Software a medida en Girona: qué automatizar primero y qué cuesta

Hay un momento que se repite en muchas empresas de las comarcas de Girona: el proceso funciona, pero funciona porque alguien lo sostiene a mano. Un Excel que solo entiende una persona, datos que se teclean dos veces porque el programa de facturación y el de pedidos no se hablan, y una temporada alta que multiplica el trabajo de oficina sin que crezca la oficina. Ahí es donde el software a medida en Girona deja de ser un capricho tecnológico y pasa a ser una cuenta de horas.

Qué es un software a medida y en qué se nota

Es un programa construido para tu proceso concreto en vez de uno de catálogo que vale para todos. No adaptamos tu empresa al programa: adaptamos el programa a cómo trabajáis, que casi nunca es como lo cuenta el manual.

Se nota en tres cosas. La primera, que no pagas por funciones que no usas ni te faltan las que necesitas. La segunda, que se conecta con lo que ya tienes —la web, la facturación, el CRM— para que la información viaje sola. Y la tercera, que el código es tuyo: no queda atado a una pieza de terceros que un día decide subir el precio.

Señales de que tu empresa ya lo necesita

No hace falta un diagnóstico complicado. Si te suenan tres de estas cuatro, el problema ya te está costando dinero:

• El mismo dato se teclea dos veces o más: en el pedido, en el albarán y otra vez en la factura.
• Hay una hoja de cálculo crítica que solo entiende una persona y que nadie se atreve a tocar cuando esa persona no está.
• Los informes se montan a mano cada lunes, copiando de dos o tres sitios distintos.
• En temporada alta contratáis a alguien para administración, no para producir ni para atender.

Ese último punto es el más caro y el que más se disfraza. Contratar refuerzo administrativo cada verano sale más caro, año tras año, que construir la herramienta que quita ese trabajo.

Lo que más se repite en las empresas de Girona

El tejido de la provincia mezcla turismo de temporada, agroalimentario, industria auxiliar, distribución y mucho servicio técnico. Puedes ver el perfil del municipio y de la comarca en el municipio en cifras del Idescat. En la práctica, los encargos que llegan se parecen bastante entre sí.

Temporada: cuando julio multiplica el trabajo de oficina

Alojamientos, restauración, náutica, actividades y todo lo que gira alrededor de la Costa Brava tienen el mismo patrón: nueve meses tranquilos y tres meses en los que todo se dispara. El problema no suele ser atender, es lo que viene detrás: cuadrar reservas de tres canales distintos, controlar el consumo, montar los partes del personal y facturar sin equivocarse. Un panel propio que recoja esas entradas en un solo sitio y saque los documentos solo quita muchas horas justo cuando no las hay.

Producto que se mueve: campo, almacén y reparto

En el Empordà y el Gironès hay mucha empresa que compra, transforma y reparte. Aquí lo que duele es el descuadre: stock que no coincide, albaranes en papel que llegan tarde a la oficina, lotes que hay que poder rastrear. Una aplicación sencilla en el móvil o la tableta del almacén, que registre entradas y salidas en el momento y actualice el stock, suele ser el primer trozo que se construye porque es el que antes se nota.

Taller y servicio técnico: el parte de trabajo en papel

Instaladores, mantenimientos, reparaciones, obra. El técnico apunta en un parte de papel, la oficina lo pasa a limpio, se factura tres semanas más tarde y la mitad de las horas no llegan a facturarse porque nadie las apuntó. Digitalizar ese parte, con firma del cliente y fotos, y que la factura salga de ahí, cambia el resultado del mes sin cambiar la plantilla.

Programa de catálogo o software a medida: cómo decidir

No todo se resuelve construyendo. Si tu proceso es el estándar de tu sector y hay un programa conocido que lo cubre, cómpralo: es más barato y está probado. La conversación cambia cuando aparece alguna de estas tres cosas:

• Ninguna herramienta encaja y ya llevas dos años apañándolo con Excel al lado.
• Pagas varias licencias y sigues copiando datos de una a otra a mano.
• Tu forma de trabajar es tu ventaja y el programa de catálogo te obliga a trabajar como todos los demás.

