Software a mida a Sabadell: l'expedient fora del correu

El software a mida a Sabadell té un client típic que no és una fàbrica: és un despatx. Gestories, assessories, administradors de finques, corredories d'assegurances, clíniques. Negocis on el producte és un expedient ben portat, i on aquest expedient, amb els anys, se n'ha anat a viure al correu.

Sabadell viu dels serveis, i es nota a les oficines

De les afiliacions al règim general del municipi, 56.160 són als serveis, i hi ha 5.342 comptes de cotització, que és el nom avorrit dels centres de treball amb gent donada d'alta. Els serveis deixen 4.795,9 milions d'euros de valor afegit l'any, i només les activitats financeres i d'assegurances, la vella tradició d'aquesta ciutat, n'aporten 228,8 milions. Les dades són del portal del municipi en xifres de l'Idescat.

Traduït a peu de carrer: plantes d'oficines plenes de despatxos que gestionen papers d'altres. De com es venen aquests despatxos ja en vam parlar a màrqueting digital a Sabadell; això va de com treballen per dins.

L'expedient que viu al correu

El cas típic que ens trobem: l'escriptura va arribar per correu i és a la safata d'algú. Els terminis, en un Excel que manté una persona concreta, i que només entén aquesta persona. Els documents definitius, en una carpeta de xarxa amb quatre versions i un arxiu que es diu «bo-DEFINITIU-2». El que es va parlar amb el client, meitat al telèfon, meitat a WhatsApp. L'expedient existeix, però no és enlloc: és a tot arreu.

El dia a dia funciona, perquè la gent s'ho sap. Es trenca quan algú agafa vacances, quan un client demana una cosa de fa dos anys o quan cal demostrar què es va enviar i quan. Llavors mig matí se'n va en arqueologia.

Un cas recent, amb els números arrodonits: una corredoria amb unes mil quatre-centes pòlisses portava les renovacions en un Excel i els comunicats al correu. Vam sumar amb ells el que se n'anava cada setmana a buscar documents, a contestar «com va això meu?» i a repassar venciments a mà: més de quinze hores. No els faltava feina, els sobrava cerca. Avui la renovació avisa sola amb semàfor i la pòlissa s'obre des de la fitxa del client en dos clics; les quinze hores no han marxat del tot, però la majoria tornen a ser de vendre.

Les quatre peces d'un expedient que s'aguanta

Quan construïm software a mida per a un despatx, gairebé sempre són aquestes quatre, i en aquest ordre.

La fitxa única del client

Tot el d'un client en una pantalla: dades, expedients oberts, documents, què es va parlar i què falta. No és màgia, és deixar de buscar en quatre llocs. La prova que funciona: la persona nova troba un expedient sense preguntar a ningú.

Els terminis que avisen sols

Venciments, renovacions i requeriments amb semàfor i avís, en lloc de viure a la memòria de qui porta l'Excel. En un despatx que tramita amb l'administració, la llei de procediment administratiu marca terminis d'esmena que es compten en dies, i allà no hi ha marge per a «se m'ha passat».

Els documents amb el seu lloc

Cada document penja del seu expedient, amb la versió bona marcada i el registre de què es va enviar, a qui i quan. La safata d'entrada torna a ser una bústia, no un arxiu.

Les hores per expedient

Apuntar el temps on es treballa, no en una plantilla a part a final de mes. És la peça que més canvia la facturació: els despatxos descobreixen quanta feina feien gratis sense saber-ho.

Per què el programa de despatx de catàleg no us va durar

Gairebé tots els despatxos que ens truquen ja en van comprar un. El patró es repeteix: el programa obligava a treballar a la seva manera, la meitat de l'equip el va adoptar a mitges, i al cap d'un any convivien el programa, l'Excel de sempre i el correu. Un software a mida inverteix la direcció: es construeix sobre com treballeu vosaltres, amb els vostres noms de les coses i els vostres passos, i per això es fa servir. Si la vostra columna vertebral és un full de càlcul, aquest cas el vam explicar sencer a l'Excel que sosté l'empresa.

I una cosa que no fem: llençar el que funciona. El programa de comptabilitat o de nòmines que ja us serveix es queda; l'expedient a mida s'hi connecta en lloc de substituir-lo.

El que no convé construir a mida en un despatx

La comptabilitat, les nòmines i la signatura electrònica: això ja ho fan bé programes de catàleg, madurs i al dia amb la normativa, i reconstruir-ho a mida és pagar per reinventar la roda. Quan canvia la normativa, el proveïdor del programa de catàleg l'actualitza per a tots els seus clients alhora, i això a mida no ho tindries. Es construeix a mida el que us fa diferents: el recorregut de l'expedient, els avisos, la relació amb el client. La resta, es compra i es connecta.

Què cal de la teva banda

Una persona del despatx amb dues hores a la setmana durant l'arrencada: la que millor es sap l'expedient, encara que sigui la més escèptica. De fet, millor si ho és, perquè el software que convenç la persona més cremada del mètode antic convenç tothom. La seva feina no és programar res: és dir «això a la vida real no va així» abans que ho donem per bo. I de la banda de les dades, exportar el que hi hagi —l'Excel de terminis, la llista de clients—, que nosaltres ho carreguem perquè el primer dia el sistema ja estigui ple i ningú no comenci de zero.

Quant costa el software a mida a Sabadell

Va per projecte, amb pressupost tancat per escrit abans de començar, després de veure com treballeu. Es comença per una peça —normalment la fitxa o els terminis— i s'amplia quan la primera està en ús de veritat. A software a mida expliquem com treballem; els preus publicats de quota mensual (de 100 a 1.500 euros més IVA) són de web i presència, i van a part.

Un apunt d'ajuts: la gestió de processos i la factura electrònica són categories del catàleg del Kit Digital. Si la convocatòria es torna a obrir, part d'aquesta feina pot pagar-se amb el bo; a la llista d'espera t'ho mirem amb el teu cas.

Què mirar al cap de tres mesos

Tres mesures casolanes i honestes. Quant es triga a trobar un document de fa un any: de mig matí a mig minut. Quants terminis van saltar per avís automàtic i no per memòria de ningú. I quantes hores facturables van aparèixer en apuntar-se on es treballa. Si el software a mida està ben fet, totes tres es noten el primer mes; si no es noten, el problema és del muntatge i es corregeix.

Treballem des de Palamós, també per al Vallès

Som de Palamós i treballem amb despatxos i empreses de serveis del Vallès i de l'àrea de Barcelona. La primera reunió pot ser a la teva oficina o per videotrucada; el sistema es munta i es manté en remot i el suport contesta el mateix dia. Si el teu expedient també viu al correu, explica'ns com treballeu i et diem quina peça trauria més hores de la teva setmana, sense compromís.