Cambiar de agencia web: el orden para no perder nada

Mucha gente aguanta años con un proveedor que no le convence por un motivo que no tiene que ver con el precio: el miedo a que la mudanza salga mal. A que se caiga la web un martes, a quedarse sin correo, a pagar dos veces. Cambiar de agencia web no es complicado, pero tiene un orden, y hacerlo al revés es lo que genera los sustos.

Antes de cambiar de agencia, comprueba tres cosas

Cinco minutos, y te ahorran la mitad de la conversación: quién figura como titular del dominio, dónde está alojada la web y quién administra los buzones de correo. Cómo se mira cada una está en de quién es tu dominio. Si sale que todo está a nombre de tu empresa, el cambio es una tarde. Si sale que no, sigue leyendo, que también se arregla.

El orden que evita los sustos al cambiar de agencia

El error típico es empezar por el final: pedir el traslado del dominio el primer día. Como el dominio es lo que hace que la web y el correo funcionen, moverlo antes de tener lo demás preparado deja el negocio a oscuras un par de días. El orden que funciona es al revés: primero las copias, después los accesos, luego la web nueva en paralelo y el dominio al final.

Paso a paso, con lo que tarda cada pieza

1. La copia de la web (uno o dos días)

Pide el archivo de la web entera y la base de datos, descargado, no un enlace para mirarlo. Si la web está hecha con un gestor de contenidos, con eso se levanta igual en otro sitio. Es lo primero porque, mientras no lo tengas, no tienes nada.

2. La propiedad de las cuentas de Google (un día)

Aquí está el detalle que casi nadie pide bien: no quieres acceso, quieres ser propietario. En la ficha de empresa se cambia desde la propia ficha, como explica Google en su página de propietarios y administradores del perfil, y en la analítica se hace desde la gestión de usuarios y permisos. Lo mismo con Search Console y, si hay campañas, con la cuenta de anuncios y el método de pago.

3. La web nueva, montada en paralelo (una o dos semanas)

Mientras la actual sigue viva. Se prueba con una dirección temporal, se revisan enlaces y formularios y solo cuando está lista se piensa en el cambio. La parte de posiciones la contamos en migrar la web sin perder posiciones.

4. El correo y el dominio (de tres a siete días)

El correo se prepara antes: buzones creados y el histórico copiado en el sitio nuevo. El traslado del dominio entre registradores lleva su propio plazo, con código de autorización de por medio, tal y como fija la política de traslados de la ICANN. Se deja para el final, cuando lo demás ya está esperando.

El correo que envías, sin dramas

Tres líneas bastan y conviene que sean amables, porque la persona al otro lado tiene que colaborar: que vas a cambiar de proveedor, que agradeces el trabajo hecho, y que necesitas la copia de la web y la base de datos, la propiedad de las cuentas de Google y el código de autorización del dominio. Pide una fecha concreta y ofrécete a coordinar el día del cambio.

Guarda ese correo. En el noventa por ciento de los casos no hace falta para nada, y en el diez restante es lo único que hace que la conversación avance.

La lista que pides por escrito

Copia y pega esto en el correo y ahórrate tres idas y venidas:

• Copia de los archivos de la web y de la base de datos, descargables.
• Usuario administrador del gestor de contenidos.
• Propiedad de la ficha de Google, de la analítica, de Search Console y de la cuenta de anuncios, si la hay.
• Lista de buzones del dominio y forma de acceder a cada uno.
• Código de autorización del dominio y confirmación del titular que figura.
• Originales del logotipo y de las fotos encargadas, y el certificado de seguridad si es de pago.

Son seis puntos y no hay ninguno discutible: todo eso ya lo has pagado. Pedirlo junto, y no de uno en uno, es lo que hace que la mudanza dure días y no meses.

Los datos de tus clientes también son tuyos

Si el proveedor gestiona formularios, una lista de correo o una base de reservas, está tratando datos por cuenta tuya. Eso significa dos cosas: que te los tiene que entregar y que, al acabar, los tiene que borrar de sus sistemas. Si nunca firmasteis un contrato de encargado de tratamiento, es buen momento para no repetir el descuido con el siguiente.

Lo que se pierde cuando se hace al revés

• El correo en tránsito. Si el dominio se mueve antes de tener los buzones listos, los mensajes de esas horas rebotan y no vuelven.
• Las posiciones. Cambiar de web sin mantener las direcciones antiguas redirigidas es la forma más rápida de perder tráfico.
• El histórico de datos. Si la analítica se crea de cero en vez de traspasarse, pierdes los años anteriores y con ellos la comparación.
• Las fotos y los textos. A veces solo existen en el servidor del proveedor. Si no los descargas, se van con él.

Lo que no hay que hacer

Dejar de pagar la cuota para forzar la entrega, cambiar contraseñas sin avisar o cancelar el alojamiento antes de tener la copia. Las tres cosas suenan a firmeza y acaban igual: con la web apagada y con menos margen de negociación, no con más.

Cuándo no merece la pena cambiar de agencia

Si la web funciona, carga rápido y el dominio está a tu nombre, el problema puede ser solo de comunicación. Antes de mover nada, prueba una reunión con números encima de la mesa; las cinco preguntas para esa reunión están en cómo saber si tu agencia hace su trabajo. Cambiar por cambiar cuesta semanas y no arregla lo que no se ha dicho.

Y si la web está hecha en la plataforma del proveedor

Es el caso más incómodo y conviene saberlo antes de firmar nada. Hay proveedores que montan la web en un sistema propio: tú tienes el contenido, pero no te puedes llevar la web. Se puede salir igual, lo que pasa es que hay que rehacerla. Si estás en esa situación, al menos descarga textos, fotos y la lista de direcciones de tus páginas antes de irte.

Cuánto se tarda en cambiar de agencia web

Con el proveedor colaborando, entre una semana y dos. La parte que no se puede acelerar es el traslado del dominio, y el día del cambio se nota poco si está bien preparado: la web sigue respondiendo y el correo también. Nosotros los hacemos a primera hora de la mañana, nunca un viernes.

Cómo lo hacemos nosotros y qué cuesta

La migración de la web y de los correos va incluida en nuestros planes y está publicada así en precios: Tu Landing son 100 € al mes y Tu Web 200 €, más IVA y sin permanencia, con dominio, alojamiento, correo y mantenimiento dentro, y el dominio a tu nombre. Los planes de presencia de 400, 750 y 1.500 € suman artículos, ficha de Google y campañas.

Cómo montamos el correo del dominio lo explicamos en correo corporativo. Y si prefieres quedarte donde estás y solo quieres que alguien revise que todo está a tu nombre, también lo hacemos y te decimos qué falta.

Trabajamos desde Palamós, con negocios de Girona y Barcelona

Hemos hecho esta mudanza decenas de veces y el patrón se repite: el miedo dura más que el cambio. Si te estás planteando moverte, mándanos la dirección de tu web y te decimos qué piezas hay que pedir y en qué orden, sin compromiso y aunque al final te quedes donde estás.