Hay una opción intermedia que recomendamos más de lo que parece: quedarte con el programa que ya tienes y construir solo la pieza que falta, conectada con él. Es más barato y menos arriesgado que tirar todo y empezar de cero.

Qué cuesta un software a medida en Girona

Aquí no hay tarifa de catálogo y desconfía de quien te la dé por teléfono. El software a medida va por proyecto, no por cuota: el precio depende de lo que haya que construir, y se cierra por escrito antes de empezar. Nosotros lo presupuestamos después de una primera conversación en la que se dibuja el proceso, porque hasta ese momento cualquier cifra es un número inventado.

Lo que sí está publicado son los planes mensuales de presencia digital, que son otra cosa y a veces se confunden: desde 100 € al mes una landing y 200 € una web de hasta diez páginas, y los planes de 400 €, 750 € y 1.500 € al mes para la parte de contenidos, ficha de Google y campañas. Todo eso lo tienes en nuestros precios, sin IVA y sin permanencia. El desarrollo se presupuesta aparte.

Un consejo que damos siempre: pide el proyecto troceado. Una primera versión que resuelva el trozo que más duele, con su precio cerrado, y a partir de ahí decides si sigues. Es mejor gastar poco y comprobar que funciona que firmar un proyecto de doce meses a ciegas.

Cuánto se tarda y cómo se trabaja

Depende del tamaño, pero el orden es casi siempre el mismo:

• Entender el proceso real. Una o dos sesiones, mejor en tu sitio y con quien hace el trabajo, no solo con quien lo dirige.
• Construir la primera versión útil. Pocas semanas, con lo justo para que alguien la use de verdad y no una demo bonita.
• Usarla y corregir. Aquí salen las cosas que nadie contó en la reunión, que son la mitad del valor del proyecto.
• Ampliar por trozos, cuando el anterior ya está rodado.

Formamos al equipo cuando está listo y seguimos manteniéndolo después. Un software interno que nadie mantiene se degrada igual que una web abandonada, solo que se nota más tarde y duele más.

Lo que conviene dejar por escrito antes de empezar

• De quién es el código y dónde está alojado. La respuesta correcta es que es tuyo y que tienes los accesos.
• Cómo se exportan tus datos el día que quieras llevártelos. Si nadie sabe contestar, mal empezamos.
• Qué incluye el mantenimiento y qué se factura aparte.
• Quién forma al equipo y con qué material se queda la empresa.
• Accesos por persona, copias de seguridad que alguien compruebe y actualizaciones al día. Parece obvio y es lo primero que falta.

Si va a emitir facturas, mira esto antes de construir

Cualquier desarrollo que emita facturas tiene que cumplir los requisitos de los sistemas informáticos de facturación que fija la Agencia Tributaria. Conviene saberlo antes de escribir la primera línea, porque adaptarlo después cuesta bastante más que tenerlo en cuenta desde el principio. Si tu proyecto solo gestiona pedidos o partes de trabajo y la factura la sigue emitiendo tu programa de siempre, esto no te afecta: lo que se conecta es el dato, no la obligación.

Para dudas de trámites, ayudas y obligaciones, la Generalitat mantiene el Canal Empresa, que es un buen punto de partida antes de pagar asesoramiento por algo que está publicado.

Ayudas: el Kit Digital

Parte de la digitalización puede entrar por ayudas públicas si tu empresa cumple los requisitos. Somos agente digitalizador adherido y podemos tramitarlo, pero lo decimos con la boca pequeña: la ayuda ayuda, no decide. Si el proyecto no se sostiene sin subvención, normalmente es que no era el proyecto.

Trabajar con alguien que está a media hora

Nuestra oficina está en Palamós y trabajamos con empresas de Girona, Figueres, Palafrugell, Olot, Blanes o Banyoles, además de Barcelona. En desarrollo, tener al proveedor cerca importa en dos momentos concretos: cuando hay que ver el proceso en el sitio donde ocurre —el almacén, la recepción, el taller— y cuando algo falla en temporada y no puedes esperar a que abran un ticket.

El resto se lleva bien en remoto y suele ir más rápido. Hablas con quien escribe el código, el presupuesto se cierra antes de empezar y, si lo que necesitas no es un desarrollo sino automatizar un par de procesos con lo que ya tienes, lo decimos aunque signifique facturar menos.