Intel·ligència artificial a l'empresa: per on començar sense llençar els diners

Pregunta a la teva empresa qui fa servir la intel·ligència artificial i t'emportaràs dues sorpreses: hi ha més gent de la que et pensaves i cap sap què està permès. Algú la té oberta tot el dia, un altre no l'ha obert mai i algú ha enganxat dades d'un client en un xat públic per resoldre un dubte. La intel·ligència artificial a l'empresa no falla per falta d'eines: falla per falta de criteri.

El que passa de debò a les empreses petites

Les subscripcions es contracten per provar i s'hi queden. Cada àrea acaba fent servir una eina diferent, de vegades pagada amb la targeta personal d'algú. Ningú ha escrit què es pot pujar i què no, i ningú revisa si allò que es va contractar al gener encara es fa servir al juliol.

El resultat no és un desastre, és pitjor: és un empat. Es paga, es fa servir a mitges i no es nota enlloc. Aquest punt mort és el que cal trencar, i no es trenca comprant una altra eina.

Els tres errors que es repeteixen

• Començar per l'eina i no per la tasca. «Farem servir IA» no és un objectiu. «Deixarem d'escriure a mà les respostes repetides del correu» sí que ho és, i es pot mesurar.
• Provar en un lloc on no importa. Si el pilot és una tasca que ningú fa servir, ningú defensa el canvi. Es comença per una cosa que fa mal cada setmana.
• Saltar-se la formació. Donar accés a una eina no és formar. Sense una tarda de pràctica amb casos reals de l'empresa, la meitat de l'equip l'abandona en dues setmanes.

La prova del mes següent

Abans de contractar res, tria la tasca i pregunta't què hauria de passar d'aquí a un mes per dir que ha funcionat. Si la resposta és vaga —«anar més ràpid», «modernitzar-nos»— encara no està a punt. Si és concreta —«les respostes del correu passen de vint minuts a cinc»— ja tens per on començar i com mesurar-ho.

Per on començar: dues eines i tres tasques

Menys és més. Dues eines per a tota l'empresa, triades amb criteri, funcionen millor que sis subscripcions soltes. I tres tasques concretes per començar:

• Resumir i ordenar informació. Actes de reunions, correus llargs, documentació tècnica. És la tasca amb menys risc i la que abans convenç.
• Redactar esborranys interns. Pressupostos tipus, respostes freqüents, textos de partida que després revisa una persona. Mai es publica el que en surt sense llegir-ho.
• Buscar dins dels teus propis documents. Contractes, manuals, històric de clients. Aquí és on més temps es recupera i on més compte cal tenir amb les dades.

Cinc casos que ja funcionen en empreses petites

Per baixar-ho a terra, cinc usos que veiem funcionant de debò en negocis de la zona, sense res espectacular:

• Respondre correus repetits. Un esborrany en cinc segons que algú revisa i envia. És el cas que més temps retorna i el més fàcil de defensar davant l'equip.
• Treure l'acta d'una reunió. Es grava, es transcriu i en surt el resum amb les tasques i qui les té. Abans ho feia algú de memòria, i per això moltes vegades no es feia.
• Buscar en documents propis. «Què deia el contracte d'aquest client sobre les pròrrogues?» respost en segons en lloc de mig matí obrint carpetes.
• Preparar pressupostos tipus. El primer esborrany a partir de casos anteriors; els números i les condicions els posa sempre una persona.
• Classificar el que entra. Correus, formularis o incidències etiquetats per tipus i urgència perquè ningú hagi de triar-ho a mà cada matí.

Cap substitueix ningú: treuen la part mecànica i deixen la decisió on era. I tots es poden provar en una setmana amb el que ja tens contractat.

El que encara no convé deixar a la IA

Hi ha tres zones on cal anar amb peus de plom. La primera, qualsevol text que surti amb el teu nom sense que el llegeixi una persona: la IA s'inventa dades amb una seguretat esfereïdora. La segona, decisions que afectin persones —contractacions, preus personalitzats, reclamacions—, on el criteri i la responsabilitat han de ser humans. I la tercera, tot el que impliqui pujar informació confidencial a eines de les quals ningú ha llegit les condicions. Si la teva empresa entra al programa Acelera pime, allà també hi ha orientació gratuïta sobre digitalització responsable.

Les regles que cal escriure

No cal un manual de quaranta pàgines. Amb un full n'hi ha prou, i ha de respondre tres preguntes: quines eines es fan servir, per a quines tasques, i quina informació no surt de l'empresa sota cap concepte.

La tercera és la important. Dades de clients, contractes, preus de proveïdors i qualsevol cosa amb noms i cognoms es queden dins. L'Agència Espanyola de Protecció de Dades té material clar per a pimes sobre què implica tractar dades personals amb aquestes eines, i des del 2024 hi ha a més un marc europeu d'IA que convé tenir al radar encara que la majoria de les seves obligacions no afectin un ús intern bàsic.

Formar l'equip: la part que gairebé tothom es salta

Una tarda ben muntada canvia el resultat sencer. No una xerrada teòrica: casos de la mateixa empresa, amb els documents reals, amb la gent escrivint les seves primeres instruccions i veient on s'equivoca l'eina.

Allà és on s'explica el que de debò cal entendre: que la IA s'inventa coses amb tota naturalitat, que cal revisar sempre el que en surt, i que la qualitat de la resposta depèn de com es demana. Això no s'aprèn llegint un correu intern.

Què costa i què s'estalvia

Les subscripcions de les eines són el barat: la majoria es mou entre vint i trenta euros per usuari i mes, i moltes empreses paguen més de les que fan servir. El que costa és la feina d'endreçar: revisar què hi ha contractat, triar, escriure les regles i formar.

Nosaltres ho fem en dues peces: una auditoria d'IA per veure què es fa servir, què costa i què sobra; i la integració i formació per deixar l'equip treballant amb criteri. Es pressuposta per projecte, no per quota, i a la pàgina de preus hi ha publicades les quotes de la feina recurrent.

Com ho fem nosaltres

Som tres socis amb l'oficina a Palamós: l'Ivan porta la programació i les integracions, en Jordi el màrqueting i les campanyes, i l'Izan la ciberseguretat i les dades, que en això pesa més del que sembla. Treballem amb empreses de Girona i de Barcelona.

Si a la teva empresa ja es fa servir la intel·ligència artificial a trossos i ho vols posar en ordre, explica'ns quines eines teniu contractades i quines tasques us mengen la setmana. Amb això es veu ràpid si cal auditar, formar, o simplement cancel·lar dues subscripcions i aprofitar bé la que queda.