Para hablar de automatización de procesos en Sant Cugat hay que mirar un dato que aquí cambia las cosas: en los centros de trabajo del municipio hay 24.295 afiliaciones en cuentas de 250 trabajadores o más, frente a 6.975 en las de hasta nueve, según el Idescat. Traducido: si tienes una empresa pequeña aquí, es muy probable que tu cliente sea mucho más grande que tú.
Sant Cugat, un municipio donde tu cliente es más grande que tú
Servir a una empresa grande tiene una parte buena, que es el volumen, y una mala que casi nadie cuenta: el proceso lo pone el cliente. Tú no decides con qué número entra el pedido, ni qué formato tiene el albarán, ni cuándo se paga. Tu margen está en hacer esa parte sin gastar media jornada a la semana.
De ahí que aquí la automatización no empiece por la producción. Empieza por los papeles que rodean cada entrega.
El papeleo que no eliges tú
- El número de pedido. Sin él, la factura vuelve, y con ella se van treinta días.
- El albarán firmado. Si no aparece, no hay entrega, por mucho que el material esté allí.
- El portal del cliente. Cada uno tiene el suyo, con su usuario y su forma rara de subir la factura.
- Los datos de siempre. Centro de coste, referencia, persona de contacto, código de proveedor.
Nada de esto es difícil. Lo que pasa es que se hace a mano, tarde y por la noche, y así es como se pierden los números.
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Por dónde empezamos a automatizar procesos en Sant Cugat
1. Un sitio donde entren los pedidos
Da igual si llegan por correo, por el portal o por teléfono: lo importante es que acaben en una lista con su número de pedido desde el primer momento. El número se apunta cuando entra, no cuando se factura.
2. El albarán que se genera solo
Con los datos del pedido ya dentro, el albarán sale hecho, con la referencia del cliente y en el formato que pide. Se acabó copiar a mano lo mismo tres veces.
3. La factura, con todo lo que exige el cliente
Si el número de pedido y el albarán están enlazados, la factura sale completa. Es la diferencia entre cobrar a sesenta días o a ciento veinte.
El albarán firmado es el que decide si cobras
El papel con la firma de quien recibe el material vale más que cualquier correo. Si se firma en el móvil o en una tableta, queda con fecha, hora y a veces con la foto de dónde se dejó, y se sube solo al expediente. El portal del Gobierno sobre firma electrónica explica los tipos que hay y cuándo tiene validez cada uno. Un albarán perdido son semanas de discusión, y la razón casi siempre la tiene quien enseña el papel.
Los plazos de pago y el aviso que no estás haciendo
La Ley 3/2004 contra la morosidad fija los plazos máximos entre empresas, y aquí el problema no suele ser la ley: es que nadie lleva la cuenta de qué facturas se han pasado. Un aviso automático el día que una factura cumple el plazo, con el número de pedido y el albarán adjuntos, cambia la conversación con el departamento de pagos sin tener que enfadarse, y casi siempre se cobra antes.
Un mes cualquiera, con las horas contadas
Cuarenta entregas al mes. Cinco minutos en apuntar cada pedido con su referencia, otros cinco en pasar el albarán al ordenador y diez más cuando algo no cuadra y hay que buscar el correo. Son casi trece horas al mes, casi siempre del dueño y casi siempre después de cerrar.
Con el circuito montado, esas mismas cuarenta entregas se llevan una hora larga de revisión. No se gana tiempo de trabajo, se gana tiempo de después del trabajo, que es el que nadie factura y el que más se nota.
Lo que no automatizamos
La relación. La llamada cuando algo se va a retrasar, la visita al responsable de compras y la negociación del precio anual las sigue haciendo una persona. También dejamos a mano la revisión de lo que sale de fábrica, porque un error de calidad enviado deprisa cuesta más que diez albaranes mal puestos. Lo que se automatiza es el papeleo, no el criterio.
El error de comprar el programa grande de tu cliente
Pasa mucho por aquí: la empresa grande usa un sistema enorme, el proveedor pequeño cree que necesita lo mismo y acaba pagando licencias que no usa ni al diez por ciento. Lo que hace falta es hablar con ese sistema, no copiarlo. Cuándo compensa cada cosa está en cuándo compensa el software a medida y, para el caso concreto de aquí, en software a medida en Sant Cugat.
Te lo decimos en una conversación de diez minutos
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Tres ejemplos de automatización en Sant Cugat, sin nombres
- Taller de mantenimiento. Entra el aviso del cliente con su referencia, sale el parte firmado en el móvil del técnico y la factura se prepara sola con las horas apuntadas.
- Empresa de catering. Cada pedido llega con centro de coste y personas; el albarán se firma en recepción y el resumen mensual se manda sin que nadie sume nada.
- Consultora pequeña. Las horas se apuntan por proyecto y el informe mensual que exige el cliente sale del mismo sitio, sin rehacer la hoja de cálculo cada cinco de mes.
En los tres el ahorro no está en la máquina: está en dejar de teclear dos veces lo mismo.
Dónde acaban los datos del cliente
Pedido, contacto, condiciones y lo que se habló tienen que vivir en un sitio del que puedas sacarlos cuando quieras, y no dentro del portal del cliente. Cómo se monta ese fichero y qué campos hacen falta está en CRM para un negocio pequeño.
Qué hace falta de tu parte
Poca cosa, y nada técnico. Una mañana para contarnos cómo entra un pedido y qué pasa hasta que se cobra, los formatos que te exige cada cliente y a quién hay que avisar cuando algo se atasca. Si eso está claro, lo demás es montaje. Por dónde empezar en general lo contamos en automatización de procesos: por dónde empezar.
Cuánto tarda
El circuito de pedido, albarán y factura suele estar funcionando entre tres y seis semanas, según con qué tenga que hablar. Lo que más retrasa no es programar: es conseguir los formatos exactos que pide cada cliente grande, que a veces tardan en llegar más que el propio desarrollo.
Cuánto cuesta la automatización de procesos en Sant Cugat
Va por proyecto y con presupuesto cerrado por escrito antes de empezar, porque depende de cuántos circuitos se tocan y con qué sistemas hay que enlazar. Lo que hacemos en cada fase está en la página de automatización de procesos.
Nuestros precios mensuales publicados (Tu Landing 100 €, Tu Web 200 € y los planes de presencia de 400, 750 y 1.500 €) son de web, artículos y ficha de Google, y no incluyen esto. Si además quieres que te encuentren los clientes de la zona, lo tratamos en marketing digital en Sant Cugat.
Trabajamos desde Palamós y subimos al Vallès
La primera reunión la hacemos en persona cuando hace falta ver cómo trabajáis, y el resto en remoto. Mándanos un pedido de los vuestros, con su albarán y su factura, y te decimos qué parte se puede quitar de en medio y qué ahorra, sin compromiso.
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