Dos datos dicen bastante sobre el software a medida en Figueres. El primero: de las 11.910 afiliaciones al régimen general en centros de trabajo del municipio, 3.730 están en cuentas de hasta nueve trabajadores y otras 3.515 en cuentas de diez a cuarenta y nueve, según el Idescat. El segundo: en el municipio hay 5.158 vehículos industriales sobre un parque de 33.129, según el mismo organismo. Equipos pequeños y muchas furgonetas: el trabajo no pasa en una oficina.
Figueres es una ciudad que trabaja en ruta
Instaladores, reparaciones, mantenimiento, reparto, servicios agrícolas, obra. Gente que sale a las siete, hace cuatro o cinco paradas repartidas por la comarca y vuelve cuando la oficina ya está cerrada. El papeleo de ese día no se hace en el momento: se hace el viernes, de memoria y a medias, y ahí es donde se pierde el dinero.
El parte de trabajo que nunca vuelve
Es la escena que nos cuentan en casi todas las primeras reuniones. El técnico rellena un papel, lo deja en la furgoneta, el papel se moja o se traspapela, y al cabo de tres semanas alguien intenta facturar aquello sin saber qué material se puso ni cuántas horas se echaron. No se factura lo que no está apuntado, y lo que se factura tarde se cobra peor o se discute.
El otro síntoma es la llamada. Llamadas para preguntar dónde está fulano, si ya ha terminado, si llevaba el recambio. Si en la oficina no se sabe qué pasa en la calle, la única herramienta que queda es el teléfono.
Qué es el software a medida en Figueres y qué no es
No es un sistema enorme ni un programa de gestión que lo hace todo. Es un programa hecho para tu manera de trabajar, normalmente pequeño, que resuelve una cosa concreta que ningún programa de catálogo hace como tú la necesitas. Lo general lo contamos en cuándo compensa un software a medida; este artículo va del caso de aquí, que es el trabajo de campo.
Y no sustituye a la contabilidad ni al programa de facturación. Se coloca antes, en el punto donde hoy hay papel.
La pantalla que se usa de pie
Esta es la diferencia con cualquier programa de oficina. La persona que va a usarlo está en una escalera, con guantes, con sol de cara y con el móvil en una mano. Si la pantalla está pensada para un ratón y un monitor, no se usará: se volverá al papel a la segunda semana.
Cuatro reglas para una pantalla de campo
- Botones grandes y pocos. Lo que se hace todos los días, a un toque.
- Nada de escribir si se puede elegir. Listas, no campos libres.
- Que se vea con sol. Contraste alto y letra grande de verdad.
- Que se pueda terminar en un minuto. Si el parte tarda cinco, no se rellena.
Lo primero que construimos: el parte, no el sistema
Empezamos por una sola pantalla: la que sustituye al papel que hoy se pierde. Ni rutas, ni almacén, ni facturación. Cuando esa pantalla lleva un mes usándose todos los días, ya se sabe qué falta de verdad, y suele ser distinto de lo que se pensaba al principio.
Los cinco campos que no pueden faltar
Cliente y dirección, qué se ha hecho, material empleado, tiempo, y una foto. Con eso se factura sin llamar a nadie. Todo lo demás es opcional y casi siempre sobra, y cada campo de más es un parte que alguien deja a medias.
La foto vale más que la descripción
Una foto del antes y otra del después, hechas desde la propia pantalla, resuelven tres cosas a la vez: prueban lo que se ha hecho, evitan la discusión del mes siguiente y sirven para el presupuesto de la próxima visita. Y no cuesta nada, porque el móvil ya lo lleva encima.
La firma del cliente, en el sitio
Que el cliente firme con el dedo en la pantalla al acabar cierra el trabajo en ese momento. El parte sale del pueblo ya conforme, con la hora y con quién firmó. Eso es lo que convierte una visita en una factura sin discusión, y es lo que más agradece quien lleva la administración.
El pueblo donde no hay cobertura
En media comarca hay puntos sin línea, y ese es el motivo número uno por el que fracasan las aplicaciones de campo compradas de catálogo: se quedan en blanco. La solución técnica existe y está bien documentada en las guías de web.dev sobre aplicaciones que funcionan sin conexión: la pantalla guarda el trabajo en el propio móvil y lo envía cuando vuelve a haber red.
Qué pasa cuando vuelve la cobertura
Se envía solo, sin que el técnico tenga que acordarse. Y si el mismo parte se toca desde dos sitios, hay que decidir antes cuál manda: esa regla se pacta al principio, no se improvisa. Es de las pocas decisiones técnicas que conviene que entienda también quien no programa.
