L'automatització de processos a Sabadell gairebé mai no comença per un full de càlcul amb hores estalviades. Comença per un ensurt: la persona d'administració avisa que es jubila l'any que ve i algú cau que ningú més sap tancar el mes.
Processos d'empresa gran amb oficina de tres
A Sabadell hi ha 14.775 afiliacions al règim general en centres de deu a quaranta-nou treballadors, segons el portal del municipi en xifres de l'Idescat. Aquest tram és justament on passa el que explica aquest article: empreses amb clients, proveïdors, terminis i comptabilitat de debò, però amb una oficina de tres o quatre persones on cadascú porta la seva parcel·la sencera. I no és cosa d'aquí: al directori d'empreses de l'INE la immensa majoria d'empreses espanyoles tenen menys de deu assalariats.
Això no és desordre. És al revés: una organització que funciona tan bé que s'ha tornat invisible. El problema arriba el dia que s'ha d'explicar.
Com es reconeix un procés que viu en un cap
Hi ha un senyal que no falla: preguntes com es fa una cosa i la resposta no és un procediment, és un nom. «Això ho porta la Montse.» N'hi ha tres més, més fines:
- Quan aquella persona és de vacances, la feina no es reparteix: s'ajorna.
- Ningú no sap dir quant es triga a fer-ho, perquè no ho ha fet ningú més.
- Hi ha passos que no estan escrits enlloc i que només apareixen quan surten malament.
Compte amb la lectura fàcil: el problema no és aquella persona. Sol ser qui treballa millor de la casa, i va de pressa precisament perquè s'ho sap de memòria. El problema és que el procés no existeix fora d'ella.
Vols saber què et costaria a tu?
Responem el mateix dia. Sense compromís i sense discursos.
Com es treu un procés d'un cap
Aquesta és la feina que fem abans de programar res, i és més de llibreta que d'ordinador.
Mirar-ho, no preguntar-ho
Si ho preguntes t'expliquen la versió neta: cinc passos i tot seguit. Si t'asseus al costat un matí apareixen les vuit excepcions que són el procés de debò: el client que paga per endavant, el proveïdor que no envia albarà, el mes amb festiu al mig. Aquestes excepcions són les que rebenten les automatitzacions comprades de catàleg.
Separar la decisió de la tasca
Gairebé tot procés barreja dues coses: decidir i executar. Decidir si a aquest client se li serveix sense pagar per endavant és criteri, i es queda amb la persona. Copiar les dades del correu al programa, crear la carpeta, enviar l'avís i arxivar el PDF és tasca, i això és el que s'automatitza.
Escriure'l en cinc línies
Si el procés no cap en cinc línies, gairebé sempre són dos processos ficats en un i convé partir-lo abans de tocar res. Aquestes cinc línies, de propina, són el manual que no existia.
Començar pel tram avorrit
No cal automatitzar el procés sencer. Traient el tram de copiar i enganxar ja es guanya la meitat, i aquell tros es munta en dies. La resta es decideix amb el procés funcionant, no en una reunió.
Tres processos que aquí gairebé sempre porta una sola persona
L'alta d'un client nou
Recollir les dades, comprovar el CIF, crear la fitxa al programa, obrir la carpeta, enviar el contracte, avisar qui l'ha venut. Sis passos en quatre llocs diferents, tots al cap de qui ho fa des de fa nou anys. Automatitzat és un formulari que crea la fitxa, la carpeta i l'avís d'un sol cop.
La comanda al proveïdor
«La de sempre» amaga un criteri que ningú no ha escrit: què es demana quan en queden tres, què es demana sencer i què es demana només si hi ha muntatge la setmana vinent. La part de criteri es queda; mirar existències, muntar la comanda i enviar-la, no.
El tancament del mes
Quadrar els cobraments, revisar el pendent, preparar el que va a la gestoria. És el procés que més vegades hem vist en un sol cervell i el que surt més car el dia que falta, perquè la informació hi és però repartida entre el banc, el programa i un Excel personal.
