Automatització de processos a Terrassa: del taller a l'oficina

L'automatització de processos a Terrassa gairebé mai comença al núvol. Comença en un paper que triga tres dies a existir dins d'un ordinador, i en les decisions que algú pren a cegues mentrestant.

Terrassa no és una ciutat d'oficines

Al municipi hi ha 5.572 comptes de cotització, que és la manera avorrida de dir centres de treball amb gent donada d'alta. De les afiliacions al règim general, 12.560 són en centres de fins a nou treballadors i unes altres 17.935 en centres de deu a quaranta-nou. Les xifres són del portal del municipi en xifres de l'Idescat.

Hi ha més pistes sobre quina mena d'empresa és aquesta. El parc de vehicles inclou 18.259 vehicles industrials: furgonetes, camions i maquinària que surten cada matí. I la branca de metal·lúrgia, maquinària i material elèctric genera 361,3 milions d'euros de valor afegit l'any.

Traduït: tallers, instal·ladors, distribuïdores, empreses de muntatge i fàbriques petites on la feina no passa davant d'una pantalla. Passa en una nau, en una obra o dins d'una furgoneta. El paper arriba després, i aquesta distància és el problema. Sobre com es ven en una ciutat així ja en vam escriure a màrqueting digital a Terrassa; això va del que passa portes endins.

El recorregut d'un paper en una empresa de Terrassa

L'automatització de processos a Terrassa comença sempre igual: seguim un document de principi a fi, abans de tocar res. És la part més avorrida de la nostra feina i la que més coses troba.

L'albarà que viatja a la furgoneta

S'omple a mà en descarregar, el client el signa i es queda a la carpeta del seient. Arriba a administració quan el conductor se'n recorda, normalment divendres, i allà algú el tecleja. Entre que el material surt i la dada existeix a l'ordinador passen dos, tres o cinc dies. Tot el que es decideixi aquests dies es decideix sense informació: l'estoc, el que hi ha pendent de facturar, si aquell client ja ha rebut el seu.

Les hores que s'apunten en una llibreta

Cada operari apunta les seves, l'encarregat les passa a un full de càlcul el dilluns i d'aquí surten les nòmines i, amb sort, el cost de cada obra. A més hi ha una obligació pel mig: l'Estatut dels Treballadors exigeix registrar cada dia la jornada de cada persona. Portat en paper es porta malament gairebé sempre, i el cost real d'una feina se sap amb un mes de retard, quan ja no serveix per pressupostar la següent.

L'avís que només és al cap de l'encarregat

Que aquella màquina fa un soroll estrany. Que a aquell client cal trucar-li abans d'anar-hi. Que del lot de la setmana passada van quedar dues peces per revisar. Res d'això és escrit enlloc, i el dia que aquella persona agafa la baixa, l'empresa descobreix de cop tot el que sabia.

Per on comencem a automatitzar processos quan hi ha taller i oficina

L'ordre que ens funciona és sempre el mateix i no té res d'espectacular:

1. Que la dada es capturi on passa. L'albarà s'omple al mòbil, amb el client i els articles ja carregats, i es signa a la pantalla. Després no cal teclejar-lo: ja és escrit.
2. Que arribi sola a qui l'espera. Així que se signa, administració el veu. Si el client vol còpia per correu, surt sense que ningú l'enviï.
3. Que avisi quan alguna cosa se surt del normal. Una comanda servida a mitges, una hora que no quadra, un albarà sense signar al tancament del dia. L'avís val més que l'informe.
4. Que l'informe es faci sol. Hores per obra, material per client, pendent de facturar. Si els tres passos anteriors són muntats, aquest surt gairebé de franc.

Fixa't que l'únic difícil és el primer, i és de persones, no de programes.

L'error de començar pel programa gran

La reacció típica quan fa mal és canviar el programa de gestió sencer. És la decisió més cara i la que més vegades hem vist encallar: mig any d'implantació, formació per a tothom i l'albarà se segueix omplint a mà, perquè a la nau ningú traurà el portàtil.

