en Figueres
- No sabrías decir sin mirar qué contrato vence el mes que viene.
- Algún proveedor se ha renovado solo con una subida que nadie vio venir.
- Los avisos llegan al correo de una persona y solo a esa.
- Cada vez que se pide un certificado hay que buscarlo en tres carpetas.
La prueba del cajón
Abre el cajón o la carpeta donde guardas los contratos y responde a dos preguntas sin mirar el correo: cuál es el próximo que vence y cuánto cuesta. Si tardas más de un minuto, ahí tienes el trabajo. No hace falta nada más para saberlo.
Cuánto cuesta la automatización de procesos en Figueres
No hay tarifa, y así está dicho en nuestra página de precios: la automatización, el software a medida y la parte de inteligencia artificial van por proyecto y con presupuesto cerrado por escrito antes de empezar. Un calendario de vencimientos con sus avisos es de los encargos más pequeños que hacemos.
Con precio publicado está solo la parte de web y presencia: 100 € al mes la landing, 200 € la web de hasta diez subpáginas y 400, 750 y 1.500 € los planes de presencia, más IVA y sin permanencia. Si la web también entra en el lote, lo de aquí está en marketing digital en Figueres y en software a medida en Figueres.
Cuánto se tarda
La lista, una tarde tuya. Los avisos automáticos, de una a dos semanas. A partir de ahí la única tarea es añadir cada contrato nuevo el día que se firma, que son dos minutos, y revisarlo una vez al mes junto con el resto de números. Las revisiones de la web van en el mismo saco: están en qué incluye el mantenimiento web.
Desde Sant Antoni de Calonge, a media hora de Figueres
Subimos cuando hace falta verlo en persona y el resto lo llevamos en remoto. Cuéntanos cuántos contratos tienes vivos y dónde están apuntados, y te decimos si hace falta montar algo o basta con ordenar lo que ya tienes, que pasa más veces de las que parece.
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