El que no automatitzem
Un procés trencat no s'automatitza: s'arregla i després s'automatitza, perquè si no l'únic que aconsegueixes és equivocar-te més de pressa. Tampoc el que es fa dues vegades l'any, que costa més mantenir l'automatisme que fer-ho a mà. Ni la part on algú ha de mirar als ulls un client. I no automatitzem per treure ningú del mig: es fa perquè aquella persona deixi de ser un coll d'ampolla i pugui dedicar-se al que només sap fer ella.
T'ho diem en una conversa de deu minuts
Responem el mateix dia. Sense compromís i sense discursos.
El relleu, la baixa i les contrasenyes
Sabadell té moltes empreses de segona i de tercera generació. Quan entra la generació següent es troba una empresa que funciona i cap manual, i aquesta barreja és incòmoda: canviar una cosa sense saber per què es feia així és la millor manera de trencar-la.
Hi ha una part que a més és de seguretat. En moltes oficines petites els accessos al banc, al programa de facturació i al correu viuen al cap —o a la llibreta— d'una sola persona. L'INCIBE publica guies de control d'accés per a empreses i és lectura barata: que cadascú tingui el seu usuari, que les sortides es revoquin i que res no depengui d'una contrasenya compartida no és burocràcia, és poder continuar treballant dilluns.
Documentar i automatitzar fan la mateixa feina per dos camins diferents: deixen escrit què passa, quan i qui ho fa.
La prova de l'absència
Abans de contractar res, una prova que costa un dia i no costa diners. Tria un dijous i fes com si aquella persona no hi fos: que no contesti consultes, encara que estigui asseguda al costat. Apunta cada vegada que algú hi hauria anat a preguntar i què volia.
Al final del dia tens dues coses: la llista de processos que depenen d'una sola persona i l'ordre en què s'han d'atacar, que és el de més vegades repetit. Nosaltres comencem just per aquí. Si prefereixes un mètode més general, l'expliquem a automatització de processos: per on començar.
Què costa l'automatització de processos a Sabadell
Va per projecte, amb pressupost tancat per escrit, i depèn de quants passos té el procés i amb quins programes s'ha de parlar. Es comença per un, es posa en marxa i només després es decideix el següent; a automatització de processos expliquem com treballem. Els preus publicats de quota mensual, de 100 a 1.500 euros més IVA, són de web i presència digital i van a part.
El compte que fem amb el client és senzill: quantes hores al mes se'n van en el tram mecànic i quant costa aquella hora a la teva empresa. Si el número no surt, ho diem. I si el procés demana alguna cosa més gran que unes connexions, llavors parlem de software a mida, que en aquesta ciutat és sobretot cosa de despatxos amb expedients.
Un apunt d'ajuts: la gestió de processos és una de les categories del catàleg del Kit Digital. Si la convocatòria es torna a obrir, part d'això es pot pagar amb el bo; a la llista d'espera ho mirem amb el teu cas.
Tres senyals als tres mesos
Quantes vegades ha hagut de contestar aquella persona una pregunta que no era una decisió: ha de baixar molt, i es nota al seu calendari. Quant triga ara una alta de client de principi a fi. I quants errors repetits han desaparegut: el duplicat, l'avís que no va sortir, la comanda que va arribar tard. Si les tres segueixen igual al tercer mes el muntatge està mal fet i es corregeix; per això hi ha el seguiment.
Qui ho munta, i des d'on
Som a Palamós i fa anys que treballem amb empreses del Vallès. La primera visita pot ser a la teva oficina; el muntatge i el manteniment van en remot i el suport contesta el mateix dia. Explica'ns quin procés et faria por perdre i et diem si es pot treure d'aquell cap, quant trigaria i què caldria de la teva part.
Explica'ns què necessites i et donem un preu
Responem el mateix dia. Sense compromís i sense discursos.