La pregunta que ens arriba de les empreses d'aquí no és «què és això?», sinó «em compensa?». L'automatització de processos a Barcelona es decideix amb un càlcul bastant simple, i aquest article és aquest càlcul: quan surt, quan no, i per quin procés començaríem.
Barcelona: un milió de llocs de treball en serveis i centres petits
Barcelona apleja 1.111.015 afiliacions al règim general, i 1.013.635 són a serveis. A això s'hi sumen 148.100 autònoms. Les dades són del portal del municipi en xifres de l'Idescat.
El detall que més importa aquí és la mida: 155.750 d'aquestes afiliacions són en centres de fins a nou treballadors i unes altres 215.365 en centres de deu a quaranta-nou. I el bloc d'activitats immobiliàries, tècniques i administratives genera 23.462,6 milions d'euros de valor afegit l'any.
Traduït: milers de despatxos, agències, distribuïdores, clíniques i instal·ladores de menys de cinquanta persones, amb processos d'oficina, i sense un departament de sistemes que els ordeni. Aquí és on una automatització petita es nota el mes següent.
El càlcul que decideix si l'automatització de processos a Barcelona compensa
El càlcul que fem abans d'automatitzar un procés a Barcelona
Necessites tres coses i les tres les saps tu:
- Quant es triga a fer la tasca una vegada.
- Quantes vegades es fa al mes.
- Quant costa l'hora de qui la fa.
Per a la tercera no cal inventar-se res. A la nostra pàgina de preus ho tenim escrit: un tècnic amb dos o tres anys d'experiència cobra a Catalunya entre 22.000 i 28.000 € bruts l'any i, sumant la seguretat social a càrrec de l'empresa, el cost real passa dels 1.500 € al mes. Amb una jornada normal això deixa l'hora al voltant dels 20 € de cost per a l'empresa, i en perfils d'oficina de Barcelona es queda curt més vegades de les que es passa.
A partir d'aquí és una regla de tres. Quaranta minuts al dia passant comandes, cinc dies a la setmana, són unes 14 hores al mes: prop de 280 € mensuals, gairebé 3.400 € l'any. Una automatització d'aquell procés rarament costa això, i a partir del segon any no costa res.
L'error de comptar només les hores
El càlcul de dalt és el barat. El que s'emporta més diners per davant sol ser l'altre:
- Els errors. Una fila mal copiada, un preu de l'any passat, una comanda que surt amb l'adreça d'un altre client.
- L'espera. El pressupost que surt l'endemà perquè qui el fa estava amb una altra cosa. A Barcelona aquell dia és la diferència entre el sí i el no.
- La dependència. Si el procés només el sap fer una persona, les seves vacances són un problema d'empresa.
Si la tasca apareix en dues d'aquestes tres, el càlcul ja està fet encara que les hores no hi arribin.
Els tres embussos que més ens trobem a Barcelona
La comanda que entra per cinc llocs diferents
Correu, WhatsApp, telèfon, el formulari del web i el portal d'un client gran. Cinc entrades i una sola llibreta. El que s'automatitza no és «vendre»: és recollir-les totes cinc al mateix lloc, amb el mateix format, i que salti un avís si alguna cosa queda sense contestar.
La dada que es tecleja dues vegades
El clàssic. Entra en un programa, s'exporta, s'enganxa en un altre. Cada vegada que una dada es tecleja dues vegades hi ha una automatització esperant. I compte, gairebé mai cal canviar de programa: normalment n'hi ha prou que els dos que ja tens es parlin.
La factura que s'ha de pujar al portal del client
Treballar amb empreses grans i amb administració a Barcelona vol dir portals, formats i terminis. A més, la facturació va camí d'estar tota verificada per sistema: l'Agència Tributària ho explica a la seva pàgina sobre els sistemes informàtics de facturació. És un bon moment per deixar de fer aquella part a mà.
Vols saber què et costaria a tu?
Responem el mateix dia. Sense compromís i sense discursos.
