Cuando hablamos de automatización de procesos en Santa Coloma de Gramenet, no hablamos de robots ni de paneles de control. Hablamos de las llamadas y los mensajes que entran justo cuando estás atendiendo, que son los que hacen que el día se te vaya sin haber hecho nada de lo que tenías previsto.
Una ciudad donde se atiende de pie
Aquí el trabajo pasa a pie de calle, en comercios, bares y servicios de barrio. Hay además una capa de negocios algo mayores: 3.750 afiliaciones del municipio están en centros de trabajo de entre diez y cuarenta y nueve personas, según el municipio en cifras del Idescat. Y hay un dato que conviene tener presente antes de recomendar nada: la renta familiar por habitante es de 16.649 euros, un 80 por ciento de la media catalana.
Traducido: aquí ningún proyecto se aprueba porque suene moderno. Se aprueba si quita horas o si evita perder clientes, y a poder ser las dos cosas.
Lo que cuesta una interrupción
No es el minuto de la llamada. Es que sueltas lo que estabas haciendo, contestas, vuelves y ya no te acuerdas de por dónde ibas. En un negocio con una o dos personas detrás del mostrador eso pasa veinte o treinta veces al día, y cada vez hay alguien esperando delante.
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Respondemos el mismo día. Sin compromiso y sin discursos.
Las cuatro interrupciones que se repiten
1. «¿A qué hora cerráis?»
La pregunta más repetida de la historia del comercio. Se contesta sola si el horario está bien puesto en la ficha de Google, incluidos los festivos, que es donde falla todo el mundo. Google tiene una opción para eso, los horarios especiales, y se puede dejar cargado el año entero en una tarde. Cómo se deja la ficha en condiciones lo contamos en la ficha de Google Business.
2. «¿Tenéis esto?»
Aquí no hay magia: si no tienes el stock ordenado, no se puede contestar solo. Lo que sí se puede es tener a mano una lista de lo que siempre preguntan y una respuesta guardada, para no teclear lo mismo diez veces al día.
3. El pedido al proveedor
Casi siempre es la misma lista con pequeñas variaciones, y casi siempre se hace de memoria un martes por la tarde. Dejarla guardada y que salga sola, con un aviso para revisarla antes de enviarla, es de las cosas que menos cuestan y más se agradecen.
4. El cierre del día
Caja, apuntes, fotos de lo que ha entrado. Media hora que se hace de pie y con prisa, cuando peor se piensa. Se puede convertir en tres toques en el móvil antes de bajar la persiana.
Un día cualquiera, con las interrupciones contadas
Esto es de un comercio de aquí, con los detalles cambiados. Abre a las nueve y media. A las diez y cuarto, primera llamada preguntando el horario del sábado. A las once, un mensaje de «¿tenéis…?» mientras cobra. A la una, el pedido al proveedor, de memoria y con prisa. A las cinco y media, tres mensajes a la vez en plena punta de tarde. A las ocho, media hora de cierre de pie.
De esas seis, dos desaparecen solo con poner bien el horario y guardar tres respuestas; una tercera, la del proveedor, se resuelve con una lista que sale sola el martes. Las otras tres siguen ahí, y son las que justifican construir algo. Esa es toda la decisión.
Lo que se arregla sin comprar nada
Antes de presupuestar, esto es lo primero que miramos, y muchas veces resuelve la mitad: horario y festivos bien puestos, respuestas guardadas para las tres preguntas de siempre, un mensaje automático fuera de horario que diga cuándo contestas y un solo sitio donde caigan los mensajes. Cuesta una tarde y no cuesta dinero.
De cuánto tarda uno en contestar y por qué importa tanto hablamos en cuánto tardas en contestar.
Lo que se automatiza con algo pequeño
Cuando lo gratis ya está hecho y sigue habiendo ruido, se construye la pieza mínima: una pantalla con la lista del día, un formulario que recoja los encargos sin llamada, avisos que salgan solos al cliente cuando su pedido está listo. La forma de elegir por dónde empezar es la misma de siempre y la explicamos en automatización de procesos: por dónde empezar. Si esa pieza acaba siendo un programa propio, lo contamos en software a medida en Santa Coloma.
Se diseña para una mano, de pie y con ruido
Es la diferencia entre que se use y que no. Aquí nadie va a rellenar un formulario de catorce campos con la cola esperando. Botones grandes, tres toques como mucho y que funcione con el móvil en una mano, porque la otra está ocupada. Si hace falta sentarse delante de un ordenador para usarlo, no se va a usar.
Lo que no automatizamos en un negocio de trato
La conversación. En un barrio donde la gente entra a comprar y a hablar, un robot contestando mensajes personales se nota y resta. Automatizamos el aviso, el recordatorio y el papeleo; la respuesta con nombre la sigue escribiendo una persona. Tampoco automatizamos una queja: esa se coge al teléfono.
Te lo decimos en una conversación de diez minutos
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Mensajería: cómodo, pero con orden
Casi todo entra por mensajería y eso trae dos problemas conocidos: que los pedidos vivan en el móvil personal de alguien y que nadie sepa qué se prometió. Conviene usar el número del negocio, separar lo personal y dejar por escrito quién contesta y en qué horario. El material del INCIBE sobre mensajería instantánea resume bien los riesgos y las buenas prácticas.
Cómo se monta sin cerrar ni un día
Se empieza por una sola interrupción, la que más veces suene esa semana. Dos semanas de trabajo, una de pruebas en horario real y el resto sigue igual. Si funciona, se pasa a la siguiente. Nunca se toca todo a la vez en un negocio que no puede parar.
Cuánto cuesta la automatización de procesos en Santa Coloma
Este servicio no va por cuota. En nuestra página de precios está dicho tal cual: la automatización de procesos, el software a medida y la parte de inteligencia artificial van por proyecto y con presupuesto cerrado por escrito antes de empezar. Y la parte gratis te la decimos igual, aunque no nos contrates después.
Con tarifa publicada está la parte de web y presencia: 100 € al mes la landing de una página, 200 € la web de hasta diez subpáginas y 400, 750 y 1.500 € los planes que suman artículos, ficha de Google y campañas. Todo más IVA y sin permanencia.
Qué mirar al mes siguiente
Tres números que se cuentan sin panel: cuántas veces al día suena el teléfono para preguntar el horario, cuántos mensajes quedan sin contestar al cerrar y cuánto se tarda en el cierre del día. Si los tres bajan, ha valido la pena. Si no se mueven, no era un problema de herramientas.
Estamos en Palamós, a menos de una hora de Santa Coloma
La primera visita la hacemos en el local y en hora punta, que es cuando se ven las interrupciones de verdad y no las que uno recuerda. Si quieres una idea rápida, cuéntanos qué te interrumpe más y te decimos qué se puede quitar sin gastar nada.
Cuéntanos qué necesitas y te damos un precio
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