La automatización de procesos en Terrassa casi nunca empieza en la nube. Empieza en un papel que tarda tres días en existir dentro de un ordenador, y en las decisiones que alguien toma a ciegas mientras tanto.
Terrassa no es una ciudad de oficinas
En el municipio hay 5.572 cuentas de cotización, que es la manera aburrida de decir centros de trabajo con gente dada de alta. De las afiliaciones al régimen general, 12.560 están en centros de hasta nueve trabajadores y otras 17.935 en centros de diez a cuarenta y nueve. Las cifras son del portal del municipio en cifras del Idescat.
Hay más pistas sobre qué clase de empresa es esa. El parque de vehículos incluye 18.259 vehículos industriales: furgonetas, camiones y maquinaria que salen cada mañana. Y la rama de metalurgia, maquinaria y material eléctrico genera 361,3 millones de euros de valor añadido al año.
Traducido: talleres, instaladores, distribuidoras, empresas de montaje y fábricas pequeñas donde el trabajo no pasa delante de una pantalla. Pasa en una nave, en una obra o dentro de una furgoneta. El papel llega después, y esa distancia es el problema. Sobre cómo se vende en una ciudad así ya escribimos en marketing digital en Terrassa; esto va de lo que ocurre puertas adentro.
El recorrido de un papel en una empresa de Terrassa
La automatización de procesos en Terrassa empieza siempre igual: seguimos un documento de principio a fin, antes de tocar nada. Es la parte más aburrida de nuestro trabajo y la que más cosas encuentra.
El albarán que viaja en la furgoneta
Se rellena a mano al descargar, lo firma el cliente y se queda en la carpeta del asiento. Llega a administración cuando el conductor se acuerda, normalmente el viernes, y ahí alguien lo teclea. Entre que el material sale y el dato existe en el ordenador pasan dos, tres o cinco días. Todo lo que se decida en esos días se decide sin información: el stock, lo que hay pendiente de facturar, si aquel cliente ya recibió lo suyo.
Las horas que se apuntan en una libreta
Cada operario apunta las suyas, el encargado las pasa a una hoja de cálculo el lunes y de ahí salen las nóminas y, con suerte, el coste de cada obra. Además hay una obligación de por medio: el Estatuto de los Trabajadores exige registrar cada día la jornada de cada persona. Llevado en papel se lleva mal casi siempre, y el coste real de un trabajo se conoce con un mes de retraso, cuando ya no sirve para presupuestar el siguiente.
El aviso que solo está en la cabeza del encargado
Que aquella máquina hace un ruido raro. Que a ese cliente hay que llamarlo antes de ir. Que del lote de la semana pasada quedaron dos piezas por revisar. Nada de eso está escrito en ningún sitio, y el día que esa persona coge la baja, la empresa descubre de golpe todo lo que sabía.
Por dónde empezamos a automatizar procesos cuando hay taller y oficina
El orden que nos funciona es siempre el mismo y no tiene nada de espectacular:
- Que el dato se capture donde ocurre. El albarán se rellena en el móvil, con el cliente y los artículos ya cargados, y se firma en la pantalla. Luego no hay que teclearlo: ya está escrito.
- Que llegue solo a quien lo espera. En cuanto se firma, administración lo ve. Si el cliente quiere copia por correo, sale sin que nadie la mande.
- Que avise cuando algo se sale de lo normal. Un pedido servido a medias, una hora que no cuadra, un albarán sin firmar al cierre del día. El aviso vale más que el informe.
- Que el informe se haga solo. Horas por obra, material por cliente, pendiente de facturar. Si los tres pasos anteriores están montados, este sale casi gratis.
Fíjate en que el único difícil es el primero, y es de personas, no de programas.
¿Quieres saber qué te costaría a ti?
Respondemos el mismo día. Sin compromiso y sin discursos.
El error de empezar por el programa grande
La reacción típica cuando duele es cambiar el programa de gestión entero. Es la decisión más cara y la que más veces hemos visto encallar: medio año de implantación, formación para todo el mundo y el albarán sigue rellenándose a mano, porque en la nave nadie va a sacar el portátil.