Preferim l'ordre contrari. Primer s'arregla la captura de la dada amb el que ja tens. Si d'aquí a un any el programa es queda curt de debò, es canvia sabent exactament què li falta, que és una conversa molt més barata. La lògica sencera és a automatització de processos: per on començar.

Què no automatitzem en una nau

• El que canvia cada setmana. Si el procés encara s'està inventant, automatitzar-lo és congelar-lo.
• El que es fa un cop al mes. Surt més car el muntatge que la tasca.
• El que demana criteri. Decidir si una peça s'accepta o es rebutja no és una regla: és algú que fa vint anys que mira peces.
• El que ja funciona. Sona obvi i és el que més vegades es passa per alt.

El filtre llarg, amb les quatre preguntes que fem servir per descartar, és a quines tasques automatitzar amb IA.

Com muntem l'automatització sense aturar la producció

En una empresa de serveis pots canviar un procés un dilluns qualsevol. En una nau no: hi ha comandes compromeses i camions que surten igualment. El que fem és muntar la part nova en paral·lel durant dues o tres setmanes. L'albarà s'omple al mòbil i també en paper, i es comparen tots dos. Quan fa deu dies que diuen el mateix, es retira el paper.

Aquesta doble volta sembla una despesa i és just el contrari: és el que evita el mes de caos que fa que la gent torni a la llibreta i no en surti mai més.

Un altre detall de nau que gairebé ningú preveu: la cobertura. Dins d'un magatzem amb estructura metàl·lica el mòbil es queda sense línia sovint. El que muntem desa el que s'escriu encara que no hi hagi connexió i ho envia quan torna.

Què cal de la teva part

• Una persona que conegui el procés i pugui decidir. No cal que sigui informàtica; cal que sàpiga per què es fa així.
• Documents de debò: tres albarans reals, el full d'hores d'una setmana normal i el llistat d'articles tal com el teniu, amb les seves rareses.
• Els accessos al programa de gestió i al que calgui connectar.
• Mitja hora de la gent del taller per provar-ho. Si a ells no els quadra, no s'utilitzarà, i tant li fa que estigui ben muntat.

Quant costa l'automatització de processos a Terrassa

Aquest servei va per projecte, no per quota: el preu depèn del que calgui construir i es tanca per escrit abans de començar. Així consta a la nostra pàgina de preus, al costat de la resta del catàleg d'automatització de processos.

El que sí que té tarifa publicada és la part de web i presència, per si et serveix de referència: des de 100 € al mes la landing i 200 € el web, amb plans de presència de 400, 750 i 1.500 € al mes. Tot sense IVA i sense permanència.

I hi ha un estalvi que en una nau pesa més que les hores: facturar abans. Si l'albarà existeix el mateix dia, la factura surt el mateix dia. Cobrar una setmana abans, cada setmana, no apareix en cap full d'estalvi i es nota al banc.

Què mirar als tres mesos

• Dies entre servir i facturar. Si no baixen, alguna cosa no s'està fent servir.
• Albarans sense signar al tancament de mes.
• Hores sense imputar a cap obra.
• Quantes vegades algú torna al paper. És el millor indicador de tots: si hi tornen, l'eina fa nosa i cal arreglar-la, no insistir.

Treballem des de Palamós i pugem al Vallès

Som a Palamós i treballem amb empreses de Terrassa i de tot el Vallès. La primera visita convé fer-la a la nau, perquè hi ha coses que només es veuen allà; la resta es porta bé en remot. Si generes residus industrials, per cert, la declaració anual de l'Agència de Residus de Catalunya és un altre d'aquells papers que s'omple sol quan la dada ja és digitalitzada; al municipi hi ha uns 500 establiments que la presenten.

Si vols començar per alguna cosa petita, envia'ns per WhatsApp la foto d'un albarà vostre i dues línies del que passa amb ell després. Amb això ja es pot dir per on començaríem i quant duraria.