Software a medida: cuándo compensa y cuándo te estás complicando

Empieza con una hoja de cálculo. Luego son tres, más un programa de facturación que no habla con la tienda online, y alguien de la oficina dedicando cuarenta minutos cada mañana a copiar datos de un sitio a otro. Nadie decidió trabajar así: se fue acumulando. En algún momento aparece la pregunta de si merece la pena un software a medida, y la respuesta honesta es que a veces sí y a veces no.

Qué es el software a medida y qué no es

Un software a medida es un programa que se construye para cómo trabaja tu empresa, en lugar de adaptar tu empresa a cómo funciona un programa. Puede ser una aplicación completa, un panel interno, una automatización que conecta dos programas que ya usas, o una pieza pequeña que resuelve el cuello de botella concreto que te está frenando.

Lo que no es: un capricho tecnológico ni algo reservado a empresas grandes. La mayoría de proyectos que hacemos no son sistemas enormes, son piezas que quitan trabajo manual. Y tampoco es lo mismo que una web: una web comunica, un software hace algo. Si te presupuestan un sistema de reservas al precio de una web corporativa, alguien no ha entendido el encargo.

Las tres señales de que el programa estándar se te ha quedado corto

• Alguien hace de puente entre dos programas. Exportar, pegar, revisar, volver a subir. Si una persona dedica horas a mover información de un sitio a otro, esa persona está haciendo el trabajo de una integración que no existe.
• Pagas licencias de cosas que no usas. Muchas herramientas cobran por usuario y por módulos completos. Cuando usas el veinte por ciento de un programa caro para todo el equipo, la cuenta empieza a inclinarse.
• Tu proceso no cabe en el programa. Trabajas con excepciones, con un flujo propio que es parte de por qué te eligen tus clientes, y el software te obliga a hacerlo «como toca». Cada mes pierdes tiempo peleándote con eso.

La cuenta que conviene hacer antes de decidir

Coge la tarea que más se repite, mide cuánto tiempo se va en ella a la semana y multiplícalo por lo que cuesta esa hora en tu empresa. Súmale los errores: los pedidos mal copiados, la factura que salió con el precio antiguo, el cliente al que no se llamó. Ese número anual es el presupuesto real que tienes disponible para arreglarlo, y suele sorprender.

Cuándo NO compensa un software a medida

Esto vale tanto como lo anterior, porque decir que sí a todo sale caro para las dos partes.

• Cuando existe una herramienta estándar que hace el 90 %. Si un programa de mercado cubre casi todo por una cuota razonable, cómpralo. Construir desde cero para ganar ese último 10 % rara vez sale a cuenta.
• Cuando el proceso todavía cambia cada mes. Programar algo que aún no está decidido es pagar dos veces. Primero se estabiliza la forma de trabajar, después se automatiza.
• Cuando nadie va a mantenerlo. Un programa a medida necesita actualizaciones, copias y alguien a quien llamar. Si el proyecto se entrega y se abandona, en dos años tendrás un problema en lugar de una solución.

Muchas veces la respuesta no está en los extremos: se resuelve el cuello de botella con una automatización pequeña sobre las herramientas que ya tienes. Sale más barato, entra antes en producción y se puede ampliar después. Si tu empresa encaja en los requisitos, parte de esa digitalización puede financiarse con las ayudas de Kit Digital, del que somos agente digitalizador.

Cuánto cuesta un software a medida

No hay tarifa por página como en una web: se presupuesta por lo que hay que construir. Lo que sí se puede explicar es de qué se compone el precio, que es lo que te permite comparar dos presupuestos:

• Entender el problema. Sentarse con quien hace el trabajo hoy, ver el proceso real y escribir qué tiene que hacer el programa. Se salta a menudo y es donde se pierden los proyectos.
• Construir. La parte visible: pantallas, lógica, permisos y la conexión con los programas que ya usas a través de sus APIs.
• Probar y poner en marcha. Migrar los datos de verdad, formar al equipo y acompañar las primeras semanas, que es cuando aparecen los casos raros.
• Mantener. Servidor, copias de seguridad, actualizaciones de seguridad y cambios pequeños. Es una cuota mensual, no un extra opcional.

En la página de precios tenemos publicado lo que cuesta el trabajo recurrente —hosting, web y contenido desde 100 € al mes—; el desarrollo a medida se cierra por proyecto y siempre por escrito antes de empezar.

El coste que casi nadie te cuenta

La seguridad. Un programa que guarda datos de clientes tiene que estar al día, con accesos controlados y copias que alguien compruebe de vez en cuando. Las vulnerabilidades más habituales llevan años siendo las mismas y están recogidas en el OWASP Top Ten; ninguna es exótica y casi todas se evitan haciendo las cosas bien desde el principio. Si un presupuesto no menciona nada de esto, pregunta.

Cuánto se tarda y cómo se trabaja

Una automatización concreta —conectar dos programas, generar un informe solo, avisar cuando pasa algo— puede estar funcionando en dos o tres semanas. Una aplicación interna con varias pantallas y usuarios se mueve entre dos y cuatro meses. Los proyectos que se van a un año suelen ser los que intentaron construirlo todo de golpe.

Nosotros lo partimos en trozos: primero la pieza que más duele, en producción y usándose; después la siguiente. Así el proyecto se paga solo mientras avanza y tú puedes parar cuando ya no compense seguir. Es menos vistoso que un gran lanzamiento, pero funciona mejor.

Qué preguntar antes de encargarlo

• ¿De quién es el código y dónde está alojado? Debería estar en una cuenta tuya.
• ¿Qué pasa si mañana queremos cambiar de proveedor? Otro equipo tiene que poder continuarlo.
• ¿Está documentado y quién puede tocarlo?
• ¿Cuánto cuesta el mantenimiento a partir del mes siguiente a la entrega?
• ¿Qué parte se entrega primero y cuándo la podré usar de verdad?

Si las respuestas son vagas, el problema no es técnico: es que el proyecto no está pensado. Y un proyecto sin pensar acaba costando el doble.

Cómo trabajamos nosotros

Somos tres socios con la oficina en Palamós. Ivan lleva la programación de aplicaciones, webs, integraciones y automatizaciones; Jordi, el marketing y las campañas; Izan, la ciberseguridad y los datos. Trabajamos con empresas de Girona y de Barcelona, y una parte de lo que hacemos son precisamente estas piezas internas que no se ven desde fuera pero le quitan horas de encima a alguien todos los días.

Si tienes una tarea que se repite y te está comiendo el mes, cuéntanosla. En una conversación se ve bastante rápido si lo tuyo es un software a medida, una automatización pequeña o un programa que ya existe y solo hay que configurar bien. Las tres respuestas son válidas y te diremos la que toque, aunque sea la que menos nos conviene.