Software a mida a Girona: què automatitzar primer i què costa

Hi ha un moment que es repeteix a moltes empreses de les comarques gironines: el procés funciona, però funciona perquè algú el sosté a mà. Un Excel que només entén una persona, dades que es teclegen dues vegades perquè el programa de facturació i el de comandes no es parlen, i una temporada alta que multiplica la feina d'oficina sense que creixi l'oficina. Aquí és on el software a mida a Girona deixa de ser un caprici tecnològic i passa a ser un compte d'hores.

Què és un software a mida i en què es nota

És un programa construït per al teu procés concret en comptes d'un de catàleg que serveix per a tothom. No adaptem la teva empresa al programa: adaptem el programa a com treballeu, que gairebé mai és com ho explica el manual.

Es nota en tres coses. La primera, que no pagues per funcions que no fas servir ni et falten les que necessites. La segona, que es connecta amb el que ja tens —el web, la facturació, el CRM— perquè la informació viatgi sola. I la tercera, que el codi és teu: no queda lligat a una peça de tercers que un dia decideix apujar el preu.

Senyals que la teva empresa ja el necessita

No cal cap diagnòstic complicat. Si te'n sonen tres de quatre, el problema ja et costa diners:

• La mateixa dada es tecleja dues vegades o més: a la comanda, a l'albarà i un altre cop a la factura.
• Hi ha un full de càlcul crític que només entén una persona i que ningú no gosa tocar quan aquesta persona no hi és.
• Els informes es munten a mà cada dilluns, copiant de dos o tres llocs diferents.
• A temporada alta contracteu algú per a administració, no per produir ni per atendre.

Aquest últim punt és el més car i el que més es disfressa. Contractar reforç administratiu cada estiu surt més car, any rere any, que construir l'eina que treu aquesta feina.

El que més es repeteix a les empreses de Girona

El teixit de la província barreja turisme de temporada, agroalimentari, indústria auxiliar, distribució i molt servei tècnic. Pots veure el perfil del municipi i de la comarca al municipi en xifres de l'Idescat. A la pràctica, els encàrrecs que arriben s'assemblen força entre ells.

Temporada: quan el juliol multiplica la feina d'oficina

Allotjaments, restauració, nàutica, activitats i tot el que gira al voltant de la Costa Brava tenen el mateix patró: nou mesos tranquils i tres mesos en què tot es dispara. El problema no acostuma a ser atendre, sinó el que ve al darrere: quadrar reserves de tres canals diferents, controlar el consum, muntar els parts del personal i facturar sense equivocar-se. Un panell propi que reculli aquestes entrades en un sol lloc i tregui els documents sol treu moltes hores just quan no n'hi ha.

Producte que es mou: camp, magatzem i repartiment

A l'Empordà i al Gironès hi ha molta empresa que compra, transforma i reparteix. Aquí el que fa mal és el descompte: estoc que no coincideix, albarans en paper que arriben tard a l'oficina, lots que has de poder rastrejar. Una aplicació senzilla al mòbil o la tauleta del magatzem, que registri entrades i sortides al moment i actualitzi l'estoc, acostuma a ser el primer tros que es construeix perquè és el que abans es nota.

Taller i servei tècnic: el part de treball en paper

Instal·ladors, manteniments, reparacions, obra. El tècnic apunta en un part de paper, l'oficina el passa a net, es factura tres setmanes més tard i la meitat de les hores no arriben a facturar-se perquè ningú no les va apuntar. Digitalitzar aquest part, amb signatura del client i fotos, i que la factura en surti, canvia el resultat del mes sense canviar la plantilla.

Programa de catàleg o software a mida: com decidir

No tot es resol construint. Si el teu procés és l'estàndard del teu sector i hi ha un programa conegut que el cobreix, compra'l: és més barat i està provat. La conversa canvia quan apareix alguna d'aquestes tres coses:

• Cap eina no encaixa i ja fa dos anys que ho apedaces amb l'Excel al costat.
• Pagues diverses llicències i continues copiant dades d'una a l'altra a mà.
• La teva manera de treballar és el teu avantatge i el programa de catàleg t'obliga a treballar com tots els altres.