Preferimos el orden contrario. Primero se arregla la captura del dato con lo que ya tienes. Si dentro de un año el programa se queda corto de verdad, se cambia sabiendo exactamente qué le falta, que es una conversación mucho más barata. La lógica completa está en automatización de procesos: por dónde empezar.
Lo que no automatizamos en una nave
- Lo que cambia cada semana. Si el proceso todavía se está inventando, automatizarlo es congelarlo.
- Lo que se hace una vez al mes. Sale más caro el montaje que la tarea.
- Lo que pide criterio. Decidir si una pieza se acepta o se rechaza no es una regla: es alguien que lleva veinte años mirando piezas.
- Lo que ya funciona. Suena obvio y es el que más veces se salta.
El filtro largo, con las cuatro preguntas que usamos para descartar, está en qué tareas automatizar con IA.
Cómo montamos la automatización sin parar la producción
En una empresa de servicios puedes cambiar un proceso un lunes cualquiera. En una nave no: hay pedidos comprometidos y camiones que salen igual. Lo que hacemos es montar la parte nueva en paralelo durante dos o tres semanas. El albarán se rellena en el móvil y también en papel, y se comparan los dos. Cuando llevan diez días diciendo lo mismo, se retira el papel.
Esa doble vuelta parece un gasto y es justo lo contrario: es lo que evita el mes de caos que hace que la gente vuelva a la libreta y no salga nunca más de ahí.
Otro detalle de nave que casi nadie prevé: la cobertura. Dentro de un almacén con estructura metálica el móvil se queda sin línea a menudo. Lo que montamos guarda lo que se escribe aunque no haya conexión y lo envía cuando vuelve.
Qué hace falta de tu parte
- Una persona que conozca el proceso y pueda decidir. No hace falta que sea informática; hace falta que sepa por qué se hace así.
- Documentos de verdad: tres albaranes reales, la hoja de horas de una semana normal y el listado de artículos tal como lo tenéis, con sus rarezas.
- Los accesos al programa de gestión y a lo que haya que conectar.
- Media hora de la gente del taller para probarlo. Si a ellos no les cuadra, no se usará, y da igual lo bien montado que esté.
Cuánto cuesta la automatización de procesos en Terrassa
Este servicio va por proyecto, no por cuota: el precio depende de lo que haya que construir y se cierra por escrito antes de empezar. Está así en nuestra página de precios, junto al resto del catálogo de automatización de procesos.
Lo que sí tiene tarifa publicada es la parte de web y presencia, por si te sirve de referencia: desde 100 € al mes la landing y 200 € la web, con planes de presencia de 400, 750 y 1.500 € al mes. Todo sin IVA y sin permanencia.
Y hay un ahorro que en una nave pesa más que las horas: facturar antes. Si el albarán existe el mismo día, la factura sale el mismo día. Cobrar una semana antes, cada semana, no aparece en ninguna hoja de ahorro y se nota en el banco.
Qué mirar a los tres meses
- Días entre servir y facturar. Si no bajan, algo no se está usando.
- Albaranes sin firmar al cierre de mes.
- Horas sin imputar a ninguna obra.
- Cuántas veces alguien vuelve al papel. Es el mejor indicador de todos: si vuelven, la herramienta estorba y hay que arreglarla, no insistir.
Trabajamos desde Palamós y subimos al Vallès
Estamos en Palamós y trabajamos con empresas de Terrassa y de todo el Vallès. La primera visita conviene hacerla en la nave, porque hay cosas que solo se ven allí; el resto se lleva bien en remoto. Si generas residuos industriales, por cierto, la declaración anual de la Agència de Residus de Catalunya es otro de esos papeles que se rellena solo cuando el dato ya está digitalizado; en el municipio hay unos 500 establecimientos que la presentan.
Si quieres empezar por algo pequeño, mándanos por WhatsApp la foto de un albarán vuestro y dos líneas de qué pasa con él después. Con eso ya se puede decir por dónde empezaríamos y cuánto duraría.
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