Programari a mida: quan compensa i quan t'estàs complicant

Comença amb un full de càlcul. Després en són tres, més un programa de facturació que no parla amb la botiga en línia, i algú de l'oficina dedicant quaranta minuts cada matí a copiar dades d'un lloc a l'altre. Ningú va decidir treballar així: s'ha anat acumulant. En algun moment apareix la pregunta de si val la pena un programari a mida, i la resposta honesta és que de vegades sí i de vegades no.

Què és el programari a mida i què no és

Un programari a mida és un programa que es construeix per a com treballa la teva empresa, en comptes d'adaptar la teva empresa a com funciona un programa. Pot ser una aplicació completa, un panell intern, una automatització que connecta dos programes que ja fas servir, o una peça petita que resol el coll d'ampolla concret que t'està frenant.

El que no és: un caprici tecnològic ni una cosa reservada a empreses grans. La majoria de projectes que fem no són sistemes enormes, són peces que treuen feina manual. I tampoc és el mateix que un web: un web comunica, un programari fa alguna cosa. Si et pressuposten un sistema de reserves al preu d'un web corporatiu, algú no ha entès l'encàrrec.

Els tres senyals que el programa estàndard se t'ha quedat curt

• Algú fa de pont entre dos programes. Exportar, enganxar, revisar, tornar a pujar. Si una persona dedica hores a moure informació d'un lloc a l'altre, aquesta persona està fent la feina d'una integració que no existeix.
• Pagues llicències de coses que no fas servir. Moltes eines cobren per usuari i per mòduls sencers. Quan uses el vint per cent d'un programa car per a tot l'equip, el compte comença a decantar-se.
• El teu procés no cap dins del programa. Treballes amb excepcions, amb un flux propi que és part del motiu pel qual t'escullen, i el programari t'obliga a fer-ho «com toca». Cada mes perds temps barallant-t'hi.

El compte que convé fer abans de decidir

Agafa la tasca que més es repeteix, mesura quant temps se'n va a la setmana i multiplica-ho pel que costa aquella hora a la teva empresa. Suma-hi els errors: les comandes mal copiades, la factura que va sortir amb el preu antic, el client a qui no es va trucar. Aquell número anual és el pressupost real que tens disponible per arreglar-ho, i acostuma a sorprendre.

Quan NO compensa un programari a mida

Això val tant com l'anterior, perquè dir que sí a tot surt car per a les dues parts.

• Quan hi ha una eina estàndard que fa el 90 %. Si un programa de mercat cobreix gairebé tot per una quota raonable, compra'l. Construir des de zero per guanyar aquell darrer 10 % rarament surt a compte.
• Quan el procés encara canvia cada mes. Programar una cosa que encara no està decidida és pagar dues vegades. Primer s'estabilitza la manera de treballar, després s'automatitza.
• Quan ningú el mantindrà. Un programa a mida necessita actualitzacions, còpies i algú a qui trucar. Si el projecte es lliura i s'abandona, d'aquí a dos anys tindràs un problema en comptes d'una solució.

Moltes vegades la resposta no és als extrems: es resol el coll d'ampolla amb una automatització petita sobre les eines que ja tens. Surt més barat, entra abans en producció i es pot ampliar després. Si la teva empresa encaixa amb els requisits, part d'aquesta digitalització es pot finançar amb els ajuts de Kit Digital, del qual som agent digitalitzador.

Quant costa un programari a mida

No hi ha tarifa per pàgina com en un web: es pressuposta pel que s'ha de construir. El que sí es pot explicar és de què es compon el preu, que és el que et permet comparar dos pressupostos:

• Entendre el problema. Asseure's amb qui fa la feina avui, veure el procés real i escriure què ha de fer el programa. Se salta sovint i és on es perden els projectes.
• Construir. La part visible: pantalles, lògica, permisos i la connexió amb els programes que ja fas servir a través de les seves APIs.
• Provar i posar en marxa. Migrar les dades de debò, formar l'equip i acompanyar les primeres setmanes, que és quan apareixen els casos rars.
• Mantenir. Servidor, còpies de seguretat, actualitzacions de seguretat i canvis petits. És una quota mensual, no un extra opcional.

A la pàgina de preus tenim publicat què costa la feina recurrent —hosting, web i contingut des de 100 € al mes—; el desenvolupament a mida es tanca per projecte i sempre per escrit abans de començar.

El cost que gairebé ningú t'explica

La seguretat. Un programa que desa dades de clients ha d'estar al dia, amb accessos controlats i còpies que algú comprovi de tant en tant. Les vulnerabilitats més habituals fa anys que són les mateixes i estan recollides al OWASP Top Ten; cap no és exòtica i gairebé totes s'eviten fent les coses bé des del principi. Si un pressupost no en diu res, pregunta-ho.

Quant es triga i com es treballa

Una automatització concreta —connectar dos programes, generar un informe sol, avisar quan passa alguna cosa— pot estar funcionant en dues o tres setmanes. Una aplicació interna amb diverses pantalles i usuaris es mou entre dos i quatre mesos. Els projectes que se'n van a un any acostumen a ser els que van intentar construir-ho tot de cop.

Nosaltres ho partim en trossos: primer la peça que més fa mal, en producció i fent-se servir; després la següent. Així el projecte es paga sol mentre avança i tu pots parar quan ja no compensi continuar. És menys vistós que un gran llançament, però funciona millor.

Què preguntar abans d'encarregar-lo

• De qui és el codi i on està allotjat? Hauria de ser en un compte teu.
• Què passa si demà volem canviar de proveïdor? Un altre equip ha de poder continuar-lo.
• Està documentat i qui el pot tocar?
• Quant costa el manteniment a partir del mes següent al lliurament?
• Quina part es lliura primer i quan la podré fer servir de debò?

Si les respostes són vagues, el problema no és tècnic: és que el projecte no està pensat. I un projecte sense pensar acaba costant el doble.

Com treballem nosaltres

Som tres socis amb l'oficina a Palamós. L'Ivan porta la programació d'aplicacions, webs, integracions i automatitzacions; en Jordi, el màrqueting i les campanyes; l'Izan, la ciberseguretat i les dades. Treballem amb empreses de Girona i de Barcelona, i una part del que fem són precisament aquestes peces internes que no es veuen des de fora però treuen hores de sobre a algú cada dia.

Si tens una tasca que es repeteix i t'està menjant el mes, explica'ns-la. En una conversa es veu bastant ràpid si el teu cas és un programari a mida, una automatització petita o un programa que ja existeix i només cal configurar bé. Les tres respostes són vàlides i et direm la que toqui, encara que sigui la que menys ens convé.