Software a mida a Mataró: quan l'estoc no quadra

El software a mida a Mataró gairebé mai no comença per un pla de digitalització. Comença per una talla que es va vendre dues vegades el mateix dissabte: una al taulell i una altra al web, i només n'hi havia una al magatzem. A partir d'aquí algú truca a un client per demanar-li disculpes i algú altre es passa el dilluns comptant caixes.

Una ciutat que viu del producte

Mataró és la capital del Maresme i el seu motor es veu en una xifra: el comerç deixa 564,2 milions d'euros de valor afegit l'any a la ciutat, segons el portal del municipi en xifres de l'Idescat. I hi ha 3.643 comptes de cotització, que és el nom avorrit dels centres de treball amb gent donada d'alta.

Darrere d'aquests números hi ha botigues, majoristes, tallers i distribuïdors, amb una tradició de gènere de punt que continua viva a la branca industrial que l'Idescat agrupa sota alimentació, tèxtil, fusta, arts gràfiques, química i cautxú. Són negocis que no venen hores: venen coses que es compten, es guarden i es mouen. I aquí és on el paperam es converteix en un problema de diners.

Les tres veritats de l'estoc

El cas que ens trobem una vegada i una altra: la botiga té el seu compte, el magatzem té el seu i el web té el tercer. Cap no menteix, i per això costa tant d'arreglar.

• A la botiga, el que hi ha és el que es veu al prestatge més el que és al provador.
• Al magatzem, el que hi ha és el que diu l'últim full de recompte, de fa tres setmanes.
• Al web, el que hi ha és el que algú va pujar el dia que es va carregar el catàleg.

Entremig passen coses normals: una devolució que torna al prestatge i no al sistema, un trencament que ningú no apunta, la comanda que el comercial promet divendres a la tarda, la reserva d'una clienta que queda «apartada» en una bossa amb el seu nom. Cadascuna d'aquestes coses és minúscula. Juntes són el motiu pel qual l'estoc no quadra.

El problema no és el programa, són les variants

Gairebé tots els negocis que ens truquen ja tenen un programa de gestió. El programa no és dolent: és que es va pensar per vendre unitats, no per vendre la mateixa cosa en cinc talles, tres colors i dues temporades.

Talla i color multipliquen

Un catàleg de dos-cents models amb cinc talles i tres colors són tres mil referències reals. Si cadascuna no té un nom únic i estable, l'inventari és impossible. Els codis de producte existeixen justament per això, i qui els ordena a escala internacional és GS1, l'organització dels codis de barres. No cal entrar en el detall tècnic: cal que una referència es digui igual a la caixa, al prestatge i al web.

El mateix producte en tres llocs alhora

Quan vens a botiga, a majoristes i per internet, el mateix parell d'unitats està compromès tres vegades. O hi ha un lloc on es descompta a l'instant, o algú vendrà una cosa que ja no hi és.

La temporada mana

En un negoci de producte de temporada, l'error no es paga al mes: es paga a la liquidació. Comprar de més és diner parat en caixes i comprar de menys és venda perduda, i les dues decisions es prenen amb els números de l'any passat.

El primer que construïm: la fitxa única

Una pantalla per referència amb tot: nom, codi, variants, preu de cost i de venda, on és cada unitat i què està compromès. No és màgia, és deixar de sumar tres llistes a mà. La prova que funciona és senzilla: algú que va entrar fa una setmana troba una talla sense preguntar a ningú.

El segon: apuntar el moviment, no el recompte

L'inventari deixa de ser una nit de diumenge quan cada entrada i cada sortida s'apunten en el moment en què passen: la venda, la devolució, el trasllat a la botiga, el trencament, l'apartat d'una clienta. Amb això, el recompte passa de ser la font de la veritat a ser una comprovació.

És el mateix principi que apliquem a qualsevol software a mida: la dada es recull on neix, no es transcriu després. Si el teu cas és més de decidir si construir o comprar, això ho expliquem a quan compensa un software a mida.

El que no construïm a mida

La comptabilitat, les nòmines, el terminal de punt de venda homologat i la passarel·la de pagament. Tot això ja ho fan bé programes de catàleg, al dia amb la normativa, i refer-ho és pagar per reinventar la roda. El que es construeix a mida és el que us fa diferents: com es mou el vostre producte, com es reserven les unitats i com es decideix la compra. La resta es compra i es connecta.

I si el canal que falta és el d'internet, abans de programar res convé llegir quant costa una botiga online: en un negoci de producte, el catàleg ben fet és la meitat de la feina.

Què cal de la vostra part

Dues coses. Una persona del negoci amb un parell d'hores a la setmana durant l'arrencada, la que millor es coneix el magatzem encara que sigui la més escèptica. I les dades mestres netes: la llista de referències amb un nom únic per variant. Això últim sol ser un parell de tardes de feina avorrida i és la diferència entre un sistema que quadra i un altre que hereta l'embolic d'abans. Ho fem amb vosaltres, però no ho podem fer sols: els noms dels vostres productes els sabeu vosaltres.

Què costa el software a mida a Mataró

Va per projecte, amb pressupost tancat per escrit abans de començar, després de veure com treballeu. S'arrenca per una peça, normalment la fitxa de producte i els moviments, i s'amplia quan aquella està en ús de debò. Els preus publicats de quota mensual, de 100 a 1.500 euros més IVA, són de web i presència digital, i van a part.

El compte que fem amb el client no és d'hores estalviades, és de diner parat: quant val el gènere que hi ha al magatzem i quin percentatge d'aquell número es descompensa cada inventari. En un comerç amb temporada, aquesta xifra sol pagar el projecte tota sola.

Un apunt d'ajuts: la gestió de processos i el comerç electrònic són categories del catàleg del Kit Digital. Si la convocatòria es torna a obrir, part d'aquesta feina es pot pagar amb el bo; a la llista d'espera ho mirem amb el teu cas.

Què mirar als tres mesos

Tres mesures casolanes i honestes. La diferència entre el que diu el sistema i el que hi ha en comptar una prestatgeria a l'atzar. El que es triga a preparar una comanda des que entra fins que surt. I quantes vendes han caigut per dir «em sembla que no en queda». Si el software a mida està ben muntat, totes tres es mouen el primer mes; si no es mouen, el problema és del muntatge i es corregeix.

De fons, el comerç al detall es mesura a tot Espanya amb l'índex mensual que publica l'INE: serveix per saber si un mes fluix és teu o és del sector.

Treballem des de Palamós, amb negocis del Maresme

Som a Palamós, a poc menys d'una hora de Mataró per la carretera de la costa. La primera visita és a la teva botiga o al teu magatzem, perquè l'estoc no s'entén per videotrucada; el desenvolupament i el manteniment van en remot i el suport contesta el mateix dia. Explica'ns com es mou el teu producte i et diem per on començaríem i què costaria, sense compromís.