Software a medida en Mataró: cuando el stock no cuadra

El software a medida en Mataró casi nunca empieza por un plan de digitalización. Empieza por una talla que se vendió dos veces el mismo sábado: una en el mostrador y otra en la web, y solo había una en el almacén. A partir de ahí alguien llama a un cliente para pedirle perdón y alguien más se pasa el lunes contando cajas.

Una ciudad que vive del producto

Mataró es la capital del Maresme y su motor se ve en una cifra: el comercio deja 564,2 millones de euros de valor añadido al año en la ciudad, según el portal del municipio en cifras del Idescat. Y hay 3.643 cuentas de cotización, que es el nombre aburrido de los centros de trabajo con gente dada de alta.

Detrás de esos números hay tiendas, mayoristas, talleres y distribuidores, con una tradición de género de punto que sigue viva en la rama industrial que el Idescat agrupa bajo alimentación, textil, madera, artes gráficas, química y caucho. Son negocios que no venden horas: venden cosas que se cuentan, se guardan y se mueven. Y ahí es donde el papeleo se convierte en un problema de dinero.

Las tres verdades del stock

El caso que nos encontramos una y otra vez: la tienda tiene su cuenta, el almacén tiene la suya y la web tiene la tercera. Ninguna miente, y por eso cuesta tanto arreglarlo.

• En la tienda, lo que hay es lo que se ve en el estante más lo que está en el probador.
• En el almacén, lo que hay es lo que dice la última hoja de recuento, de hace tres semanas.
• En la web, lo que hay es lo que alguien subió el día que se cargó el catálogo.

Entre medio pasan cosas normales: una devolución que vuelve al estante y no al sistema, una rotura que nadie apunta, el pedido que el comercial promete el viernes por la tarde, la reserva de una clienta que se queda «apartada» en una bolsa con su nombre. Cada una de esas cosas es diminuta. Juntas son el motivo por el que el stock no cuadra.

El problema no es el programa, son las variantes

Casi todos los negocios que nos llaman ya tienen un programa de gestión. El programa no es malo: es que se pensó para vender unidades, no para vender la misma cosa en cinco tallas, tres colores y dos temporadas.

Talla y color multiplican

Un catálogo de doscientos modelos con cinco tallas y tres colores son tres mil referencias reales. Si cada una no tiene un nombre único y estable, el inventario es imposible. Los códigos de producto existen justamente para eso, y quien los ordena a nivel internacional es GS1, la organización de los códigos de barras. No hace falta entrar en el detalle técnico: hace falta que una referencia se llame igual en la caja, en el estante y en la web.

El mismo producto en tres sitios a la vez

Cuando vendes en tienda, a mayoristas y por internet, el mismo par de unidades está comprometido tres veces. O hay un sitio donde se descuenta al momento, o alguien va a vender algo que ya no está.

La temporada manda

En un negocio de producto de temporada, el error no se paga en el mes: se paga en la liquidación. Comprar de más es dinero parado en cajas y comprar de menos es venta perdida, y las dos decisiones se toman con los números del año pasado.

Lo primero que construimos: la ficha única

Una pantalla por referencia con todo: nombre, código, variantes, precio de coste y de venta, dónde está cada unidad y qué está comprometido. No es magia, es dejar de sumar tres listas a mano. La prueba de que funciona es sencilla: alguien que entró hace una semana encuentra una talla sin preguntar a nadie.

Lo segundo: apuntar el movimiento, no el recuento

El inventario deja de ser una noche de domingo cuando cada entrada y cada salida se apuntan en el momento en que ocurren: la venta, la devolución, el traslado a la tienda, la rotura, el apartado de una clienta. Con eso, el recuento pasa de ser la fuente de la verdad a ser una comprobación.

Es el mismo principio que aplicamos en cualquier software a medida: el dato se recoge donde nace, no se transcribe después. Si tu caso es más de decidir si construir o comprar, eso lo contamos en cuándo compensa un software a medida.

Lo que no construimos a medida

La contabilidad, las nóminas, el terminal de punto de venta homologado y la pasarela de pago. Todo eso ya lo hacen bien programas de catálogo, al día con la normativa, y rehacerlo es pagar por reinventar la rueda. Lo que se construye a medida es lo que os hace distintos: cómo se mueve vuestro producto, cómo se reservan las unidades y cómo se decide la compra. Lo demás se compra y se conecta.

Y si el canal que falta es el de internet, antes de programar nada conviene leer cuánto cuesta una tienda online: en un negocio de producto, el catálogo bien hecho es la mitad del trabajo.

Qué hace falta de tu parte

Dos cosas. Una persona del negocio con un par de horas a la semana durante el arranque, la que mejor se sabe el almacén aunque sea la más escéptica. Y los datos maestros limpios: la lista de referencias con un nombre único por variante. Eso último suele ser un par de tardes de trabajo aburrido y es la diferencia entre un sistema que cuadra y otro que hereda el lío de antes. Lo hacemos con vosotros, pero no lo podemos hacer solos: los nombres de vuestros productos los sabéis vosotros.

Cuánto cuesta el software a medida en Mataró

Va por proyecto, con presupuesto cerrado por escrito antes de empezar, después de ver cómo trabajáis. Se arranca por una pieza, normalmente la ficha de producto y los movimientos, y se amplía cuando esa está en uso de verdad. Los precios publicados de cuota mensual, de 100 a 1.500 euros más IVA, son de web y presencia digital, y van aparte.

La cuenta que hacemos con el cliente no es de horas ahorradas, es de dinero parado: cuánto vale el género que hay en el almacén y qué porcentaje de ese número se descuadra cada inventario. En un comercio con temporada, esa cifra suele pagar el proyecto sola.

Un apunte de ayudas: la gestión de procesos y el comercio electrónico son categorías del catálogo del Kit Digital. Si la convocatoria vuelve a abrirse, parte de este trabajo puede pagarse con el bono; en la lista de espera lo miramos con tu caso.

Qué mirar a los tres meses

Tres medidas caseras y honestas. La diferencia entre lo que dice el sistema y lo que hay al contar una estantería al azar. Lo que se tarda en preparar un pedido desde que entra hasta que sale. Y cuántas ventas se han caído por decir «me parece que no queda». Si el software a medida está bien montado, las tres se mueven el primer mes; si no se mueven, el problema es del montaje y se corrige.

De fondo, el comercio minorista se mide en toda España con el índice mensual que publica el INE: sirve para saber si un mes flojo es tuyo o es del sector.

Trabajamos desde Palamós, con negocios del Maresme

Estamos en Palamós, a algo menos de una hora de Mataró por la carretera de la costa. La primera visita es en tu tienda o en tu almacén, porque el stock no se entiende por videollamada; el desarrollo y el mantenimiento van en remoto y el soporte contesta el mismo día. Cuéntanos cómo se mueve tu producto y te decimos por dónde empezaríamos y qué costaría, sin compromiso.