La automatización de procesos en Sabadell casi nunca empieza por una hoja de cálculo con horas ahorradas. Empieza por un susto: la persona de administración avisa de que se jubila el año que viene y alguien cae en la cuenta de que nadie más sabe cerrar el mes.
Procesos de empresa grande con oficina de tres
En Sabadell hay 14.775 afiliaciones al régimen general en centros de diez a cuarenta y nueve trabajadores, según el portal del municipio en cifras del Idescat. Ese tramo es justo donde pasa lo que cuenta este artículo: empresas con clientes, proveedores, plazos y contabilidad de verdad, pero con una oficina de tres o cuatro personas en la que cada una lleva su parcela entera. Y no es cosa de aquí: en el directorio de empresas del INE la inmensa mayoría de las empresas españolas tienen menos de diez asalariados.
Eso no es desorden. Es lo contrario: una organización que funciona tan bien que se ha vuelto invisible. El problema llega el día que hay que explicarla.
Cómo se reconoce un proceso que vive en una cabeza
Hay una señal que no falla: preguntas cómo se hace algo y la respuesta no es un procedimiento, es un nombre. «Eso lo lleva la Montse.» Hay otras tres, más finas:
- Cuando esa persona está de vacaciones, el trabajo no se reparte: se aplaza.
- Nadie sabe decir cuánto se tarda en hacerlo, porque no lo ha hecho nadie más.
- Hay pasos que no están escritos en ningún sitio y que solo aparecen cuando salen mal.
Cuidado con la lectura fácil: el problema no es esa persona. Suele ser la que mejor trabaja de la casa, y va rápido precisamente porque se lo sabe de memoria. El problema es que el proceso no existe fuera de ella.
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Cómo se saca un proceso de una cabeza
Este es el trabajo que hacemos antes de programar nada, y es más de libreta que de ordenador.
Mirarlo, no preguntarlo
Si lo preguntas te cuentan la versión limpia: cinco pasos y todo seguido. Si te sientas al lado una mañana aparecen las ocho excepciones que son el proceso de verdad: el cliente que paga por adelantado, el proveedor que no manda albarán, el mes con festivo en medio. Esas excepciones son las que revientan las automatizaciones compradas de catálogo.
Separar la decisión de la tarea
Casi todo proceso mezcla dos cosas: decidir y ejecutar. Decidir si a este cliente se le sirve sin pagar por adelantado es criterio, y se queda con la persona. Copiar los datos del correo al programa, crear la carpeta, mandar el aviso y archivar el PDF es tarea, y eso es lo que se automatiza.
Escribirlo en cinco líneas
Si el proceso no cabe en cinco líneas, casi siempre son dos procesos metidos en uno y conviene partirlo antes de tocar nada. Esas cinco líneas, de propina, son el manual que no existía.
Empezar por el tramo aburrido
No hace falta automatizar el proceso entero. Quitando el tramo de copiar y pegar ya se gana la mitad, y ese trozo se monta en días. El resto se decide con el proceso funcionando, no en una reunión.
Tres procesos que aquí casi siempre lleva una sola persona
El alta de un cliente nuevo
Recoger los datos, comprobar el CIF, crear la ficha en el programa, abrir la carpeta, mandar el contrato, avisar a quien lo vendió. Seis pasos en cuatro sitios distintos, todos en la cabeza de quien lo hace desde hace nueve años. Automatizado es un formulario que crea la ficha, la carpeta y el aviso de una vez.
El pedido al proveedor
«El de siempre» esconde un criterio que nadie ha escrito: qué se pide cuando quedan tres, qué se pide entero y qué se pide solo si hay montaje la semana que viene. La parte de criterio se queda; mirar existencias, montar el pedido y mandarlo, no.
El cierre del mes
Cuadrar los cobros, revisar lo pendiente, preparar lo que va a la gestoría. Es el proceso que más veces hemos visto en un solo cerebro y el que más caro sale el día que falta, porque la información existe pero repartida entre el banco, el programa y un Excel personal.
