Para un comercio o un taller, WhatsApp Business no es una red social ni un capricho: es la puerta por la que entra la mayoría de los primeros contactos. Y es gratis, así que la pregunta no es si usarlo, sino cómo dejarlo montado para que no se convierta en un lío en el móvil de alguien.
Qué cambia respecto al WhatsApp de siempre
La aplicación es la misma por fuera y añade lo que hace falta para trabajar: perfil de empresa con horario, dirección y enlace a la web, mensajes automáticos de bienvenida y de fuera de horario, respuestas guardadas, etiquetas para ordenar las conversaciones y un catálogo sencillo. La descripción oficial está en la página de WhatsApp para empresas.
Nada de eso es complicado. Lo que cuesta es decidir qué se pone, y por eso este artículo va de decisiones, no de botones.
El número: el error que se paga durante años
Si el negocio contesta desde el móvil personal de alguien, ese alguien se lleva los clientes el día que se va, y además no desconecta nunca. Un número para el negocio, aunque sea una tarjeta barata en un móvil viejo, y el personal aparte. Se puede montar en una tarde y evita dos problemas que luego no tienen arreglo fácil.
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Lo que se configura el primer día
1. El perfil de empresa
Nombre tal y como lo conoce la gente, dirección, horario real, una descripción de dos líneas y el enlace a tu web. Ese perfil es lo primero que mira quien te escribe por primera vez.
2. El mensaje de bienvenida y el de ausencia
El de bienvenida, corto y humano. El de ausencia, el que de verdad importa: dice a qué hora se contesta, y con eso la gente espera tranquila en vez de escribir a la competencia. Cómo se redacta sin sonar a máquina lo contamos en cuánto tardas en contestar.
3. Las respuestas rápidas
Las tres preguntas de siempre, escritas una vez y guardadas: precio orientativo, horario y cómo llegar. Se insertan con dos letras y ahorran diez minutos al día.
4. Las etiquetas
Cuatro bastan: nuevo, presupuesto enviado, pendiente de pago y cerrado. Son el sustituto pobre de un CRM y funcionan mientras el volumen sea el de un negocio pequeño.
Cinco respuestas guardadas que sirven en casi cualquier negocio
Copia estas, cámbiales los datos y tendrás resuelto el ochenta por ciento de lo que te llega:
- Horario. «Abrimos de lunes a viernes de 9 a 14 y de 16 a 20, y los sábados por la mañana. Los festivos los avisamos aquí mismo.»
- Precio orientativo. «Depende de X, pero para que te hagas una idea suele estar entre A y B. Si me dices qué necesitas, te lo afino hoy mismo.»
- Cómo llegar. Un enlace al mapa y una frase con la referencia de siempre, que es lo que la gente entiende.
- Acuse de recibo. «Recibido. Lo miro y te contesto antes de las seis.» Corta, y se cumple.
- Seguimiento. «Te mandé el presupuesto el martes, ¿lo has podido mirar? Si algo no encaja, lo cambiamos.»
La cuarta y la quinta son las que más ventas salvan, y son las que casi nadie tiene escritas.
El catálogo: cuándo sirve y cuándo estorba
Sirve si vendes cosas concretas y repetidas, porque evita mandar fotos sueltas cada vez. Estorba si tu oferta es a medida o cambia cada semana, porque acabas con un catálogo viejo que contradice lo que dices por chat. En ese caso es mejor un enlace a la web y ya está.
El botón en la web, con el mensaje ya escrito
Un enlace de WhatsApp puede llevar el texto puesto, del tipo «Hola, me gustaría más información sobre…». Parece un detalle y cambia la conversación: quien escribe ya no tiene que pensar cómo empezar, y tú sabes de qué página venía.
Eso no sustituye al formulario. El chat se lleva a quien tiene prisa; el formulario recoge a quien escribe de noche y no quiere dar su móvil, y lo explicamos en el formulario de contacto de tu web. Y en la ficha de Google también entran mensajes, así que conviene mirarla.
Quién contesta y desde dónde
Con dos o tres personas, la aplicación permite abrir la misma cuenta en el ordenador y en varios dispositivos vinculados. Lo importante no es la técnica: es dejar escrito quién contesta en cada turno y qué pasa el domingo. Si no, todos miran y nadie responde.
Te lo decimos en una conversación de diez minutos
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Lo que conviene no hacer
- Listas de difusión a quien no te ha dado permiso. Es publicidad, y sin consentimiento acaba en bloqueo y en queja.
- Grupos con clientes. Todos ven el teléfono de todos y siempre hay alguien escribiendo a las once de la noche.
- Contestar de madrugada. Marcas la expectativa y al mes siguiente te la exigen.
- Cerrar la venta en el chat y no dejar rastro. Lo que no está apuntado en ningún sitio se pierde igual.
Los datos de WhatsApp, las copias y las estafas
En ese teléfono hay nombres, direcciones y a veces fotos de casas. Tres cosas que dejamos siempre atadas: copia de seguridad activada, quién tiene acceso al aparato y qué se hace con el histórico si esa persona deja la empresa. Y una advertencia que hay que dar a todo el equipo: nadie pide códigos de verificación por mensaje, y quien lo haga está intentando quedarse con tu cuenta. El material del INCIBE sobre comercio electrónico repasa las estafas más habituales cuando se vende por canales digitales.
Cuándo hace falta la versión grande y cuándo no
Existe una versión para empresas con volumen alto, con varios agentes, integraciones y mensajes de plantilla, que se contrata a través de proveedores y se paga por conversación. Para un negocio con dos personas no hace falta, y decirlo nos quita trabajo. Tiene sentido cuando hay un equipo de atención, cuando el chat tiene que hablar con tu programa de gestión o cuando se manejan cientos de conversaciones a la semana.
Cómo lo montamos nosotros y qué cuesta
El botón de WhatsApp, el enlace con el mensaje escrito y el perfil bien puesto van dentro de la web, sin coste aparte. Nuestros precios están publicados: Tu Landing son 100 € al mes y Tu Web 200 €, más IVA y sin permanencia, con dominio, alojamiento, correo y mantenimiento incluidos. Lo que va por proyecto, con presupuesto cerrado por escrito, es conectar el chat con un programa de gestión o montar avisos automáticos.
Si quieres ver cómo encaja con el resto, en marketing digital explicamos qué hacemos cada mes. Y si andas mirando ayudas para digitalizar el negocio, la Cámara de España y las cámaras territoriales publican programas de apoyo que conviene revisar.
Qué mirar al mes
Tres números, sin panel: cuántas conversaciones nuevas han entrado, cuántas se han quedado sin contestar y cuántas han acabado en venta. Si el segundo baja, el mes ha ido bien. Si sube, no es un problema de la herramienta: es que falta decidir quién contesta.
Trabajamos desde Palamós, con negocios de Girona y Barcelona
Montamos esto a la vez que la web, porque es donde acaba la mitad de las visitas. Si ya tienes WhatsApp y quieres ordenarlo, cuéntanos cómo lo lleváis ahora y te decimos qué cambiaríamos, sin compromiso.
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