Qué tareas automatizar con IA: el filtro de cuatro preguntas

La escena se repite. Una empresa paga una suscripción de inteligencia artificial en enero, la usa dos semanas, y en marzo ya no la abre nadie. No fue mala suerte ni mala herramienta: se compró sin saber qué tarea iba a resolver. Decidir qué tareas automatizar con IA es un trabajo previo, aburrido y barato, y es el que separa a quien se ahorra horas de quien colecciona suscripciones.

Lo que pasa cuando se compra primero y se piensa después

Los síntomas son siempre parecidos. La herramienta la usa una persona del equipo y el resto no sabe ni la contraseña. Los textos que salen valdrían para cualquier empresa del sector. Y nadie sabe decir cuántas horas se han ahorrado, porque nunca se midió cuántas se tardaba antes.

El problema de fondo es que la IA no arregla un proceso: lo acelera. Si el proceso está mal montado, lo que consigues es hacer lo mismo mal, pero más rápido y con una factura mensual encima.

El trabajo previo que no se puede saltar

Antes de mirar herramientas hay que saber dónde se va el tiempo. No hace falta un programa ni una consultoría: hace falta una libreta y una semana.

Cómo se apunta, en tres columnas

Durante cinco días laborables, cada vez que termines una tarea repetitiva, apunta tres cosas: qué has hecho, cuánto has tardado y cuántas veces lo haces al mes. Sin adornos. Al final de la semana tendrás entre quince y treinta líneas, y la lista se ordena sola: arriba lo que más horas se come.

Esta parte es la que casi todo el mundo se salta, y es la única que da datos propios. Sin ella, cualquier decisión sobre IA es una opinión.

El filtro de cuatro preguntas

Con la lista delante, cada tarea pasa por cuatro preguntas. Si responde que sí a las cuatro, es candidata. Si falla una, se aparca; si falla dos, se descarta.

1. ¿Se repite muchas veces?

Automatizar algo que haces dos veces al año no compensa ni aunque tardes una mañana. La frontera práctica está en varias veces por semana: ahí, ahorrar diez minutos por vez son horas al mes.

2. ¿Tiene reglas claras?

Si puedes explicarle a alguien nuevo cómo se hace en cinco frases, tiene reglas. Si la respuesta empieza por «depende» y sigue durante diez minutos, todavía no: primero hay que ordenar el proceso, y eso no lo hace la IA.

3. ¿Sale barato un error?

Un borrador de correo mal redactado se corrige en un minuto. Un presupuesto con un precio equivocado enviado a un cliente cuesta bastante más. Cuanto más caro sea el fallo, más revisión humana hace falta, y más se encoge el ahorro.

4. ¿La información está en algún sitio ordenado?

La IA solo puede trabajar con lo que le das. Si tus precios están en tres hojas de cálculo distintas y en la cabeza de una persona, ninguna herramienta va a redactar presupuestos fiables. Antes toca ordenar los datos, que suele ser el trabajo de verdad.

Cómo se ordena la lista

Con las candidatas que han pasado el filtro, dos columnas más: horas al mes que se ahorrarían y lo difícil que parece de montar, del uno al tres. Se empieza por lo que más horas ahorra con la dificultad más baja, aunque no sea lo más llamativo.

Es la parte menos épica y la que decide el resultado. Casi siempre la primera automatización de una empresa pequeña es algo tan poco vistoso como pasar los datos de un formulario a una hoja, o preparar el borrador de una respuesta que luego alguien revisa.

Las tareas que casi siempre pasan el filtro

• Redactar borradores repetitivos: respuestas a preguntas frecuentes, descripciones de producto, primeras versiones de un texto que luego se revisa.
• Resumir y clasificar: leer correos o formularios que entran y separarlos por tipo, urgencia o zona.
• Pasar información de un sitio a otro: del formulario a la hoja, de la hoja al programa de facturación, del pedido al albarán.
• Preparar documentos con plantilla: presupuestos, contratos tipo, informes mensuales que siempre llevan la misma estructura.
• Transcribir y ordenar notas de visitas, llamadas o reuniones para que no se pierdan en una libreta.

