Automatització de processos a Girona: els papers que demanes tres cops

Quan parlem d'automatització de processos a Girona gairebé ningú pensa en una cadena de muntatge. Pensa en un despatx amb tres taules on la feina s'atura perquè falta un paper, i on algú es passa el matí perseguint documents que ja van arribar alguna vegada.

Girona és una ciutat de despatxos i oficines petites

Al municipi hi ha 4.565 comptes de cotització, que és el més semblant que existeix a comptar centres de treball amb gent contractada, i 78.980 de les 84.435 afiliacions al règim general són de serveis. Els números són al municipi en xifres de l'Idescat i descriuen bé el que es veu caminant pel centre: gestories, clíniques, despatxos d'advocats, arquitectes, corredories d'assegurances, tallers amb oficina i molta empresa de serveis de cinc persones.

En llocs així el coll d'ampolla gairebé mai és produir. És reunir el que cal per començar: el DNI, l'escriptura, la nòmina, la pòlissa anterior, el comunicat, la factura de l'any passat.

El circuit d'un document quan no hi ha procés

Mira si et sona. El paper entra per quatre portes: una foto per WhatsApp al mòbil de qui el va atendre, un correu amb sis adjunts, un sobre que algú deixa al taulell i un llapis de memòria. Cadascun acaba en un lloc diferent, i cap d'aquests llocs és l'expedient.

Després ve la part cara: algú s'ha de recordar que falta alguna cosa. No hi ha cap llista, hi ha un cap. I quan aquella persona plega, l'expedient es queda quiet.

Què costa demanar el mateix paper tres cops

Compta-ho en minuts i surt barat; compta-ho en dies i ja no. Cada volta són dos missatges, una trucada i una espera de tres dies, i mentrestant l'expedient no avança. El que més es nota no és el temps, és la cara del client: per a ell és la tercera vegada que envia el mateix, i comença a pensar que sou desordenats encara que la feina sigui impecable.

Tres circuits que aquí es repeteixen

Canvien els noms, però l'esquelet és el mateix en gairebé tots els encàrrecs que ens arriben de la ciutat.

• Alta d'un client en una gestoria. Document d'identitat, vida laboral, dades del compte i el model signat. Quatre papers, tres persones i dues setmanes d'anades i vingudes si ningú no porta la llista.
• Primera visita en una clínica o un centre. Consentiment, dades prèvies i de vegades un informe d'un altre metge. El que no arriba abans s'omple a la sala d'espera, amb pressa i a mà.
• Renovació en una corredoria. Pòlissa anterior, rebut i el canvi que hi hagi hagut aquest any. Si l'avís surt tard, la renovació es fa corrents l'últim dia.

Els tres s'arreglen igual: una llista escrita, un lloc on deixar els papers i un avís que no depengui que algú se'n recordi.

Què automatitzem primer en un despatx de Girona

1. La llista de documents per tipus d'expedient

Abans de programar res cal escriure quins papers calen per a cada cosa que feu. Solen ser quatre o cinc llistes, no quaranta. Aquella llista és el procés; la resta és lampisteria.

2. Un enllaç per pujar, no un correu amb adjunts

Al client li arriba un enllaç propi del seu expedient, amb la llista al davant i un botó per fer la foto des del mòbil. El que puja entra directe on ha de ser, no a la safata de ningú.

3. El recordatori que no envia una persona

Si al cap de tres dies falta alguna cosa, surt un avís sol, i al cap de set un altre. No és assetjament: és que ningú hagi de portar el compte. Quan el document arriba, els avisos s'aturen.

4. L'avís que ja està complet

El dia que entra l'últim paper, l'expedient canvia d'estat i qui el porta rep l'avís. Aquesta és la sortida de la feina de debò, i fins ara la donava la memòria d'algú.

El detall que gairebé ningú munta: el nom de l'arxiu

Sembla una bajanada i és la meitat de l'estalvi. Si cada document es desa sol com expedient, tipus de document i data, buscar deixa de ser una excavació. Si es desa com «IMG_20261012_114532.jpg», tens el mateix caos d'abans amb una capa de tecnologia a sobre.

Què no automatitzem

Revisar el document, això no. Que el paper hi sigui no vol dir que serveixi: la pòlissa pot estar caducada i la nòmina ser d'un altre mes. La màquina recull i ordena; mirar si serveix és feina de qui en sap. Tampoc automatitzem el tracte amb qui no es manega amb el mòbil, que en una gestoria és més gent del que sembla. Per a aquests es deixa la porta de sempre oberta.

Papers amb dades personals: on es desen i qui hi entra

Aquí es recullen nòmines, documents d'identitat i de vegades comunicats mèdics, així que la part legal no és cap annex. Tres coses que deixem sempre lligades: qui pot obrir cada expedient, quant temps es guarda i què passa quan algú deixa l'empresa. La secció de preguntes freqüents de l'Agència Espanyola de Protecció de Dades resol la majoria de dubtes del dia a dia, i el material de gestió documental de l'INCIBE va al gra amb les còpies i els permisos.

Com es munta sense aturar el despatx

Per un sol tipus d'expedient, el que més es repeteixi. Dues setmanes de feina, una de proves amb expedients reals i la resta continua com estava. Si funciona, s'hi afegeix el segon tipus. Començar per tot alhora és la manera més ràpida d'acabar amb dos sistemes i cap de complet, i ho expliquem amb més detall a per on començar.

Això no és canviar de programa

Gairebé ningú necessita llençar el seu programa de gestió. El que falta sol ser la peça del davant: la que recull, avisa i ordena abans que la dada entri on ja treballeu. Quan compensa construir alguna cosa pròpia i quan no ho repassem a software a mida a Girona, i per decidir quina tasca val la pena tocar primer hi ha el filtre de quines tasques automatitzar.

Què costa l'automatització de processos a Girona

Aquest servei no va per quota. A la nostra pàgina de preus està dit tal qual: l'automatització de processos, el software a mida i la part d'intel·ligència artificial van per projecte i amb pressupost tancat per escrit abans de començar, perquè el preu depèn del que s'hagi de construir.

Amb tarifa publicada hi ha la part de web i presència: 100 € al mes la landing d'una pàgina, 200 € el web de fins a deu subpàgines i 400, 750 i 1.500 € els plans que sumen articles, fitxa de Google i campanyes. Tot més IVA i sense permanència. Si estàs mirant ajuts, el Kit Digital té una categoria de gestió de processos que val la pena revisar abans d'encarregar res.

Què mirar el mes següent

Tres números, i cap necessita un panell: quants documents s'han demanat dos cops, quants dies passen des que s'obre un expedient fins que està complet i quantes hores de la setmana se'n van a perseguir papers. Si el primer baixa i el segon s'escurça, va bé. Si no es mouen, el problema no era l'eina.

Som a Palamós, a mitja hora de Girona

Treballem amb despatxos i empreses de la ciutat i de la comarca, i en projectes així hi anem en persona el primer dia: cal veure per on entra cada paper i qui el toca. Si vols una idea ràpida, explica'ns quin expedient us dona més voltes i et diem què es pot treure del mig, sense compromís.