Lo que no automatizamos
Un proceso roto no se automatiza: se arregla y luego se automatiza, porque si no lo único que consigues es equivocarte más rápido. Tampoco lo que se hace dos veces al año, que cuesta más mantener el automatismo que hacerlo a mano. Ni la parte en la que alguien tiene que mirar a los ojos a un cliente. Y no automatizamos para quitar a nadie de en medio: se hace para que esa persona deje de ser un cuello de botella y pueda dedicarse a lo que solo sabe hacer ella.
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El relevo, la baja y las contraseñas
Sabadell tiene muchas empresas de segunda y de tercera generación. Cuando entra la generación siguiente se encuentra una empresa que funciona y ningún manual, y esa mezcla es incómoda: cambiar algo sin saber por qué se hacía así es la mejor manera de romperlo.
Hay una parte que además es de seguridad. En muchas oficinas pequeñas los accesos al banco, al programa de facturación y al correo viven en la cabeza —o en la libreta— de una sola persona. El INCIBE publica guías de control de acceso para empresas y es lectura barata: que cada uno tenga su usuario, que las salidas se revoquen y que nada dependa de una contraseña compartida no es burocracia, es poder seguir trabajando el lunes.
Documentar y automatizar hacen el mismo trabajo por dos caminos distintos: dejan escrito qué pasa, cuándo y quién lo hace.
La prueba de la ausencia
Antes de contratar nada, una prueba que cuesta un día y no cuesta dinero. Elige un jueves y haz como si esa persona no estuviera: que no conteste consultas, aunque esté sentada al lado. Apunta cada vez que alguien habría ido a preguntarle y qué quería.
Al final del día tienes dos cosas: la lista de procesos que dependen de una sola persona y el orden en el que hay que atacarlos, que es el de más veces repetido. Nosotros empezamos justo por ahí. Si prefieres un método más general, lo contamos en automatización de procesos: por dónde empezar.
Cuánto cuesta la automatización de procesos en Sabadell
Va por proyecto, con presupuesto cerrado por escrito, y depende de cuántos pasos tiene el proceso y con qué programas hay que hablar. Se empieza por uno, se pone en marcha y solo después se decide el siguiente; en automatización de procesos contamos cómo trabajamos. Los precios publicados de cuota mensual, de 100 a 1.500 euros más IVA, son de web y presencia digital y van aparte.
La cuenta que hacemos con el cliente es sencilla: cuántas horas al mes se van en el tramo mecánico y cuánto cuesta esa hora en tu empresa. Si el número no sale, lo decimos. Y si el proceso pide algo más grande que unas conexiones, entonces hablamos de software a medida, que en esta ciudad es sobre todo cosa de despachos con expedientes.
Un apunte de ayudas: la gestión de procesos es una de las categorías del catálogo del Kit Digital. Si la convocatoria vuelve a abrirse, parte de esto puede pagarse con el bono; en la lista de espera lo miramos con tu caso.
Tres señales a los tres meses
Cuántas veces ha tenido que contestar esa persona una pregunta que no era una decisión: debe bajar mucho, y se nota en su calendario. Cuánto tarda ahora un alta de cliente de principio a fin. Y cuántos errores repetidos han desaparecido: el duplicado, el aviso que no salió, el pedido que llegó tarde. Si las tres siguen igual al tercer mes el montaje está mal y se corrige; para eso está el seguimiento.
Quién lo monta, y desde dónde
Estamos en Palamós y llevamos años trabajando con empresas del Vallès. La primera visita puede ser en tu oficina; el montaje y el mantenimiento van en remoto y el soporte contesta el mismo día. Cuéntanos qué proceso te daría miedo perder y te decimos si se puede sacar de esa cabeza, cuánto llevaría y qué haría falta de tu parte.
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