Passa a qualsevol sector i amb negocis que funcionen molt bé: l'empresa factura, té furgoneta retolada, taller i clients de fa anys, i els pressupostos surten des d'una adreça de Gmail creada el 2011. El correu corporatiu amb el teu domini no és una qüestió de fer postureu, és el primer senyal que rep algú que encara no et coneix, i a sobre arregla dos problemes que només es veuen quan ja han passat.
Què és el correu corporatiu i què no
És tenir bústies al teu propi domini: hola@laevaempresa.com, administracio@laevaempresa.com, marta@laevaempresa.com. Cadascuna amb la seva contrasenya, el seu espai i la seva configuració al mòbil i a l'ordinador.
El que no és: un apedaçat de reenviaments. Hi ha moltes empreses convençudes de tenir correu propi perquè van comprar el domini i van posar un reenviament cap al compte personal de sempre. Reben a laevaempresa.com, sí, però quan contesten surt l'adreça gratuïta, i el client llegeix aquella.
Bústia, àlies i reenviament no són el mateix
- Bústia: un compte de debò, amb el seu emmagatzematge. Envia i rep amb el teu domini.
- Àlies: una adreça addicional que entra en una bústia existent. Serveix per a comandes@ o info@ sense pagar un compte més.
- Reenviament: el que arriba s'envia a una altra adreça. Reps, però no respons des del teu domini si no ho configures a part.
La majoria d'empreses petites necessiten poques bústies i força àlies. Confondre-ho és el que fa que algú pagui deu comptes per a quatre persones.
El que diu la teva adreça abans que et llegeixin
Un correu d'un proveïdor que no coneixes es jutja en dos segons: qui l'envia, des d'on i amb quin aspecte. Una adreça amb el nom de l'empresa contesta la primera pregunta sense que ningú hagi d'investigar. Una de gratuïta deixa el dubte obert, sobretot si el pressupost porta xifres de quatre dígits.
Hi ha un detall que es nota més del que sembla: quan el domini del correu i el del web coincideixen, el client pot comprovar en un clic que existeixes. Si escrius des d'un compte solt i el teu web és en un altre domini, aquesta comprovació es trenca.
Vols saber què et costaria a tu?
Responem el mateix dia. Sense compromís i sense discursos.
El dia que algú marxa amb la bústia
Aquest és el problema seriós, i gairebé sempre es descobreix tard. Quan els comptes són personals, l'empresa no en té cap control: l'històric, els contactes, els pressupostos enviats i les converses amb proveïdors viuen en un compte que pertany a una persona, no al negoci.
El dia que aquesta persona se'n va, s'ho emporta tot. No cal mala fe: n'hi ha prou que ningú sàpiga la contrasenya. Amb bústies al teu domini, el compte és de l'empresa. Es retira l'accés a qui marxa, es delega en una altra persona i l'històric es queda on ha de ser.
El mateix val per al domini. Que el correu funcioni depèn que el domini estigui a nom de la teva empresa i amb els accessos al teu poder, una cosa que convé revisar abans que hi hagi pressa.
Per què els teus correus acaben a la carpeta de no desitjats
Aquí és on el correu corporatiu mal muntat surt car. Un domini nou, sense autenticació configurada, enviant pressupostos a clients que no han escrit mai abans, té totes les paperetes per acabar a spam.
Els filtres miren tres registres que es configuren al domini:
- SPF, que diu quins servidors poden enviar en nom teu.
- DKIM, que signa cada missatge per demostrar que ningú l'ha tocat pel camí.
- DMARC, que indica què fer quan alguna cosa no quadra i et permet rebre informes de qui està fent servir el teu domini.
Google publica les seves directrius per a remitents i allà hi ha el que s'exigeix avui per arribar a la safata d'entrada. Si vols entendre la part de DMARC sense tecnicismes innecessaris, la documentació de dmarc.org ho explica bé. I si a més et preocupa la part de seguretat —suplantacions, factures falses, correus que semblen teus—, INCIBE publica material gratuït per a empreses que val la pena llegir un cop.
La versió curta: si els teus correus van a spam, gairebé mai és pel que escrius. És per com està configurat el domini.
Quants comptes necessites de debò
Una regla senzilla que funciona a gairebé totes les empreses de menys de vint persones:
- Una bústia per persona que parli amb clients o proveïdors.
- Una bústia compartida per al genèric, del tipus hola@ o info@, que consulti més d'una persona.
- Àlies per als departaments: comandes@, administracio@, incidencies@. Entren en una bústia existent i no costen un compte nou.
El que convé evitar és la bústia compartida amb la contrasenya enganxada en un pòsit, o que tot entri al compte del propietari i des d'allà es vagi reenviant a mà. Això s'aguanta mentre sou tres.
Què costa el correu corporatiu
Al mercat hi ha dos camins. Un és contractar suites per usuari, que surten a uns pocs euros al mes per compte i pugen ràpid quan tens dotze persones. L'altre és que el correu vagi dins d'un servei que ja inclou allotjament i manteniment.
Nosaltres ho fem així i està publicat a els nostres preus: el pla de 100 € al mes inclou una bústia, el de 200 € dues, i els plans de presència porten 10 bústies el de 400 €, 15 el de 750 € i 25 el de 1.500 €, tots amb els seus àlies, els seus reenviaments i la configuració als mòbils de l'equip. Preus sense IVA i sense permanència.
Si només necessites correu i res més, digues-ho i et direm si et compensa més una suite per usuari. Hi ha casos en què sí, i preferim estalviar-te la quota que vendre't un pla que no necessites.
Canviar de proveïdor sense perdre cap correu
La por habitual a moure el correu és perdre missatges o quedar-se incomunicat un dia sencer. Amb una migració ben feta no passa cap de les dues coses: es copien les bústies amb tot l'històric i les carpetes, es prova, i només llavors es canvia el registre que dirigeix el correu al servidor nou.
Durant unes hores hi pot haver missatges que arribin als dos llocs; per això la bústia antiga es manté uns dies abans de tancar-la. Als nostres plans la migració del web i dels comptes de correu va inclosa, precisament perquè canviar no et costi diners ni disgustos.
El que convé deixar lligat
- El domini, a nom de la teva empresa, amb accés al panell on es renova.
- Els comptes, de l'empresa, no de la persona que els va crear.
- Còpies de seguretat i una idea clara de quant històric es guarda.
- Els registres del domini revisats: SPF, DKIM i DMARC configurats des del primer dia.
- Una sortida neta: si un dia marxes, les bústies s'exporten i te les emportes.
Com ho fem nosaltres
El correu va dins del servei, al mateix allotjament d'alt rendiment que el web, amb els comptes creats a nom de la teva empresa i configurats als mòbils de l'equip. Muntem els registres d'autenticació des del principi, no quan apareix el primer problema d'spam.
Si a més tens processos que depenen del correu —pressupostos que s'envien a mà, avisos que algú ha de recordar—, aquesta part es pot automatitzar perquè surti sola. I si el que vols és que et trobin abans d'escriure't, això és posicionament SEO, que és una altra conversa però va al mateix pla.
Escriu-nos i ho mirem: en deu minuts se sap si el que tens muntat aguanta o si demana un canvi.
Explica'ns què necessites i et donem un preu
Responem el mateix dia. Sense compromís i sense discursos.