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La hoja de ruta: quién va a qué pueblo y en qué orden
Cuando los partes ya entran solos, el siguiente paso casi siempre es este. No hace falta un optimizador de rutas: hace falta que cada uno vea su lista del día en el móvil, con la dirección y el teléfono, y que la oficina vea qué queda pendiente sin llamar. La diferencia entre eso y un grupo de mensajería es que queda registrado.
Del parte al albarán y del albarán a la factura
Aquí es donde el programa devuelve el dinero. Si el parte lleva material, tiempo y firma, el albarán se genera solo y la factura sale del albarán. Lo que antes ocupaba una mañana entera de los viernes pasa a ser revisar y darle a un botón. Por dónde empezar a automatizar está en automatización de procesos: por dónde empezar, y lo que hacemos en cada fase, en la página de automatización de procesos.
Lo que no conviene construir a medida en Figueres
- La contabilidad. Ya existe, es barata y cambia con la normativa.
- El correo y el calendario. Nada que ganar.
- Una ficha de clientes básica, si con una herramienta estándar llega: eso lo explicamos en CRM para negocios pequeños.
- La web, que es otro encargo y otro precio: está en diseño web en Figueres.
La regla que usamos: a medida solo lo que te hace distinto. El resto se compra.
Cuándo hace falta software a medida en Figueres
No por tamaño, sino por síntomas. Si tres o más te suenan, ya lo estás pagando en horas:
- Hay una hoja de cálculo que solo entiende una persona.
- Se copian datos a mano de un sitio a otro cada semana.
- Se factura tarde porque falta información del trabajo.
- Nadie sabe el estado de un encargo sin hacer una llamada.
- Cada vez que entra alguien nuevo, hay que enseñarle un método que no está escrito.
La prueba del lunes por la mañana
Abre el lunes y cuenta cuántas cosas tienes que preguntar para saber qué se hizo el viernes. Ese número es el tamaño del problema, y no baja solo.
Un ejemplo de Figueres, sin nombres
Empresa de mantenimiento, seis personas, cuatro furgonetas, clientes repartidos por la comarca. Facturaban una vez al mes reconstruyendo los partes de papel, y cada mes se quedaban cosas sin cobrar porque no constaban. Se hizo una sola pantalla de parte con foto y firma, y nada más. A los dos meses facturaban por semana y las discusiones con clientes sobre qué se había hecho prácticamente desaparecieron, porque había foto y hora.
No hubo sistema, ni migración, ni formación de tres días. Hubo una pantalla y una costumbre nueva.
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Cuánto cuesta un software a medida en Figueres
No hay tarifa, y está dicho así en nuestra página de precios: el software a medida, la automatización y la parte de inteligencia artificial van por proyecto y con presupuesto cerrado por escrito antes de empezar. Una primera pantalla útil suele ser el encargo más pequeño que hacemos y se dice el precio entero antes de escribir una línea de código.
Con tarifa publicada está solo la parte de web y presencia: 100 € al mes la landing de una página, 200 € la web de hasta diez subpáginas y 400, 750 y 1.500 € los planes de presencia, más IVA y sin permanencia. Si estás mirando ayudas, el Kit Digital tiene una categoría de gestión de procesos que encaja con esto.
Qué pedir por escrito antes de firmar
Qué hace exactamente la primera versión, qué no hace, cuánto cuesta entero, de quién es el código y cómo se sacan los datos el día que quieras irte. Si alguna de las cinco no está por escrito, no firmes todavía.
Cuánto se tarda y qué hace falta de tu parte
Para una primera pantalla, de dos a cuatro semanas. Enseñamos algo cada semana aunque esté a medias, porque es cuando aparecen las excepciones que nadie contó. De tu parte hacen falta dos cosas: una persona que decida, y que el equipo que va a usarlo lo pruebe de verdad en la calle la primera semana.
Los datos son tuyos y tienen que poder salir
Los partes, las fotos y las firmas son tuyos, igual que el dominio o la ficha de Google. Que se puedan exportar en un formato normal no es un detalle técnico: es lo que te deja cambiar de proveedor sin empezar de cero. La misma idea que contamos en de quién es tu dominio.
Desde Sant Antoni de Calonge, a media hora de Figueres
Subimos cuando hace falta ver cómo trabajáis de verdad, que en esto no se puede hacer de otra manera, y el resto lo llevamos en remoto. Cuéntanos qué se apunta hoy en papel y te decimos si hace falta un programa o solo ordenar lo que ya tienes. Si lo que buscas es atraer clientes y no ordenar el trabajo, mira mejor marketing digital en Figueres.
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