Automatització de processos a Sant Cugat: quan el teu client és més gran que tu

Per parlar d'automatització de processos a Sant Cugat cal mirar una dada que aquí ho canvia tot: als centres de treball del municipi hi ha 24.295 afiliacions en comptes de 250 treballadors o més, davant de 6.975 en els de fins a nou, segons l'Idescat. Traduït: si tens una empresa petita aquí, és molt probable que el teu client sigui força més gran que tu.

Sant Cugat, un municipi on el teu client és més gran que tu

Servir una empresa gran té una part bona, que és el volum, i una de dolenta que gairebé ningú explica: el procés el posa el client. Tu no decideixes amb quin número entra la comanda, ni quin format té l'albarà, ni quan es paga. El teu marge és fer aquesta part sense gastar-hi mitja jornada cada setmana.

Per això aquí l'automatització no comença per la producció. Comença pels papers que envolten cada lliurament.

El paperam que no tries tu

• El número de comanda. Sense ell, la factura torna, i amb ella se'n van trenta dies.
• L'albarà signat. Si no apareix, no hi ha lliurament, per molt que el material sigui allà.
• El portal del client. Cadascun té el seu, amb el seu usuari i la seva manera estranya de pujar la factura.
• Les dades de sempre. Centre de cost, referència, persona de contacte, codi de proveïdor.

Res d'això és difícil. El que passa és que es fa a mà, tard i de nit, i així és com es perden els números.

Per on comencem a automatitzar processos a Sant Cugat

1. Un lloc on entrin les comandes

Tant se val si arriben per correu, pel portal o per telèfon: l'important és que acabin en una llista amb el seu número de comanda des del primer moment. El número s'apunta quan entra, no quan es factura.

2. L'albarà que es genera sol

Amb les dades de la comanda ja a dins, l'albarà surt fet, amb la referència del client i en el format que demana. S'ha acabat copiar a mà el mateix tres vegades.

3. La factura, amb tot el que exigeix el client

Si el número de comanda i l'albarà estan enllaçats, la factura surt completa. És la diferència entre cobrar a seixanta dies o a cent vint.

L'albarà signat és el que decideix si cobres

El paper amb la signatura de qui rep el material val més que qualsevol correu. Si se signa al mòbil o en una tauleta, queda amb data, hora i de vegades amb la foto d'on es va deixar, i puja sol a l'expedient. El portal del Govern sobre signatura electrònica explica els tipus que hi ha i quan té validesa cadascun. Un albarà perdut són setmanes de discussió, i la raó gairebé sempre la té qui ensenya el paper.

Els terminis de pagament i l'avís que no estàs fent

La Llei 3/2004 contra la morositat fixa els terminis màxims entre empreses, i aquí el problema no sol ser la llei: és que ningú porta el compte de quines factures s'han passat. Un avís automàtic el dia que una factura compleix el termini, amb el número de comanda i l'albarà adjunts, canvia la conversa amb el departament de pagaments sense haver-se d'enfadar, i gairebé sempre es cobra abans.

Un mes qualsevol, amb les hores comptades

Quaranta lliuraments al mes. Cinc minuts a apuntar cada comanda amb la seva referència, cinc més a passar l'albarà a l'ordinador i deu quan alguna cosa no quadra i cal buscar el correu. Són gairebé tretze hores al mes, gairebé sempre de l'amo i gairebé sempre després de tancar.

Amb el circuit muntat, aquests mateixos quaranta lliuraments es queden en una hora llarga de revisió. No es guanya temps de feina, es guanya temps de després de la feina, que és el que ningú factura i el que més es nota.

El que no automatitzem

La relació. La trucada quan alguna cosa s'endarrerirà, la visita al responsable de compres i la negociació del preu anual les continua fent una persona. També deixem a mà la revisió del que surt de fàbrica, perquè un error de qualitat enviat de pressa costa més que deu albarans mal posats. El que s'automatitza és el paperam, no el criteri.

L'error de comprar el programa gran del teu client

Passa molt per aquí: l'empresa gran fa servir un sistema enorme, el proveïdor petit es pensa que necessita el mateix i acaba pagant llicències que no fa servir ni al deu per cent. El que cal és parlar amb aquell sistema, no copiar-lo. Quan compensa cada cosa ho tens a quan compensa el programari a mida i, per al cas concret d'aquí, a programari a mida a Sant Cugat.

Tres exemples d'automatització a Sant Cugat, sense noms

• Taller de manteniment. Entra l'avís del client amb la seva referència, surt el comunicat signat al mòbil del tècnic i la factura es prepara sola amb les hores apuntades.
• Empresa de càtering. Cada comanda arriba amb centre de cost i persones; l'albarà se signa a recepció i el resum mensual s'envia sense que ningú sumi res.
• Consultora petita. Les hores s'apunten per projecte i l'informe mensual que exigeix el client surt del mateix lloc, sense refer el full de càlcul cada cinc de mes.

En tots tres l'estalvi no és a la màquina: és a deixar de teclejar dues vegades el mateix.

On acaben les dades del client

Comanda, contacte, condicions i el que es va parlar han de viure en un lloc d'on els puguis treure quan vulguis, i no dins del portal del client. Com es munta aquest fitxer i quins camps calen ho tens a CRM per a un negoci petit.

Què cal de la teva part

Poca cosa, i res tècnic. Un matí per explicar-nos com entra una comanda i què passa fins que es cobra, els formats que t'exigeix cada client i a qui cal avisar quan alguna cosa s'encalla. Si això està clar, la resta és muntatge. Per on començar en general ho expliquem a automatització de processos: per on començar.

Quant triga

El circuit de comanda, albarà i factura sol estar funcionant entre tres i sis setmanes, segons amb què hagi de parlar. El que més endarrereix no és programar: és aconseguir els formats exactes que demana cada client gran, que de vegades triguen més a arribar que el mateix desenvolupament.

Què costa l'automatització de processos a Sant Cugat

Va per projecte i amb pressupost tancat per escrit abans de començar, perquè depèn de quants circuits es toquen i amb quins sistemes cal enllaçar. El que fem a cada fase és a la pàgina d'automatització de processos.

Els nostres preus mensuals publicats (Tu Landing 100 €, Tu Web 200 € i els plans de presència de 400, 750 i 1.500 €) són de web, articles i fitxa de Google, i no inclouen això. Si a més vols que et trobin els clients de la zona, ho tractem a màrqueting digital a Sant Cugat.

Treballem des de Palamós i pugem al Vallès

La primera reunió la fem en persona quan cal veure com treballeu, i la resta en remot. Envia'ns una comanda de les vostres, amb el seu albarà i la seva factura, i et direm quina part es pot treure del mig i què estalvia, sense compromís.