Eina de mercat o desenvolupament propi
La regla que fem servir és simple i no sempre ens afavoreix: si una eina de mercat et cobreix el noranta per cent, compra-la. Es paga la quota i s'acaba el tema.
El desenvolupament propi entra quan cal fer parlar programes que no es parlen, quan el procés és el que et fa diferent o quan l'eina de torn t'obliga a canviar com treballes per encaixar-hi. D'això va el nostre programari a mida a Barcelona, i a quan compensa un programari a mida hi ha el criteri complet.
Per on començaríem en una empresa de Barcelona
- Una setmana de llibreta. Apuntar què es fa, quant es triga i quantes vegades. Sense això, tota la resta és opinió.
- La tasca més avorrida i més repetida, no la més vistosa. L'avorrit és el que té regles clares.
- Una sola cosa, funcionant de debò, abans de tocar la segona.
- Un avís quan alguna cosa falli. Una automatització silenciosa que es trenca és pitjor que no tenir-la.
- Deixar per escrit què fa, qui la revisa i què es fa si cau.
L'ordre sencer, amb exemples, és a automatització de processos: per on començar. I si el que et tempta és ficar intel·ligència artificial pel mig, abans passa per quines tasques automatitzar amb IA, que porta un filtre de quatre preguntes per no comprar fum.
Quant triga i què cal de la teva part
Una automatització petita —dos programes que es passen dades, un avís, un informe que s'envia sol— es munta en setmanes, no en mesos. El que marca el ritme no és programar: és que algú de casa teva ens expliqui el procés de debò, amb les seves excepcions, que sempre n'hi ha.
De la teva part calen tres coses: una persona que conegui el procés, els accessos als programes implicats i mitja hora a la setmana per revisar com va. Res més.
Quant costa l'automatització de processos a Barcelona
Aquest servei no va per quota mensual. A la nostra pàgina de preus està dit tal qual: l'automatització de processos, el programari a mida, la integració i formació en IA i l'auditoria d'IA van per projecte, amb pressupost tancat per escrit abans de començar. El preu depèn del que s'hagi de construir, i ho saps abans que comencem.
El que sí que té tarifa publicada és la part de web i presència: 100 € al mes la landing d'una pàgina, 200 € el web de fins a deu subpàgines, i 400, 750 i 1.500 € els plans que sumen articles, fitxa de Google, ressenyes i campanyes. Sense IVA i sense permanència.
I si estàs mirant ajuts, el Kit Digital té una categoria de gestió de processos. No ho cobreix tot, però convé mirar-ho abans d'encarregar res.
Què mirar als tres mesos
Tres números, i cap és tècnic:
- Hores. Les mateixes que vas apuntar a la llibreta, comptades una altra vegada.
- Errors. Quantes vegades s'ha hagut de refer alguna cosa.
- Temps de resposta. Quant es triga ara a contestar un pressupost o a tenir una comanda llesta.
Si aquests tres no es mouen, l'automatització no valia la pena i cal dir-ho. Passa, i és millor veure-ho als tres mesos que als tres anys.
El que pot sortir malament
- Automatitzar un procés dolent. Surt un procés dolent, però ràpid. Primer s'ordena, després s'automatitza.
- Que ningú ho miri. Sense avís d'error, el dia que deixi de funcionar te n'assabentes per un client.
- Dependre d'una sola persona, ara en versió digital: si només tu saps com està muntat, el problema continua sent-hi.
Treballem des de Palamós, amb clients a Barcelona
Som a Palamós, a hora i mitja, i portem empreses de Barcelona. Per entendre un procés cal una reunió amb la persona que el fa, i aquella la tenim on calgui; la resta es treballa igual de bé des d'aquí, amb reunions curtes i coses que es veuen funcionant.
Si vols una primera opinió, envia'ns per WhatsApp les dues tasques que més temps us mengen cada setmana. Et diem si es poden automatitzar, amb què, i si compensa. Sense compromís i el mateix dia.
Explica'ns què necessites i et donem un preu
Responem el mateix dia. Sense compromís i sense discursos.