Automatización de procesos: por dónde empezar sin liarla

Casi todas las empresas con las que trabajamos tienen una tarea que alguien hace igual todas las semanas: pasar pedidos de un sitio a otro, preparar el mismo informe, mandar el mismo correo con dos datos cambiados. Nadie la eligió, se quedó ahí. Este artículo va de cómo empezar con la automatización de procesos por esa tarea concreta y no por un plan enorme que nunca arranca.

Qué es automatizar un proceso y qué no

Automatizar es conseguir que una secuencia de pasos que hoy hace una persona la haga el sistema, con las mismas reglas y sin que nadie tenga que acordarse. Puede ser tan pequeño como que un pedido de la tienda entre solo en el programa de facturación, o que cada lunes salga el informe de ventas en el correo de quien lo necesita.

Lo que no es: cambiar todos los programas de la empresa, ni despedir a nadie, ni un proyecto que tarda medio año en dar señales. En la práctica, la mayoría de las cosas que hacemos entran en producción en semanas y se pagan solas con las horas que liberan.

Las tres tareas que casi siempre salen primero

• El puente entre dos programas. La tienda no habla con el programa de gestión, o el CRM no habla con el correo. Alguien exporta, pega y revisa. Es el caso más común y el más rentable.
• El informe de todas las semanas. Los mismos datos, el mismo formato, el mismo día. Media hora larga que se puede convertir en un correo automático con el archivo ya hecho.
• Los avisos que dependen de la memoria de alguien. Un pedido que lleva tres días parado, un pago que no ha entrado, un cliente al que había que llamar. Si nadie mira, no salta.

Cómo saber si una tarea se puede automatizar

Dos preguntas rápidas. La primera: ¿se hace siempre igual, siguiendo los mismos pasos? La segunda: ¿si esa persona está de baja, se queda sin hacer? Si respondes que sí a las dos, tienes un candidato. Si la tarea cambia según el caso y hace falta criterio, se puede automatizar la parte mecánica y dejar la decisión a la persona, que suele ser la mejor combinación.

Por dónde empezar sin liarla

Un orden que funciona y que evita los proyectos eternos:

• Mirar cómo se hace hoy de verdad. Sentarse al lado de quien lo hace, no preguntar por correo. Casi siempre hay pasos que no están escritos en ningún manual.
• Escribir las reglas y las excepciones. Qué pasa si el pedido llega sin dirección, si el cliente ya existe, si el importe es cero. Las excepciones son las que rompen las automatizaciones mal hechas.
• Montar la pieza más pequeña que ya sirva y ponerla a funcionar con datos reales, en paralelo a lo manual durante unos días.
• Dejar un registro y un aviso. Todo lo automático tiene que dejar rastro de qué hizo y avisar cuando algo falla. Sin eso, el día que se rompe nadie se entera.

Si tu empresa cumple los requisitos, parte de este trabajo puede financiarse con las ayudas de Kit Digital, del que somos agente digitalizador adherido.

Tres ejemplos de andar por casa

Para que no quede en teoría, tres casos que se repiten en empresas pequeñas y que se resuelven con piezas cortas:

• De la tienda a la facturación. Cada pedido que entra en la web crea el cliente si no existe, genera la factura con la serie correcta y la manda por correo. Se acabó el ratito de todas las mañanas y las facturas con el precio antiguo.
• Del presupuesto al seguimiento. Cuando se envía un presupuesto se programa solo un recordatorio a los cinco días. Si el cliente responde, el recordatorio se cancela; si no, alguien recibe el aviso con el teléfono delante. Esto solo ya recupera trabajo que se pierde por olvido.
• Del caos al informe. Cada lunes a las siete sale un correo con las ventas de la semana, los pedidos pendientes y lo que lleva más de una semana parado. Cinco minutos de lectura en lugar de media hora de montarlo.

Ninguno de los tres es un proyecto grande. Los tres se notan la primera semana, y ese es justo el criterio para elegir por dónde empezar. La Agencia Española de Protección de Datos tiene material claro para pymes por si el proceso toca datos de clientes, que suele ser el caso.

Qué cuesta y qué se ahorra

Las automatizaciones se presupuestan por lo que hay que construir, igual que el software a medida: no hay tarifa por tarea porque conectar dos programas con una API abierta no se parece en nada a sacar datos de un programa antiguo que no tiene salida. Lo que sí se puede hacer siempre es cerrar el alcance y el precio por escrito antes de empezar.

La cuenta rápida

Coge la tarea, mide los minutos que se van cada día y multiplícalos por los días que se trabajan al año. Cuarenta minutos diarios son más de ciento cincuenta horas al año. Multiplica esas horas por lo que cuesta una hora en tu empresa y tendrás el presupuesto real del que dispones para quitártela de encima. Añade los errores que ahora se cuelan —el precio antiguo, la fila que no se copió— y la cuenta suele salir sola.

Lo que puede salir mal

Conviene decirlo, porque las automatizaciones también fallan.

• Automatizar un proceso que estaba mal. Si el circuito actual hace cosas raras, automatizarlo solo consigue que las haga más rápido. Primero se ordena, después se automatiza.
• Que nadie vigile. Todo proceso automático necesita un aviso cuando algo se rompe y alguien que lo lea. Un flujo silencioso que lleva dos meses caído es peor que hacerlo a mano.
• Los datos personales. Si el proceso mueve datos de clientes, hay que saber dónde acaban y quién puede verlos. El INCIBE publica guías gratuitas para pymes sobre esto, y merece la pena echarles un rato antes de conectar nada.

Herramientas de mercado o desarrollo a medida

Muchas cosas se resuelven con las herramientas que ya pagas: los programas de gestión, de facturación o de correo suelen traer automatizaciones y conexiones que nadie ha configurado nunca. Empezar por ahí es lo más barato.

El desarrollo a medida entra cuando el proceso es tuyo de verdad, cuando el programa antiguo no tiene forma de comunicarse o cuando hay que unir tres sistemas que no se conocen entre ellos. También cuando el volumen es alto: lo que a mano cuesta una hora, con cien pedidos al día cuesta el puesto entero. Si además quieres apoyarte en modelos de IA para clasificar o resumir, eso entra dentro de la integración de IA, con sus propias reglas sobre qué información sale de casa.

Cómo lo hacemos nosotros

Somos tres socios con la oficina en Palamós y trabajamos con empresas de Girona y de Barcelona. Ivan lleva la parte de aplicaciones, integraciones y automatización de procesos; Jordi el marketing; Izan la ciberseguridad y los datos. En la página de precios están publicadas las cuotas del trabajo recurrente; las automatizaciones se cierran por proyecto.

Si tienes una tarea que se repite y te está comiendo el mes, cuéntanosla con detalle: cuántas veces al día, quién la hace y con qué programas. Con eso se ve bastante rápido si merece la pena automatizarla, si se arregla configurando lo que ya tienes o si es mejor dejarla como está, que también pasa.