Hi ha una opció intermèdia que recomanem més del que sembla: quedar-te amb el programa que ja tens i construir només la peça que falta, connectada amb ell. És més barat i menys arriscat que llençar-ho tot i començar de zero.

Què costa un software a mida a Girona

Aquí no hi ha tarifa de catàleg i desconfia de qui te la doni per telèfon. El software a mida va per projecte, no per quota: el preu depèn del que s'hagi de construir, i es tanca per escrit abans de començar. Nosaltres el pressupostem després d'una primera conversa en què es dibuixa el procés, perquè fins llavors qualsevol xifra és un número inventat.

El que sí que està publicat són els plans mensuals de presència digital, que són una altra cosa i de vegades es confonen: des de 100 € al mes una landing i 200 € un web de fins a deu pàgines, i els plans de 400 €, 750 € i 1.500 € al mes per a la part de continguts, fitxa de Google i campanyes. Tot això ho tens a els nostres preus, sense IVA i sense permanència. El desenvolupament es pressuposta a part.

Un consell que donem sempre: demana el projecte trossejat. Una primera versió que resolgui el tros que més fa mal, amb el preu tancat, i a partir d'aquí decideixes si continues. És millor gastar poc i comprovar que funciona que signar un projecte de dotze mesos a cegues.

Quant es triga i com es treballa

Depèn de la mida, però l'ordre és gairebé sempre el mateix:

• Entendre el procés real. Una o dues sessions, millor al teu lloc i amb qui fa la feina, no només amb qui la dirigeix.
• Construir la primera versió útil. Poques setmanes, amb el just perquè algú la faci servir de debò i no una demo bonica.
• Fer-la servir i corregir. Aquí surten les coses que ningú no va explicar a la reunió, que són la meitat del valor del projecte.
• Ampliar per trossos, quan l'anterior ja està rodat.

Formem l'equip quan està a punt i continuem mantenint-ho després. Un software intern que ningú manté es degrada igual que un web abandonat, només que es nota més tard i fa més mal.

El que convé deixar per escrit abans de començar

• De qui és el codi i on està allotjat. La resposta correcta és que és teu i que en tens els accessos.
• Com s'exporten les teves dades el dia que te les vulguis emportar. Si ningú no ho sap contestar, malament comencem.
• Què inclou el manteniment i què es factura a part.
• Qui forma l'equip i amb quin material es queda l'empresa.
• Accessos per persona, còpies de seguretat que algú comprovi i actualitzacions al dia. Sembla obvi i és el primer que falta.

Si ha d'emetre factures, mira això abans de construir

Qualsevol desenvolupament que emeti factures ha de complir els requisits dels sistemes informàtics de facturació que fixa l'Agència Tributària. Convé saber-ho abans d'escriure la primera línia, perquè adaptar-ho després costa bastant més que tenir-ho en compte des del principi. Si el teu projecte només gestiona comandes o parts de treball i la factura la continua emetent el teu programa de sempre, això no t'afecta: el que es connecta és la dada, no l'obligació.

Per a dubtes de tràmits, ajuts i obligacions, la Generalitat manté el Canal Empresa, que és un bon punt de partida abans de pagar assessorament per una cosa que ja està publicada.

Ajuts: el Kit Digital

Part de la digitalització pot entrar per ajuts públics si la teva empresa compleix els requisits. Som agent digitalitzador adherit i ho podem tramitar, però ho diem amb la boca petita: l'ajut ajuda, no decideix. Si el projecte no s'aguanta sense subvenció, normalment és que no era el projecte.

Treballar amb algú que és a mitja hora

La nostra oficina és a Palamós i treballem amb empreses de Girona, Figueres, Palafrugell, Olot, Blanes o Banyoles, a més de Barcelona. En desenvolupament, tenir el proveïdor a prop importa en dos moments concrets: quan cal veure el procés al lloc on passa —el magatzem, la recepció, el taller— i quan alguna cosa falla en temporada i no pots esperar que obrin un tiquet.

La resta es porta bé en remot i acostuma a anar més ràpid. Parles amb qui escriu el codi, el pressupost es tanca abans de començar i, si el que necessites no és un desenvolupament sinó automatitzar un parell de processos amb el que ja tens, ho diem encara que signifiqui facturar menys.