Hay un tamaño de empresa en el que el programa de catálogo empieza a quedarse corto, y en Badalona hay muchísimas empresas justo en ese tramo. El software a medida en Badalona casi nunca se contrata por modernizar: se contrata cuando el equipo lleva meses tapando agujeros con hojas de cálculo y ya nadie sabe qué versión es la buena.
El tamaño donde se rompe el programa estándar
Badalona tiene 21,18 km² y una densidad de casi 10.900 habitantes por kilómetro cuadrado, según el municipio en cifras del Idescat. Pero para esto importan más otros números: 13.665 personas dadas de alta como autónomas y 59.340 afiliaciones al régimen general en cuentas de cotización de la ciudad.
El detalle está en cómo se reparten esas afiliaciones: 12.460 en cuentas de hasta nueve trabajadores y 14.675 en cuentas de diez a cuarenta y nueve. Ese segundo tramo es exactamente donde revientan los programas de catálogo. Con cinco personas, todo cabe en la cabeza de una y en tres hojas de cálculo; con veinte, no. Y con 524,8 millones de euros de valor añadido industrial y 808,3 del comercio, aquí hay bastantes empresas de ese tamaño con procesos propios que ningún programa genérico contempla.
Los cuatro momentos en que el programa se queda corto
No llegan de golpe. Suelen aparecer en este orden.
1. Cuando pasas de cinco a veinte personas
Lo que antes se resolvía preguntando en voz alta ahora hay que escribirlo. Aparecen los reenvíos de correo con el asunto «RE: RE: pedido», las hojas compartidas con cuatro versiones y la persona que sabe cómo va todo y no puede coger vacaciones.
2. Cuando abres un segundo local, almacén u obra
Lo que funcionaba en un sitio deja de funcionar en dos. El stock deja de cuadrar, cada equipo apunta las cosas a su manera y nadie sabe qué hay disponible sin llamar por teléfono.
3. Cuando tu proceso no lo hace nadie más
Es el caso más claro de todos. Si tu forma de calcular un presupuesto, de organizar rutas o de controlar la producción es distinta de la del resto del sector, ningún programa de catálogo la va a contemplar. Te toca adaptar tu empresa al programa, y suele salir más caro que al revés.
4. Cuando cambia la normativa y tu programa no llega
La facturación es el ejemplo típico. Si vas a construir algo que emita facturas, tiene que cumplir el reglamento de sistemas informáticos de facturación de la Agencia Tributaria. Es de las primeras cosas que miramos, porque condiciona cómo se monta esa parte.
Antes de construir: el mapa de dónde se copian datos a mano
La primera reunión no va de tecnología. Va de seguir un pedido, un parte o un albarán desde que entra hasta que se cobra, y apuntar cada vez que alguien copia un dato de una pantalla a otra. Ese mapa suele caber en un folio y en él está el proyecto entero.
Cada uno de esos saltos manuales es tiempo perdido y una oportunidad de error. El primer módulo casi siempre ataca el salto que más se repite, no el que más ilusión hace. Si quieres el método completo para decidirlo, lo tenemos en qué tareas automatizar.
Conectar antes que sustituir
Una idea que ahorra dinero: no siempre hay que tirar lo que ya tienes. Si el programa de facturación funciona y el equipo lo domina, muchas veces lo sensato es construir solo la pieza que falta y conectarla con lo que ya hay, en vez de reemplazar un sistema entero que la gente ya sabe usar.
Cambiar de programa tiene un coste que no aparece en el presupuesto: el mes que tarda el equipo en acostumbrarse. Cuando se puede evitar, se evita.
Qué no conviene construir a medida
- La contabilidad. Hay programas buenos y baratos que ya cumplen con todo; construirlo desde cero no compensa nunca.
- El correo, el calendario o el almacenamiento de archivos. Lo mismo.
- Procesos que todavía cambian cada mes. Primero se asientan, luego se automatizan.
- Lo que solo usa una persona una vez a la semana. El ahorro no paga el desarrollo ni el mantenimiento.
Decir esto por adelantado es parte del trabajo. Un proveedor que a todo dice que sí es un proveedor caro.
¿Quieres saber qué te costaría a ti?
Respondemos el mismo día. Sin compromiso y sin discursos.
La parte que decide si funciona: el equipo
Un programa a medida no fracasa por la tecnología, fracasa porque nadie lo usa. Lo hemos visto: se entrega, se hace una formación de dos horas un viernes por la tarde y a los quince días la gente ha vuelto a la hoja de cálculo de siempre.
Lo que sí funciona son tres cosas poco espectaculares. Una, que haya una persona de referencia dentro de la empresa que responda dudas los primeros meses. Dos, arrancar con un grupo pequeño antes de darlo a todo el mundo, para que los fallos los descubran cinco personas y no treinta. Y tres, no poner en marcha nada en plena campaña alta: en un negocio con temporada, agosto o Navidad son el peor momento para cambiar la forma de trabajar.
Cómo se presupuesta y por qué no publicamos una tarifa
El software a medida se presupuesta por proyecto, y no es por falta de transparencia: es que el precio depende de cuántos procesos entran, con cuántos sistemas hay que hablar, cuántos usuarios lo van a usar y cuántos datos viejos hay que migrar. Poner una cifra cerrada en la web sería inventarla.
Lo que sí hacemos es partirlo. Primero una fase corta de análisis, con el mapa y el alcance por escrito; después el desarrollo por módulos, empezando por el que más horas ahorra. Así ves funcionando la primera parte antes de comprometer el resto.
Lo que sí está publicado son los planes de web y marketing: 100 € al mes la landing, 200 € la web de hasta diez subpáginas —las dos con dominio, alojamiento, correo y mantenimiento incluidos— y 400, 750 y 1.500 € los planes con artículos, ficha de Google, campañas y redes. Sin IVA y sin permanencia.
Plazos: lo que de verdad los alarga
Un primer módulo útil suele estar en marcha en unas semanas; un sistema completo, en meses. Lo que alarga los plazos casi nunca es programar: son los datos viejos que hay que limpiar antes de migrarlos, las decisiones internas que se quedan pendientes y los permisos de terceros para conectar con otro programa.
Por eso trabajamos con entregas cortas: cada quincena hay algo que se puede abrir y probar. Si algo no encaja, se ve pronto y se corrige barato.
Lo que conviene dejar por escrito
Antes de firmar, cuatro puntos:
- De quién es el código y qué pasa con él si un día cambiáis de proveedor.
- Dónde viven los datos y cómo se exportan, porque son de tus clientes y tuyos. La Agencia Española de Protección de Datos tiene guías claras para pymes sobre esto.
- Qué incluye el mantenimiento y qué se factura aparte.
- Quién tiene los accesos del servidor y del repositorio.
Es la misma conversación que hay que tener con el dominio de la web, y por los mismos motivos: lo explicamos en de quién es tu dominio.
Trabajamos desde Palamós para el área de Barcelona
Nuestra oficina está en Palamós y llevamos proyectos de toda la provincia. En un desarrollo a medida, la distancia importa menos de lo que parece: lo que hace falta es alguien que coja el teléfono, entienda tu proceso y enseñe avances cada dos semanas. Vamos en persona a la primera reunión, a ver el almacén o el taller cuando el proyecto lo pide, y a la formación del equipo.
Si tienes la sensación de que tu programa se te ha quedado pequeño, escríbenos por WhatsApp contándonos a qué se dedica la empresa y en qué punto se copian datos a mano. Te decimos si eso se arregla conectando lo que ya tienes o si toca construir. Sin compromiso y el mismo día.
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Respondemos el mismo día. Sin compromiso y sin discursos.