Canviar d'agència web: l'ordre per no perdre res

Molta gent aguanta anys amb un proveïdor que no l'acaba de convèncer per un motiu que no té res a veure amb el preu: la por que la mudança surti malament. Que el web caigui un dimarts, quedar-se sense correu, pagar dues vegades. Canviar d'agència web no és complicat, però té un ordre, i fer-ho al revés és el que genera els ensurts.

Abans de canviar d'agència, comprova tres coses

Cinc minuts, i t'estalvien la meitat de la conversa: qui hi consta com a titular del domini, on està allotjat el web i qui administra les bústies de correu. Com es mira cadascuna ho tens a de qui és el teu domini. Si surt que tot està a nom de la teva empresa, el canvi és una tarda. Si surt que no, continua llegint, que també s'arregla.

L'ordre que evita els ensurts en canviar d'agència

L'errada típica és començar pel final: demanar el trasllat del domini el primer dia. Com que el domini és el que fa que el web i el correu funcionin, moure'l abans de tenir la resta preparada deixa el negoci a les fosques un parell de dies. L'ordre que funciona és a l'inrevés: primer les còpies, després els accessos, llavors el web nou en paral·lel i el domini al final.

Pas a pas, amb el que triga cada peça

1. La còpia del web (un o dos dies)

Demana l'arxiu del web sencer i la base de dades, descarregats, no un enllaç per mirar-ho. Si el web està fet amb un gestor de continguts, amb això s'aixeca igual en un altre lloc. És el primer perquè, mentre no ho tinguis, no tens res.

2. La propietat dels comptes de Google (un dia)

Aquí hi ha el detall que gairebé ningú demana bé: no vols accés, vols ser propietari. A la fitxa d'empresa es canvia des de la mateixa fitxa, com explica Google a la pàgina de propietaris i administradors del perfil, i a l'analítica es fa des de la gestió d'usuaris i permisos. El mateix amb Search Console i, si hi ha campanyes, amb el compte d'anuncis i el mètode de pagament.

3. El web nou, muntat en paral·lel (una o dues setmanes)

Mentre l'actual continua viu. Es prova amb una adreça temporal, es revisen enllaços i formularis i només quan està llest es pensa en el canvi. La part de posicions l'expliquem a migrar el web sense perdre posicions.

4. El correu i el domini (de tres a set dies)

El correu es prepara abans: bústies creades i l'històric copiat al lloc nou. El trasllat del domini entre registradors té el seu propi termini, amb codi d'autorització pel mig, tal com fixa la política de trasllats de l'ICANN. Es deixa per al final, quan la resta ja està esperant.

El correu que envies, sense drames

Amb tres línies n'hi ha prou i convé que siguin amables, perquè la persona de l'altra banda ha de col·laborar: que canviaràs de proveïdor, que agraeixes la feina feta i que necessites la còpia del web i de la base de dades, la propietat dels comptes de Google i el codi d'autorització del domini. Demana una data concreta i ofereix-te a coordinar el dia del canvi.

Guarda aquell correu. En el noranta per cent dels casos no cal per a res, i en el deu restant és l'única cosa que fa avançar la conversa.

La llista que demanes per escrit

Copia i enganxa això al correu i estalvia't tres anades i vingudes:

• Còpia dels arxius del web i de la base de dades, descarregables.
• Usuari administrador del gestor de continguts.
• Propietat de la fitxa de Google, de l'analítica, de Search Console i del compte d'anuncis, si n'hi ha.
• Llista de bústies del domini i manera d'accedir a cadascuna.
• Codi d'autorització del domini i confirmació del titular que hi consta.
• Originals del logotip i de les fotos encarregades, i el certificat de seguretat si és de pagament.

Són sis punts i cap és discutible: tot això ja ho has pagat. Demanar-ho tot junt, i no d'un en un, és el que fa que la mudança duri dies i no mesos.

Les dades dels teus clients també són teves

Si el proveïdor gestiona formularis, una llista de correu o una base de reserves, està tractant dades per compte teu. Això vol dir dues coses: que te les ha de lliurar i que, en acabar, les ha d'esborrar dels seus sistemes. Si no vau signar mai un contracte d'encarregat del tractament, és bon moment per no repetir el descuit amb el següent.

El que es perd quan es fa a l'inrevés

• El correu en trànsit. Si el domini es mou abans de tenir les bústies llestes, els missatges d'aquelles hores reboten i no tornen.
• Les posicions. Canviar de web sense mantenir les adreces antigues redirigides és la manera més ràpida de perdre trànsit.
• L'històric de dades. Si l'analítica es crea de zero en comptes de traspassar-se, perds els anys anteriors i amb ells la comparació.
• Les fotos i els textos. De vegades només existeixen al servidor del proveïdor. Si no els descarregues, se'n van amb ell.

El que no s'ha de fer

Deixar de pagar la quota per forçar el lliurament, canviar contrasenyes sense avisar o cancel·lar l'allotjament abans de tenir la còpia. Les tres coses sonen a fermesa i acaben igual: amb el web apagat i amb menys marge de negociació, no amb més.

Quan no val la pena canviar d'agència

Si el web funciona, carrega ràpid i el domini està al teu nom, el problema pot ser només de comunicació. Abans de moure res, prova una reunió amb números sobre la taula; les cinc preguntes per a aquella reunió són a com saber si la teva agència fa la seva feina. Canviar per canviar costa setmanes i no arregla el que no s'ha dit.

I si el web està fet a la plataforma del proveïdor

És el cas més incòmode i convé saber-ho abans de signar res. Hi ha proveïdors que munten el web en un sistema propi: tu tens el contingut, però no et pots endur el web. Se pot marxar igual, el que passa és que s'ha de refer. Si estàs en aquesta situació, almenys descarrega textos, fotos i la llista d'adreces de les teves pàgines abans d'anar-te'n.

Quant es triga a canviar d'agència web

Amb el proveïdor col·laborant, entre una setmana i dues. La part que no es pot accelerar és el trasllat del domini, i el dia del canvi es nota poc si està ben preparat: el web continua responent i el correu també. Nosaltres els fem a primera hora del matí, mai un divendres.

Com ho fem nosaltres i què costa

La migració del web i dels correus va inclosa als nostres plans i està publicada així a preus: Tu Landing són 100 € al mes i Tu Web 200 €, més IVA i sense permanència, amb domini, allotjament, correu i manteniment dins, i el domini al teu nom. Els plans de presència de 400, 750 i 1.500 € sumen articles, fitxa de Google i campanyes.

Com muntem el correu del domini ho expliquem a correu corporatiu. I si prefereixes quedar-te on ets i només vols que algú revisi que tot està al teu nom, també ho fem i et diem què falta.

Treballem des de Palamós, amb negocis de Girona i Barcelona

Hem fet aquesta mudança desenes de vegades i el patró es repeteix: la por dura més que el canvi. Si t'estàs plantejant moure't, envia'ns l'adreça del teu web i et diem quines peces cal demanar i en quin ordre, sense compromís i encara que al final et quedis on ets.