Las que casi nunca lo pasan

Y conviene decirlo igual de claro, porque saber dónde no meterse ahorra más dinero que la propia automatización.

• Decisiones con matiz: tratar una reclamación delicada, negociar un precio, decidir si se acepta un encargo raro.
• Lo que exige criterio técnico y responsabilidad: diagnósticos, cálculos que firman, cualquier cosa donde un error tenga consecuencias legales.
• Procesos que cambian cada mes y todavía no se han asentado.
• Tareas con datos personales sensibles metidos en herramientas gratuitas sin mirar dónde acaban esos datos. La Agencia Española de Protección de Datos tiene guías para pymes que conviene leer antes, no después.

La prueba de dos semanas antes de pagar nada

Elegida la primera tarea, la prueba es sencilla y no cuesta dinero: hazla a mano cinco veces cronometrando, y luego hazla cinco veces con la herramienta candidata, contando también el tiempo de revisar y corregir. Si el ahorro no es evidente en esas cinco, no lo va a ser en cincuenta.

Este paso descarta la mitad de las ideas y evita la suscripción que nadie abre en marzo. Lo explicamos con más casos en el artículo sobre automatización de procesos.

Las reglas que hay que dejar por escrito

Antes de que la herramienta entre en el día a día, tres decisiones en un folio: qué información se le puede dar y cuál no, quién revisa lo que sale antes de que salga del despacho, y qué se hace cuando se equivoca.

No es burocracia. En Europa el marco legal ya está en marcha con el reglamento de inteligencia artificial de la Comisión Europea, y para lo de andar por casa —contraseñas, accesos, copias— el INCIBE tiene material claro para empresas pequeñas. Media hora de reglas evita el susto de que alguien pegue datos de clientes en una herramienta pública.

Qué medir después, para saber si valió la pena

Tres números y ninguno más: horas ahorradas al mes en esa tarea, cuántas veces hubo que corregir el resultado y cuánto cuesta la herramienta. Si el ahorro es de dos horas al mes y la suscripción son 40 €, la cuenta sale. Si son veinte minutos y hay que revisarlo todo, se apaga sin drama y se pasa a la siguiente de la lista.

Medir también sirve para lo contrario: cuando algo funciona, se ve rápido y se puede ampliar a otras tareas del equipo.

Qué es una auditoría de IA y qué sale de ella

Todo lo anterior lo puedes hacer tú con una libreta. Cuando nos lo encargáis a nosotros, eso mismo se hace ordenado y con la parte técnica resuelta: nos sentamos a repasar procesos y herramientas, señalamos dónde la IA encaja y dónde no aporta, y salís con un documento que entiende cualquiera, con prioridades y coste aproximado de cada cosa. Es la auditoría de IA, y sirve tanto si lo ponéis en marcha con nosotros como si lo hacéis por vuestra cuenta.

De ahí salen dos caminos: automatizar procesos con herramientas de mercado bien conectadas, o construir algo propio cuando ninguna herramienta encaja, que es lo que contamos en cuándo compensa el software a medida.

Cuánto cuesta

Las auditorías de IA, la automatización de procesos y el software a medida se presupuestan por proyecto, porque el precio depende de lo que haya que revisar o construir; no tendría sentido publicar una tarifa cerrada. Lo que sí está publicado son los planes de web y marketing: 100 € al mes la landing, 200 € la web de hasta diez páginas, y 400, 750 y 1.500 € los planes con artículos, ficha de Google, campañas y redes. Sin IVA y sin permanencia.

Si quieres el contexto general de la IA en una empresa pequeña, lo tenemos en inteligencia artificial en la empresa.

Empieza por la libreta

Si te llevas una sola cosa de aquí, que sea esta: apunta una semana. Sin esa lista, cualquier conversación sobre IA acaba en herramientas y en modas; con ella, acaba en horas y en dinero, que es de lo que se trata.

Y si prefieres que lo miremos juntos, escríbenos por WhatsApp contándonos a qué se dedica tu empresa y qué tarea te come más tiempo. Te decimos si tiene pinta de automatizarse o no, y por dónde empezaríamos. Sin compromiso y el mismo día.